FAXが受信されたかの確認は必要？
2023.06.15
FAXがきちんと送れているかどうかを確認した経験のある方が少なくありません。
また、その確認を手間だと思っている方も多くいます。
今回は、FAXの受信確認の必要性などについて解説します。
FAXが届いたかの確認電話は必要？
FAXが届いたか確認電話が必要になる場合とは？
相手がFAXでのやり取りを希望している
送信エラー後に再送信する
受信者の返答がない
FAXが届いたかの電話確認が無駄な時間と手間になってしまう理由
お互いのコストの無駄使いになる
業務効率が低下する
FAXの受信確認を減らすにはどうすればいい？
FAXの受信確認の手間は減らすにはどうしたらいいでしょうか？
以下に方法をご紹介します。
FAXの送り状をつける
FAXの送り状に、送信枚数や返信の必要と不要を記載すると、受信確認の手間を削減することが可能です。
それを手書きするのは時間がかかるため、送り状のテンプレートファイルを活用し、ファイルをパソコンで修正してプリントアウトして、FAX送信するといいでしょう。
FAX以外のサービスに変える
EDIやBtoB ECを導入することによって、受信確認の工数を減らす方法があります。
EDIは企業間の取引情報を電子化してやり取りするため、「送った・送っていない」のやり取りをする必要がありません。
ですが、送信者と受信者の双方がEDIを導入する必要があるので、取引件数や金額が少ないと、費用対効果が出なかったり、システム導入のハードルが高いことがデメリットと言えます。
FAX電子化サービスを利用する
FAX電子化サービスとは、FAXを電子データ化し、パソコンやサーバー（に保存したり送信したりできるシステムやサービスを指します。
多くのサービスでは、PCからFAXのファイルデータを送受信できます。
FAX文書のデータはサーバーに蓄積されるので、インクや用紙切れ、機器の故障といったことはありません。
データ形式のため、破損や紛失を防げます。
また、送受信履歴を確認できるサービスが多いため、「送った・届いていない」といった受信者とのやり取りの手間を削減できます。
重要事項はFAXで送らない
まとめ
FAXの受信確認は手間になるだけでなく、商取引に関わる書類の場合、「送った・届いていない」というやり取りが生じてしまい、関係性の悪化につながってしまう恐れがあります。
FAXによるトラブルが起きている場合は、自社にあった他の方法を検討してみるのもいいでしょう。