テレワークの普及にともなって、従業員の勤怠状態や業務内容を把握するために、業務報告メールを使うことが多くなってきました。

ですが、業務報告メールに、何をどのように書けばいいのかと悩んでいる方が少なくありません。

今回は、業務報告メールが必要とされる理由や、業務報告をメールでする場合のポイントについて解説します。

業務報告メールで伝える内容としては、業務内容を報告する、業務の開始や終了時間を管理する、従業員同士で業務の進捗や情報を共有するといったことが挙げられます。

タイムカードの代わりに、始業時間と就業時間を記録するために、業務報告メールを取り入れた企業もあります。

このように、多くの企業が、業務報告メールを、管理の手段として利用しています。

上司に分かりやすく伝えるためにはどのようなポイントに注意して、業務報告メール作成すればいいのでしょうか。

ポイントについて見てみましょう。

長文を読んだ上司に、何を報告したかったのかわからないと判断されるメールでは、報告する意味がありません。

相手にわかるように、内容を簡潔にまとめることが大切です。

業務報告内容を箇条書きにするなど、読む人の負担が軽減するような工夫をしましょう。

件名に、何も書かれていなかったり、何についてのメールか書かれていないと、上司は、すぐにメールを開封しないかもしれません。

業務報告メールであれば、「〇〇に関するご報告」といったように、件名でメールの内容が伝わるように書く必要があります。

また、上司にすぐにメールを開封してほしい場合は、件名に、至急とつけ加えるといいでしょう。

すぐに報告するように上司から言われている時や緊急時は、メールよりも電話で報告したほうがいいでしょう。

ですから、報告をする前に、電話とメールのどちらで報告したほうがいいか判断する必要があります。

メール報告する時は、やり取りが従業員同士であっても、「お疲れ様です」や「よろしくお願い致します」といった定型句をメールに、入れます。

それ以外にも、所属する部署と自分の名前を必ず記載し、上司や部下など、受信者に対して、どのような敬語を使うのが適切なのかを考えなければいけないでしょう。

業務報告をすると、業務に対する振り返りをすることができ、改善につながるポイントや新しいアイデアを見つけることができる可能性があります。

業務報告メールは、業務内容だけを記載するのではなく、業務を振り返って、いい結果が出たときには何がその要因であったのか、逆に、悪い結果が出たときには何を改善すべきだったのかを記載します。

そうすることで、従業員自身の成長につながります。

業務報告メールには、業務開始報告メールや業務報告終了メールの他に、どのような業務報告メールの種類があるのか見てみましょう。

会議報告メールは、会議の参加者と不参加者の双方に、議事録として送るメールのことです。

会議不参加者が、メールを読んだだけで、内容を理解できるように、以下のことを記載しましょう。

・会議の議題

・開催日時と場所

・参加者

・決定事項

・宿題と締め切り

・次回の担当者

話し合った内容を記載するだけでなく、やらなければいけない宿題とその担当者についても明記する必要があります。

例）

お疲れ様です。○○部の○○です。
○○会議の結果について、以下の通りご報告いたします。

課題:○○の販売計画について
日時:令和○年○月○日（○曜日）○時～○時
場所:第1会議室
参加者:○○、○○、○○
決定事項:○○
宿題：・○○についてのデータ出し（○月○日まで。担当：○○）

課題や参加者、決定事項等をわかりやすく書くことがポイントです。

進捗報告メールは、業務の進捗状況について、上司や同僚に情報共有するためのメールです。

以下の事項について、わかりやすく報告する必要があります。

・いつの報告なのか（◯月分、◯月◯日分など）

・目標と達成率

・その達成率になった要因

・今後の方針

達成率が良かったりや悪かった場合は、その要因を記載しておくと、上司が、今後の業務方針を決めやすくなります。

例）

お疲れ様です。営業部の○○です。
○月の受注目標について、○月○日現在の進捗状況を報告いたします。
目標：○万円
現状：○万円
達成率：○％
前月比：○％
今月好調の要因：アポイント獲得率が前月比20％アップし、また、商談率も5％アップしたため。
来月以降の見通し：来月分の受注見込みは○万円で、○万円マイナス見込み。このため来月分の仕込みとして、○件の訪問を今月中に行う予定です。

与えられた目標や達成率、好調（不調）の要因などを相手に伝わりやすいように簡潔に書くことがポイントです。

業務開始報告メールは、必要な情報を簡潔に伝えることが重要です。

例）

お疲れ様です。
ただ今より業務を開始いたします。
本日もよろしくお願いいたします。

業務開始を報告するだけであれば、メールの本文を記載せずに、件名だけを記載すればいい場合もあります。

業務終了報告メールは、必要な情報を簡潔に伝えるだけでなく、業務内容を簡潔に記載する場合もあります。

例）

お疲れ様です。

ただ今、業務を終了いたしました。

本日は、以下の業務を実施しました。

・〇〇
・〇〇
・〇〇

よろしくお願いいたします。

業務報告メールは、勤務時間の管理や、業務内容の振り返りによる改善、進捗状況の共有による業務の効率化といった目的のためにします。

試行錯誤を繰り返しながら改善していくと、従業員の成長も促します。

ですが、毎日業務報告メールをしなければいけないため、報告が負担になりすぎないように工夫をしなければいけません。

業務報告メールを作成する際に、今回解説したポイントを参考にしてみてください。