業務プロセス可視化とは？業務プロセス可視化のメリットと方法について解説
2023.05.16
昨今、働き方改革やDXなど、業務改善に取り組む企業が増えています。
業務効率や生産性が低下しているといった課題がある場合、業務プロセスを可視化すると改善できる可能性があります。
労働環境や業務手順、仕事の成果などの工程を、画像や表、グラフなどを使って可視化することで業務全体の概要を把握できます。
業務プロセスが可視化されると、業務にかかる時間や経費のコストカットにつながり、効果的な問題解決が可能です。
今回は、業務プロセス可視化の概要やメリットなどについて解説します。
業務プロセス可視化とは
業務プロセス可視化とは、業務内容や流れを確認できるようにすることです。
業務のプロセスを図表にすると、業務の無駄や問題点を把握できます。
業務における一連の流れを把握できていないと、不要な作業を必要な作業と思って、作業してしまい、非効率になるリスクがあります。
業務改善をして、生産性を高めるには、業務プロセスの可視化が必要となります。
業務プロセスの可視化の重要性とは？
では、ビジネスにおいて、なぜ業務プロセスの可視化が重要なのかについて見てみましょう。
透明性を確保するため
業務プロセスの可視化をしないと、どの業務が誰の責任で行われているのかがわかりません。
また、上司は、部下の業務状況を把握していないと、上司は、業務のマネジメントができなくなり、チーム内で仕事をサポートすることができなくなります。
業務改善をする前に、課題の洗い出しが必要なため
業務改善を効果的にするためには、改善点を見いださなければいけません。
業務プロセスを表などにして可視化すると、業務の無駄や課題に気づきやすくなり、的確に改善できるようになります。
業務プロセスを標準化する
従業員が好きなやり方で作業すると、業務のやり方が統一されず、到達すべき結果に到達しなくなる恐れがあります。
それを防ぐために、業務マニュアルなどを作成することは有効です。
業務マニュアルが作られると、業務の進め方について、従業員の認識が統一され、業務の標準化を促進できます。
業務プロセス可視化をするメリットとは？
仕事の進捗が全体で把握できる
業務内容や流れが明確になると、従業員同士が、業務について共通の認識を持つことができます。
業務プロセスを可視化すれば、従業員が共通認識を持つため、気づけなかったことにも気づくことができるようになるでしょう。
属人化をなくす
業務プロセスの可視化ができていないと、それぞれの従業員がどのようなやり方で業務を進めているのかがわかりません。
この状況になってしまうと、「この業務はこの担当者しかわからない」という業務の属人化が起きてしまいます。
ですが、業務プロセスを可視化し、業務マニュアルを作成すると、従業員同士で業務内容の共有ができるため、属人化が起きにくくなります。
作業の無駄を省いて業務効率が上がる
時間がかかりすぎている作業は、作業工程を見直して作業を分担し、無駄な作業をなくすと、業務が改善されます。
これらの作業を効率的な方法に変えたり、なくすことで、生産性はアップし、コストを削減できます。
コスト削減
業務プロセスの可視化のポイントとは？
業務プロセスを可視化するためのコツとして、どのようなポイントがあるのか、見ていきましょう。
図や表を利用する
文字で説明されているのでは、全体像が把握しづらいため、図や表などを使うといいでしょう。
業務の全体像がわかるように、スキルマップやフローチャートを活用すると、視覚的にわかりやすくなります。
ITツールの導入
ITツールを使うと、スムーズに業務プロセスの可視化ができます。
業務プロセス可視化ツールは、フローチャートの作成だけでなく、仕事の進捗状況を確認したり業務完了までの時間を計測したりと、可視化作業に役立つ機能が数多く搭載されています。
導入の際には、機能や費用を比較して検討しましょう。
スキルマップの作成
スキルマップは、力量管理表やスキルマトリックスとも呼ばれます。
縦軸に業務の遂行に必要なスキルを、横軸に従業員名を記し、数値でスキルの習熟度を示すのが、よくある作成方法です。
製造業やIT業界でよく使われており、あらかじめ定めた評価基準に則って、スキルの視覚化をします。
各従業員のスキルを把握できるので、適材適所に人材配置をしたり、人材育成にも役立ちます。
まとめ
業務プロセスの可視化とは、業務内容やその流れを視覚的に明確にする取り組みのことです。
全従業員が業務の全体像を把握できるように、図や表などを使って、わかりやすく業務フローを示すことが重要です。
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