会社にFAXはいらない？FAXの代替手段とは？
2023.06.14
FAXは、取引先への連絡手段として長らく使われてきましたが、デジタル化やペーパーレス化が進行する昨今、業務でFAXを用いることは減ってきています。
ですが、取引先との関係により、FAXを利用しなければいけないこともあるでしょう。
そこで、今回は、FAXは不要と言われる理由や代替手段について解説します。
FAXが必要となる場面とは？
FAXは、取引先とのやりとりをする際に、よく利用されています。
近年、FAXへのニーズは減少していますが、一部の業界ではまだFAXの利用が多々あります。
FAXが不要と言われる理由
タイムラグが生じて、返信が遅い
コストがかかる
紙書類の保管に手間がかかる
FAXをなくすメリットとは？
ペーパーレス化の促進
FAXを使わなくなると、ペーパーレス化が促進されるというメリットがあります。
FAXを使った伝達手段を使うと、送信者と受信者の双方が紙を使用しなければならず、一定期間、文書の保存が必要になることもありますが、その必要がなくなります。
コストが削減できる
FAXを使わず、情報伝達をデジタル化することによって、FAX代、FAX用紙代、印刷コスト、設備維持、メンテナンスのコストを削減することができます。
FAXを使わないことにより、従業員が、FAXの紙やインクを発注する手間がかからず、故障したときも修理を待つ必要がなくなります。
業務効率化
FAXを使わないと、業務効率化が期待できます。
FAXを使うと、FAX送信前の連絡や送り状の作成といった作業が必要になることがあります。
情報伝達手段をFAXからデジタルに切り替えると、そのような非効率な業務がなくなり、業務効率化を促進することができます。
デジタルデータを保存できる
FAXの代替手段として使われる手段とは？
インターネットFAX
情報共有ツール
情報共有ツールもFAXに代わる手段の１つです。
情報共有ツールは、業務連絡を円滑にし、送受信したデータを管理する機能が備わっているため、データの送受信と管理を一本化できることが大きなメリットです。
コストを抑えながら、データをクラウド上で管理するので、チームで資料の一元管理をすることができます。
まとめ
今回は、FAXの代替手段やFAX廃止のメリットについて解説しました。
FAXは、日本の商習慣を支えてきましたが、業務効率化、テレワークへの対応などの観点から、FAX廃止の流れは今後ますます加速することが予想されます。
また、行政においても、テレワークの推進やデジタル化へ移行するのあたって、FAX廃止の方針を打ち出しており、今後はFAX利用の規模や必要性は減っていくものと考えられますので、脱FAXに着手してみてはいかがでしょうか。