テレワークの業務が増えたことにより、シャドーITへの対応に追われているシステム管理者が多いとの話をよく聞くようになりました。

シャドーITについて、「聞いたことがあるけど、何？って言われるとよくわからない」という方は少なくないのではないでしょうか。

今回は、シャドーITへの対応について解説します。

シャドーITとは、従業員が使用許可されていないITツール・サービスや従業員個人のデバイスを無断で仕事に使っているという事実を、企業が把握していないことを指します。

従業員が無断で使用しているITツール・サービスやデバイスによって、情報漏洩やウイルス感染などのセキュリティリスクが生じることがあるので、管理職はシャドーITによって生じる問題に対して対策を講じる必要があります。

また、シャドーITが企業全体のセキュリティに悪影響を及ぼすことがあるので、業務に使用するデバイスやサービスなどは、システム管理者の管理下に置かなければいけません。

では、なぜ、シャドーITという問題が生じたのかという背景について解説します。

従業員が業務上で許可されているデバイスやサービスに不便を感じていることが、その理由です。

パソコンやスマホなどの便利なデバイスが普及し、手軽で便利な無料サービスも増えたため、自分が使いやすいデバイスやサービスを選べるようになりました。

また、テレワークを導入する企業が増え、オフィス外で仕事をすることが多くなったため、従業員が便利で効率的な仕事のしかたを求めているのです。

業務を進めていくには、メンバー間の情報共有が必要です。

ですが、情報共有の効率的な手段を企業が整備していないと、シャドーITを使って、業務効率化をする従業員が出てくる恐れがあります。

ファイル共有方法に関しては、無料で利用できるクラウドストレージがたくさんあるため、使い勝手のよさから、ずっと使ってしまい、シャドーITになってしまうケースもあります。

そのため、効率的にファイル共有ができる環境を、企業があらかじめ用意することが重要です。

シャドーITの対象になりやすいものは、会社が従業員に、仕事用のデバイスを支給していない場合、スマホ・タブレット・パソコンなどの私物のデバイス、フリーメール、クラウドストレージ、SNSツール、チャットツールなどが挙げられます。

シャドーITがどのような脅威となるのか以下で見てみましょう。

情報漏えい、アカウントの乗っ取り、LANへの侵入が脅威となります。

それでは、どうすればシャドーITをなくせれるのか、対策を見ていきましょう。

オフィス勤務やテレワークにかかわらず、企業が業務で使用するITデバイスやサービスを使いやすい環境にすることが重要です。

オンライン会議ツールが使いやすいなら、業務用のオンライン会議ツールを用意したり、ファイル共有が必要な場合はビジネス用のクラウドストレージを用意するなど、従業員が仕事がしやすい環境を作る必要があります。

仕事の環境を整えたら、私物デバイスや無料のITサービスの業務利用に関するルールを規定する必要があります。

従業員の私物のデバイスやITサービスを利用しなければいけない場合、システム管理者の許可を得なければいけないというルールを規定した方がいいでしょう。

これにより、シャドーITを防ぎBYODを意識した管理が可能になります。

従業員の私物デバイスやITサービスを禁止するのではなく、従業員が利用しやすいものを考慮して、従業員が使いたいものと企業が管理できるものとの折衷案などを提示するといいでしょう。

従業員からの要望に対して、企業が柔軟に対応できる体制を整えるとスムーズに解決できるでしょう。

デバイスやツールの利用に対して柔軟に対応するために、アクセス監視の体制を整えておくことも必要です。

例えば、ファイル共有をするなら、ビジネス用のサービスを導入して、アクセス権限やログ管理のできるものを使うことによって、ファイルがどのように扱われているかを把握できます。

シャドーITの危険性に関しては、全従業員に周知して教育をしましょう。

シャドーITはなぜ危険なのか、業務にどのようなリスクが生じるのかを、従業員が把握していることが重要です。

シャドーITは、企業にとって大きなセキュリティリスクになります。

システム管理者が感知できない所で情報漏えいやアカウントの乗っ取りなどが起きたら対処するのが難しいです。

テレワークを実施する企業が増えている昨今、シャドーITの存在をなくすために、従業員が使いやすいデバイスやツールの業務インフラを整えましょう。

開業届や法人登記、ネットショップの住所などに自宅住所を記載すると、自宅住所が特定されてしまい、セキュリティ面でのデメリットが非常に大きく、不安を抱えながら、仕事をすることになってしまいます。

その点、自宅住所を利用せずに、安心に安全に起業できるバーチャルオフィスは、おすすめです。

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