Web会議で議事録を書く方法やポイントなどをご紹介
2025.07.15
「Web会議を行う際にも、議事録は必要なの？」と疑問に思う方もいるでしょう。
通常の対面式会議と同様に、会議内容の振り返りや次回の議題整理のために、Web会議でも、議事録を作成します。
今回は、Web会議で議事録を効率的に書く方法や、議事録をまとめる時のポイントなどをご紹介します。
議事録を書く目的
議事録を書く目的を挙げてみましょう。
決定事項を共有する
Web会議で決定したことや決定までの経緯を、議事録に記載します。
Web会議の参加者だけでなく、Web会議に参加しなかった関係者とも、決定事項を正確に共有するためです。
認識を再確認する
Web会議での内容に関して、参加者の認識の相違がないかを確認することも目的となっています。
そうすることによって、誤解や行き違いを防ぐことができます。
発言者を明確にする
誰が何を発言をしたかを記録することによって、責任の所在を明らかにすることができます。
「言った」「言わない」のような問題を防ぐことが大切です。
タスクを明確にする
会議で決定したタスクを記録して、参加者が次に取り組むべき内容や手順を明確にします。
備忘録にする
議事録は、過去のWeb会議の議題や話した内容を記録する備忘録としての役割もあります。
後日、振り返りができるように、いつでもすぐに見られる場所に議事録を保管しておくことが大切です。
Web 会議の議事録に必要な項目
Web会議の議事録では、以下の項目を記載しましょう。
・会議の名称
・開催日時
・会議の目的
・参加者の氏名
・議題（アジェンダ）
・決定事項
・必要なタスク
・次回会議の予定
・課題・懸念事項
・補足事項
・共有した資料
Web会議の議事録を効率的に書く方法
ここでは、Web会議の議事録を効率的に書く方法をご紹介します。
共有ドキュメントツールを使う
複数名が議事録をとっている時や、議事録をすばやく共有したい時には、共有のドキュメントツールを使うといいでしょう。
参加者全員が共有できるドキュメントツールのフォーマットを作成しておくと、便利です。
自動議事録ツールを活用する
会議中の音声を読み取って、自動で議事録化する自動議事録ツールを使うこともおすすめです。
AIで音声認識をするため、発言者の音声を聞き分けることがでます。
ですが、専門用語が多いと、認識精度が低くなってしまい、書き起こしの手間がかかることがある点に注意したほうがいいでしょう。
Web会議システムの機能を活用する
Web会議システムの機能を活用しましょう。
例えば、会議の様子を録画する「画面録画機能」、会議のメモを共有しながら話す時に便利な「画面共有機能」や「ホワイトボード機能」があります。
会議中に出た重要なキーワードや参考URLなどは、チャット機能で参加者間で共有すると、認識のずれなどを防げます。
Web会議で議事録を書く時のポイント
Web会議で議事録を書く時のポイントを見ていきましょう。
議題と目的を記載する
会議前に、議題や目的を明確にして、効果的な議事録を書けるようにしましょう。
そのために、アジェンダを用意しておくことが有効です。
5W2Hを使って記載する
5W2H（Who, What, When, Where, Why, How, How much）を使って、会議の内容を記載しましょう。
また、タスクや期限を書く時には、いつまでに誰が何をするのかを具体的に明記することが重要です。
敬語を省略して簡潔にまとめる
議事録は、記録することが目的のため、敬語を使う必要はありません。
また、簡潔に必要な情報をまとめて、読み手が内容をすぐに理解できるようにしましょう。
例えば、「ご確認下さい」ではなく、「要確認」と記載すると、効率的に記録できます。
議題に沿って記載する
議事録は、会議中の話し合いや決定事項を記録した文書です。
したがって、会議の進行に沿った順番で記載しましょう。
そうすることによって、後で議事録を確認する時に会議の流れが再現しやすくなって、議論の背景や決定事項が正確に把握できます。
全関係者に迅速に共有する
会議が終わったら、全関係者とすぐに共有する必要があります。
そうすると、会議の内容が関係者間で再確認でき、迅速にやるべきことに取りかかれるからです。
まとめ
Web会議は、移動することなく会議できるメリットがあります。
ですが、議事録を作成するには、通常の対面式会議とは異なる工夫が求められます。
本記事でご紹介したポイントなどを参考にして、効率的にWeb会議の議事録を作成してください。
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