迷惑メール？送られてくる原因と対策を解説
2023.05.12
「迷惑メールが大量に届いて困っている」
「迷惑メールが業務妨害している」
などと、悩んだことはありませんか？
迷惑メールは巧妙化していて、増加していますが、ウイルスの入った迷惑メールに狙われたり、ウイルスに感染すると大きなリスクがあり、業務停滞や企業価値の低下になるので、注意が必要した方がいいでしょう。
それは、不正者が迷惑メールを送信するときにコストがかかっておらず、返信率が0.001％を超えたら採算に合うので、迷惑メールが全然減らないです。
今回は、迷惑メールの概念や原因、そして、迷惑メールを防ぐ方法について解説します。
迷惑メールとは？
迷惑メールとは、受信者の希望や都合などを無視して、一方的に送られてくるメールを指します。
同じような内容のメールが、繰り返し、何度も繰り返し送られてくるケースが多くなっています。
また、怪しいWebサイトへの誘導、広告宣伝の勧誘メールなどを無差別に送信する行為、スパムメールなども当てはまります。
企業を標的にした迷惑メールは、業務ができなくなる、迷惑メールを取り除く作業が発生するなど、企業活動全体に悪影響を及ぼすことがあります。
迷惑メールの種類とは？
迷惑メールにはどのような種類があるのかご紹介します。
フィッシング詐欺メール
フィッシング詐欺メールは、送信者などを偽装した不正なメールを送信し、本物のサイトにそっくりの偽サイト（フィッシングサイト）に誘導して、ユーザの氏名やクレジット番号、IDやパスワードなどの個人情報を盗み出そうとするメールを指します。
フィッシングメールは、実在する金融機関やオンラインショッピングサイト、携帯電話会社などのメールを偽装し、銀行やクレジットカード会社になりすましています。
広告宣伝メール
広告や宣伝のメールは、特定電子メール法で規定されている法律を遵守していないと、迷惑メールになります。
例えば、以下のメールは、迷惑メールにあたります。
・サービスや商品等を宣伝するウェブサイトへ誘導する
・ダイレクトメールのような電子メールの内容がサービス・商品等を宣伝する
・通信販売などの広告宣伝メール
配信していい広告宣伝メールは、受信者が、広告宣伝メールの配信に許可をした場合に限られます。
架空請求メール
架空請求メールとは、「退会処理がされていないために、月額料金の未払いが発生している」など、実際には発生していない架空の請求をしてくるメールのことです。
お金をだまし取ろうとする迷惑メールの一種になります。
ウイルスメール
受信者パソコンなどのデバイスのウイルス感染を目的としたメールが、ウイルスメールです。
メールを開封するだけで感染するボットウイルスというものもあります。
ウイルスに感染したコンピュータから、個人情報が流出してしまうリスクがあります。
また、ウイルスに感染したコンピュータは、社内システムへの侵入のきっかけとなって、会社の機密情報や取引先の情報、ユーザの個人情報が盗み出されてしまいます。
データが改ざんされたり、システムが破壊されてしまうこともあります。
ウイルスに感染したコンピュータは攻撃者に遠隔操作され、自らがウイルスメールの送信元にもなってしまいます。
ウイルスメールの被害者であるばかりか、加害者になり、取引先や顧客にまで被害を拡大してしまいます。
迷惑メールの見分け方のポイントとは？
迷惑メールは、文面に不自然な点が散見されます。
迷惑メールと思われるメールが届いたとき、迷惑メールかどうか見分けるポイントについて解説します。
メールアドレスがおかしくないか
不審なメールが届いたら、送信者のメールアドレスを確認しましょう。
日本でメールアドレスで用いられるドメインは、「.co.jp」「.com」「.ne.jp」「.jp」が多いので、あまり見かけないドメインから送られてきたメールには注意して、添付ファイルは開かないようにしてください。
「o（オー）」が「0（ゼロ）」になっていたり、「l（エル）」が「1（イチ）」になっているアドレスが使われるケースが出てきているので注意しましょう。
日本語が不自然
日本企業からのメールが英語で書かれていたり、日本語の改行や言い回し、てにをはが不自然である場合、正規の企業からのメールではないでしょう。
例えば、翻訳ソフトを使ったような直訳的な文章、不自然な敬語使い、スペースが不要な位置に挿入されている文章などです。
日本では使われていない漢字（中国語の簡体字など）が使われていることもあります。
アカウントを停止しましたという表記がある
ユーザーがアカウントを削除してないのに、「アカウントを停止しました。」と記載されているメールは、迷惑メールと判断していいでしょう。
文字のフォント（字体）やスペース・改行・句読点の使い方や文法が不自然
本文中のフォントが通常のメールとは違う、線の強弱の不自然な中華フォントであったり、文字と文字の間隔が妙に空いていたり、詰まっていたりと不自然な日本語表記になっていたりします。
メールの宛先は適切に記載されているか
メールアドレスはあっていても、メールの本文に宛先が適切に書かれていないと、スパムメールの可能性が高くなります。
ビジネスマナーとして、メール本文の冒頭には、社名や所属、姓、様などの敬称を記載します。メール本文の冒頭に名前がなかったり、メールアドレスがそのまま書かれている場合はスパムメールと考えられます。
迷惑メールを受信した際の対策とは？
迷惑メールと思われるメールを受信したときの対策方法をご紹介します。
怪しいメールを開けない
メールを開封しただけでウイルス感染してしまうことがあるため、知らない会社や人物からメールが届いた場合、メールを開封してはいけません。
添付ファイルも、ウイルスに感染する危険性がありますので、開くのは止めましょう。
迷惑メールではないと断定できない場合、メールを開かずに、上司に相談し、慎重に対応しましょう。
本文内のリンク先URLをクリックしない
メールを開いてしまった場合、本文内のリンク先URLをクリックしないようにしましょう。
メールアドレスなどを識別する仕掛けがURLに施されている場合、クリックするだけでサイト運営者にメールが届き、自身のメールアドレスを相手に知らせることになってしまいます。
迷惑メールが送られてくるだけではなく、架空料金の請求が来て、トラブルになることがありますので、十分気をつけましょう。
メールに返信しない
迷惑メールが送られないようにするために、迷惑メールへの返信はやめましょう。
というのも、迷惑メールに返信してしまえば、自分のメールドレスが実在することが相手に伝わってしまうからです。
身に覚えのないメールには、無視することが重要です。
ネットワークから遮断する
スパムメールのURLをクリックしてしまったり、添付ファイルを開封してしまった場合、すぐにネットワークの遮断をしてください。
ネットワークを遮断すると、ウイルスに感染してしまっても、社内ネットワークへのウイルス拡散を防げるからです。
また、Wi-Fi設定のOFFも忘れずに行ってください。
ウイルスチェックとスキャンをする
ネットワークの遮断をしたら、デバイスがウイルス感染していないか確認しましょう。
セキュリティソフトを起動し、端末を接続していたネットワークもスキャンを行ってください。
スキャン後に、ウイルス感染の確認ができたり、情報の流出が疑われる場合、できる限り早く、取引先などに連絡をし、被害の拡大を防ぐようにしましょう。
迷惑メールを受信しないための対策とは？
迷惑メールが届かないようにするための対策方法を紹介します。
推測されにくいメールアドレスにする
メールアドレスは、簡単に推測される文字や数字を使うには止めましょう。
できれば、大文字や小文字、記号、アルファベットを混ぜながら、推測されにくい複雑な文字列に設定しましょう。
プロバイダーの迷惑メール対策サービスを利用
送信者がたくさんのメールを短期間で送信していた場合、そのメールアドレスからのメール受信を一定期間停止してくれるようなサービスをしているプロバイダーがいます。
プロバイダーに確認して、可能であれば、設定してもらいましょう。
メールアドレスをWEB上に公開しない
メールアドレスを自動収集するプログラムがあるため、メールアドレスをWEB上に公開しなければいけない場合、メールアドレスを読み取られない工夫をしましょう。
問い合わせをしてもらうことが目的であれば、フォームからの問い合わせに導線を入れる対策をしましょう。
ウイルス迷惑メール対策機能があるメールソフトを利用
迷惑メール対策機能があるメールソフトを利用すれば、メールフォルダとは別のフォルダに、迷惑メールを振り分けることができます。
手間がかからず利用できるため、簡単に設定できます。
セキュリティソフトも併用すれば、より安全に端末や情報を守ることができるでしょう。
まとめ
従業員の対応に任せるのではなく、迷惑メール対策が施されたメールを利用して、メールボックスに届く前に可能な限り排除することが大切です。