メールは、仕事をするのに欠かせない連絡ツールです。

そのため、基本的なビジネスメールのマナーが重要視される傾向があります。

得意先だけでなく、社内向けにメールを送ることも多いでしょう。

ですが、社外へのメールと異なり、社内メールには、簡潔さが求められます。

では、どのようなことに気をつけてメールを書けばいいのか、社内メールのマナーと注意点について、ご紹介します。

社内に向けて送信するメールを書く際に気を付けたい基本マナーについて見てみましょう。

件名は、読んだらそれだけで、本文の内容が把握できるものにする必要があります。

例えば、「〇月〇日の会議の件」、「〇〇に関する提案書作成のお願い」といったように、相手が、一目で理解でき、簡潔な件名を書くように心がけましょう。

また、急ぎの要件の場合は、冒頭に、「緊急」と入れるなど、相手にメールを見てもらいやすくするようにしましょう。

社内メールでは、敬称は必要になりますが、社内という身内と同じ扱いになるため、肩書や敬称が過度にならないように気を付けることが大切です。

社風によって異なりますが、会社によっては肩書を書かずに、鈴木様や鈴木さんといった敬称を使う場合もあります。

社内メールの場合、宛名の基本的な書き方は、「名字＋役職」です。

役職のない人の場合は「名字＋様」または「名字＋さん」です。

「部長様」や「課長殿」といった「役職＋敬称」といった書き方は二重敬語に当たるため使いません。

宛名の書き方が社外へのメールと異なるので、適切に使い分けられるようにしておきましょう。

自社で、どのような文面のメールがやりとりされているかを確認したり、先輩に確認して社風に合った呼び方を使いましょう。

ですが、鈴木部長を鈴木さんと書いてしまうと、問題になるかもしれませんので、注意が必要でしょう。

社内メールであっても、宛先の使い分けに注意しましょう。

メールの宛先には、「TO」、「CC」、「BCC」という3種類があります。

「TO」はメインの送信先、「CC」は参考送信、「BCC」はメールアドレスを伏せた状態での参考送信を指します。

それぞれの宛先の意味をきちんと理解した上で使い分けないと、情報共有の漏れなどのミスにつながる恐れがあるため、注意する必要があります。

社内メールの場合、文頭の挨拶は簡潔に書きましょう。

冒頭に、「お疲れ様です。」と書くことが多いですが、社内メールでは挨拶は不要と考えている会社もあります。

何度もやりとりが続くメールでは、冒頭に毎回挨拶を入れることを無駄と感じることが多いです。

社内メールの挨拶は、他の従業員のメールを見て合わせましょう。

当事者間で省略でいいのであれば、効率的な記載をしても問題ないため、臨機応変に対応することが望ましいでしょう。

社内メールは、本文を簡潔に書くことを心がけて、長文を書くのは止めましょう。

読むのに時間がかかるメールは、相手の業務時間を取ってしまうからです。

ビジネスメールは、用件を複数人に素早く伝えたり、やりとりの証拠を残すためのツールとして使われます。

会って話した方が早く話が終わると思われるメールは、送信する意味がないでしょう。

本文の文体は、丁寧な「です・ます調」にします。

社内メールといっても、あくまでもビジネスメールだからです。

同僚や後輩へのメールだとしても、相手に対する敬意を忘れてはいけないでしょう。

ですが、丁寧な表現にしようとして、普段使わないような言葉を使ったり、過剰な敬語を使うのは考えものです。

社内メールでは、バランスを考えて敬語を使うようにしましょう。

次に、メールを作成する際の注意点を解説します。

社内メールは、相手に情報を伝える手段ですので、適切に伝えられるように意識することは大切です。

メールを作成して、送信する前に、誤字脱字、内容に間違いがないか確認しましょう。

会議の日付や曜日を間違えてしまうと、混乱を招くため注意してチェックしましょう。

誤った情報を送ってしまった場合、再度訂正メールを送る必要があります。

誤字脱字によって認識や解釈に違いが生まれてしまう場合もあるので、正確な記載を心がけましょう。

メールの文面には、画像を添付と書かれているのに、添付し忘れてしまうことがあります。

送信前に、添付の有無やファイルに誤りがないかを確認しましょう。

また、社内メールでも、他部署に漏れてはいけない情報がある場合は、パスワードをつけるなど、セキュリティ面でも注意が必要です。

ファイル名をきちんと設定しておくことや、ファイルの整理を普段から心がけるなどの意識が必要でしょう。

アドレス帳から引用すると、アドレスの入力ミスは回避できますが、同じ苗字の従業員に誤送信したり、部署内の全従業員に一斉送信する時に、一人だけ送り漏れしたりする場合があります。

複数人へメールを送信する時は、宛先ミスがないか、注意しましょう。

社内メールであっても、従業員の個人情報や人事情報などを誤送信してしまえば、該当する従業員に不快な思いをさせたり、人事上の問題が発生する可能性があります。

なぜ社内メールマナーは必要なのでしょうか。

社内メールマナーの必要性について見てみましょう。

社内メールマナーを身につけることは、社会人としての基本です。

社内メールは、件名や内容を簡潔に書く必要があり、社外メールのマナーよりも、内容を非常に簡潔にする傾向がありますので、社内メールは、ビジネスメールにおいて最低限のマナーといえるでしょう。

最低限のビジネスメールマナーを学ぶために、社内メールでもマナーを意識することが求められています。

従業員同士が信頼関係を築くのに、社内メールが関係してくるため、マナーは必要になります。

社内の従業員であっても、カジュアルすぎる文面のメールを受け取ると不快感を感じる従業員もいるでしょう。

最低限のマナーを守ってコミュニケーションをすると、きちんとしている人という印象を持ちます。

社内の従業員といっても、知らない従業員もいますので、社内メールであっても、マナーは必要になるでしょう。

シーン別の例文をご紹介します。

件名：「○○会社」提案書完成

吉田課長

お疲れ様です。

○○会社に関する提案書をお送り致します。

内容のご確認いただき、ご指摘などあればご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

企画部
中野花子

件名：社内アンケート提出の依頼

従業員各位

お疲れ様です。

総務部の山田です。

先日皆様へお配りした社内アンケートの提出を下記期日までにお願いいたします。

社内アンケート提出期限　20XX年X月X日（X）15：00迄

お忙しい中恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。

総務部
山田一郎

件名：資料の紛失に関するお詫び

伊藤課長

お疲れ様です。

横田です。

このたび、お預かりしていた資料を、電車での移動中に紛失してしまいました。

私の不注意から、課長および関係各位に対して、多大なるご迷惑をおかけしましたこと大変申し訳ございません。

資料に関しましては、交通機関に問い合わせをしており、警察にも紛失届を提出いたしました。

二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励む所存です。

誠に申し訳ございませんでした。

営業部
横田翔

今回は、社内メールの基本の書き方とマナーについて、例文を交えながらご紹介しました。

社内メールは、業務で出すメールです。

社内の従業員向けメールであっても、友達宛てのメールの書き方は、失礼になるため避けましょう。

プライベートメールと業務メールを明確に分け、礼儀を重んじたメールを作成して、一線を引くことが大事です。

メールの基本マナーを守って、社内での意思疎通がスムーズにいくような伝わりやすいメールを書きましょう。