新型コロナウイルスの影響により、働き方改革、多様な働き方の実現に向けて、在宅勤務者が増えたことで、対面会議からWeb会議へと切り替わっており、会議の形が大きく変わってきています。

Web会議の機会が増える中で、対面会議が良かったという声もあるのではないでしょうか。

半面、Web会議じゃないと会議ができないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

ですが、対面会議とWeb会議では形式が異なるため、それぞれに向いている会議内容とそうではない会議内容があります。

対面会議とオンライン会議のそれぞれの特徴を把握して使い分けていくと効果的に会議をすることができます。

今回は、対面会議とWeb会議のメリット・デメリットと、それぞれに合った会議内容をご紹介します。

対面会議の1番のメリットは、参加者が同じ空間、同じ場所にいるため、表情や微妙な声のトーンなどを感じ取ることができ、意思の疎通がスムーズにできる点です。

ディスカッションを活発にしたい時、顧客の信頼を得たい時、上司が部下に仕事を教える時などには、対面会議の方が向いていると言えるでしょう。

会議の進行役も参加者の顔色を見ながら発言を促したりすることもできるため、会議をスムーズに進められます。

また、言葉で伝わりにくいことは、ホワイトボードで絵を描いて伝えたり、身振り手振りを交えて伝えたりすることもできます。

一方、対面会議のデメリットとしては、会議室の手配や参加者のスケジュール調整に時間を取られる点です。

遠方から会議室のあるオフィスに出向くために、電車・車・飛行機などに乗って移動が必要な場合もあり、出張費用がかかるだけでなく、移動時間分の生産性が失われます。

参加者の役職に合わせた座席表の作成、お茶や資料の印刷・投影準備、社外の打ち合わせであれば名刺の用意など、気を遣うことがWeb会議より増えるのもデメリットの1つと言えます。

では次に、Web会議を活用することで、どのようなメリットや効果が得られるのかを見ていきましょう。

Web会議の大きなメリットは、参加者の予定を合わせやすく、場所を選ばずに開催できるところです。

そのため、移動時間を考慮したり、会議室を予約する必要はなく、スケジュールの調整がしやすいです。

また、資料を画面に表示させながら話ができることもWeb会議のメリットの1つです。

対面会議の場にプロジェクターで投影した場合は後ろの席の参加者が見えにくいといった問題発生しがちですが、Web会議では画面上に表示することで同じページを見ることができるため、発表者が話したいペースに合わせて会議を進めることができます。

従来の対面会議にはないメリットがあるWeb会議ですが、デメリットもあり、デメリットをなるべく少なくするための対策をして活用することが求められます。

Web会議では、対面会議のメリットの逆で、直接顔を合わせないので、お互いの細かな表情や雰囲気を感じ取りにくく、なかなか議論が進まないというデメリットがあります。

ちょっとした言葉のニュアンスの違いや誤解が生じることで、話が嚙み合わないこともあるかもしれません。

電波環境の悪いと、声や映像が途切れてディスカッションが中断したり、発言者の周りの騒音で声がかき消されたりして、会議のテンポが悪くなることがしばしば起こり得ます。

Web会議をするには、相手も同じサービスやシステムを利用してもらう必要があるので、相手が利用できなければ、Web会議をすることができません。

また、パソコンが苦手な人やWeb会議をしたことがない人などは、Web会議の利用に抵抗がある人もいるかもしれません。

それでは、対面会議とWeb会議を、どのように使い分けるのがいいのでしょうか。

これまでの内容を踏まえると、対面会議は、参加者同士のコミュニケーションが取りやすいことがメリットであるため、ディスカッションを活発にしたい時に有効です。

例えば、アイデア出しを行う会議、問題の発見・解決をするための会議、役員に対して重要なプレゼンテーションをする場合も、プレゼンテーション中に相手の反応を確認することができるため、可能な限り対面会議の方が好ましいです。

反対に、Web会議は、参加者が集まりやすいので、月次報告会、セミナーや勉強会、などといった大人数に向けた報告をする場合は、Web会議で開催するとスムーズでしょう。

Web会議は録画機能も備わっていますので、欠席者には追ってコンテンツを共有することもできます。

対面会議とWeb会議は、それぞれメリット・デメリットがあり、どちらかの方が優れているということはありません。

これらを理解した上でうまく使い分けを行えば、無駄のない会議をすることができるでしょう。

そのためには、会議の目的を明確に設定して、対面会議・Web会議のどちらで開催するべきかを検討してみましょう。

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