進捗管理とは？適切に進捗管理をするコツとポイントについて解説
2023.05.18
業務の円滑な進行を促進するためには、丁寧な進捗管理を実践することが求められます。
進捗管理は、プロジェクトをスケジュール通りに進め、売上につなげるために重要なものです。
進捗管理がうまくできていないと、業務効率が低下してしまいます。
今回は、適切に進捗管理をするためのポイントなどについて解説します。
進捗管理とは？
進捗管理とは、プロジェクトをスケジュール通りに円滑に進めるため、作業計画と実績を比較し、進捗状況を管理することを指します。
進捗管理では、作業の進捗状況を把握するだけでなく、問題の把握や対策の実行も重要となります。
進捗管理の方法は、業種によって異なりますが、適切な進捗管理ができていないと、納期遅れが生じたり、問題に対する対策が遅れ、不必要なコストがかかったりして、企業の利益の損失にもつながってしまいます。
進捗管理の必要性とは？
生産性の向上と業績アップ
進捗管理をすると、従業員が目標に向かって効率的に作業をしようと意識する効果が期待でき、従業員のモチベーションアップに繋がります。
進捗管理は、チームの生産性向上させ、売り上げや業績アップを図るためにも重要だといえます。
納期の遵守
納期の遵守が可能になるため、進捗管理は必要です。
進捗管理をメンバーで共有すると、メンバーがスケジュールを意識して業務に取り組むようになるため、納期遵守が可能になります。
進捗管理ができていないと、スケジュール遅れの要因の把握や対策実行の遅れに繋がり、品質低下や利益悪化にという恐れがあります。
問題の早期発見
問題を早期発見できるため、進捗管理は必要です。
納期遅延を招く問題や課題の把握が早期に行うことができ、適切な対策を取ることができます。
進捗管理で失敗する要因とは？
多くの人が進捗管理が必要なことは、理解していますが、それでも進捗管理がうまくできていないという人は少なくないのではないでしょうか。
進捗管理に失敗してしまう原因について解説します。
タスク量を把握できてない
プロジェクトの計画段階で、タスク量を正確に把握することは簡単ではないため、プロジェクトを進めると、タスク量が乖離することはよくあります。
また、問題が発生してしまって、想定外のタスクが発生することもあるでしょう。
進捗管理では、メンバーと情報共有して、正確なタスク量を把握できる環境を整え、正確なタスク量を図ることが重要と言えます。
チーム内で信頼が築けていない
トラブルがあると、進捗に遅れが生じます。
ですが、叱責されるのを危惧して、トラブルの報告をしないメンバーがいるかもしれません。
仕事の早いメンバーが、仕事の遅いメンバーの仕事をしてしまうと、メンバーのモチベーションに悪影響を与える可能性があります。
メンバーには、報告しやすい環境を整えて、一緒になって問題解決をして、信頼関係を築くことが大切です。
ゴールの設定が共有できていない
プロジェクトのゴールを明確化しメンバーで共有することが、進捗管理において大切です。
プロジェクトの目的やゴールが不明確だと、メンバー間にズレが生じたまま、メンバーが作業を進めてしまう可能性があります。
そうなると、無駄な作業が出てしまい、進捗に大きな影響が出ます。
進捗管理を成功させるコツとは？
プロジェクトが計画通りに進むことは難しく、さまざまな問題や遅れが発生することはよくあります。
進捗管理をして、問題を適切に把握し、対応することが重要です。
進捗管理を適切に進めていくために大切な進捗管理のコツについて、解説します。
タスクと期限を細かく設定する
1つ目のコツは、タスクと期限の細分化です。
タスクは目標達成に向けた細分化されたゴールである必要があるため、できる限り業務ごとに細かく分けて設定するといいでしょう。
タスクが細分化されていると、手の空いている従業員が作業に携わりやすくなるため、工数をある程度必要とするタスクでも円滑に進めやすくなります。
期限についても、短いスパンで、複数のタスクを設定すると効果的になります。
余裕のあるスケジュール管理
2つ目のコツは、スケジュールに余裕をもって管理することです。
プロジェクトの進捗計画段階で、全作業工程のタスク量を正確に把握することは難しいです。
また、想定外の問題が起こってしまうと、その対応をしなければいけなくなり、スケジュール通りに進まないこともあります。
そのため、スケジュールに余裕を持っておくことで、想定外の事象にも対応しやすくなるでしょう。
定期的な進捗報告
3つ目のコツは、定期的に進捗報告をすることです。
定期的な進捗報告をすることで、責任者が進捗状況を把握できるだけではなく、他のメンバーの進捗状況を共有することもできます。
口頭による進捗報告は、漏れや記憶違いなどが起こることがあるので、資料を用意しておきましょう。
現状報告に加えて、課題や問題の解決方法なども報告することが大切です。
チームの雰囲気を良くする
ミスや間違いが許されない雰囲気があると、チームの作業効率が悪くなります。
不明点があっても、質問ができずに業務が停滞してしまうことも出てくるでしょう。
メンバーがミスをしたら、なぜミスが発生したのか、原因究明のために話し合いましょう。
まとめ
進捗管理は、事業計画と実績のズレをリアルタイムに把握し修正していくためのものです。
ですが、メンバーと認識が違ったり、信頼関係が築けていないと、進捗管理はうまくいきません。
進捗管理を適切に進めていくために、情報共有、信頼関係の構築、定期的な報告などに努めましょう。