事務処理能力とは？事務処理能力の高め方と効率化のポイントについて解説
2023.05.09
事務職としてスキルアップするために欠かせないのが、高い事務処理能力です。
事務作業は多岐にわたっており、事務処理に毎日追われている人は少なくないのではないでしょうか。
ですが、業務を多数担当しているビジネスパーソンは多く、事務処理ばかりに時間を取られてしまうことは避けたいものです。
事務処理のスピードが上がると仕事の効率が上がり、自分の評価を高められます。
事務処理能力が高い人は、どんな働き方をしているのでしょうか？
今回は、事務処理能力の高い人の特徴や事務処理能力を高めるポイントについて解説します。
事務処理能力とは
事務処理能力とは、文書の入力や数字の計算、書類の作成など、デスクでする事務作業の能力のことを意味します。
メールのやりとり、データの作成や加工をすることも、事務処理と言えます。
事務処理能力は、職種を問わず、必要とされるスキルの1つです。
デスクワークの方は、事務処理能力を高めることで、仕事の効率が格段に上がります。
事務処理能力が高い人の特徴とは？
事務処理能力が高い人には、共通する特徴があります。
そのポイントが身につくと、ビジネスパーソンとしての能力が増えて、より成長できます。
どんな特徴があるのか見てみましょう。
仕事の全体像を把握している
事務処理に時間がかかってしまう人は、目の前にある仕事から順番に、仕事を片付けようとしがちです。
ですが、このやり方をしていると、他の従業員のサポートが必要になった時に、締め切りに間に合わなくなる可能性があります。
事務処理能力が高い人は、業務に取り組む上で、最初に仕事全体の内容や処理の段取りを把握するため、圧倒的に効率よく仕事を進められます。
全体を見ながら優先順位を決めたり、スケジュールを組んだりした上で、必要な作業を行っていきましょう。
そうすることで、作業の無駄を省き、効率的に仕事を進められるようになるはずです。
過去の事例や似たような業務を参考にしている
事務作業では、過去に行った作業をベースとして、仕事をすることが非常に多いです。
Excelを使って書類を作る場合、事務処理能力が高い人は、過去に似たようなテンプレートがないか調べて、それを活用していることがあります。
形式の近い書類を参考にしたりすることによって、大幅な時間短縮ができるでしょう。
業務を定型化している
同じ事務作業を、定期的に繰り返して行うことがあります。
事務処理能力の高い人は、このような事務作業を想定して、フォーマットを作成し、業務を定型化できるようにしています。
業務を定型化することで、効率良く作業を進められるだけでなく、ミスを減らすこともできるようになります。
整理整頓ができている
事務作業をしている時に、必要なものが見つからず、探すのに時間を取られてしまったことがある方は多いのではないでしょうか。
必要な資料やデータがすぐに見つけられるように、身の周りの整理整頓をしていれば、作業効率も上がるでしょう。
優先度が明確である
事務処理能力を高めるポイントとは？
事務処理を効率化するためには、どのようにすればいいのでしょうか。
そのポイントについて見てみましょう。
業務に優先順位を付ける
事務作業が多くなってしまうと、早く作業を終わらせるために、目の前にある作業から処理しようとしてしまいがちです。
ですが、業務の全体像を把握し、正しい優先順位付けができていなければ、事務処理の効率化を図ることはできませんので、作業の優先順位を考えてから、作業しましょう。
似た業務をまとめる
事務作業にはいくつかのパターンがあり、似たパターンの業務をまとめてすることは、事務処理の効率化になるでしょう。
例えば、データ入力と文書作成を交互に処理していくより、最初にデータ入力の仕事を処理してから、文書作成の仕事をした方が、同じシステムやソフトを連続して使うことになるので、効率は圧倒的によくなります。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成したくない人は少なくありませんが、事務処理のように、ある程度パターンの決まっている業務は、マニュアル通りにしたほうが効率的に処理しやすいです。
時間を決めて業務に取り組む
事務作業は、丁寧にやると、時間がより多くかかってしまいます。
質の高いものを作ることは大切ですが、作業完了の目標時間を決めておくと、事務処理がより効率的にできるでしょう。
データ入力業務は12時までに終わらせるといった目標を決めて作業を行うことで、時間短縮につながります。
無駄な業務をなくす
PC作業を速くするコツとは？
事務作業の多くは、パソコンでするため、PC作業を速くするコツについて見てみましょう
ショートカットキーでパソコンを操作する
PCには、さまざまなショートカットキーがあります。
Excelは、入力する箇所をその都度マウスでクリックよるよりも、ショートカットキーを多用しながら入力していくと、非常に効率が上がります。
活用できそうなショートカットキーを少しずつ覚えていくだけでも事務処理能力は向上します。
繰り返し行う作業をショートカット登録する
Excelを使用してする事務処理では、同じ作業を何度も繰り返すことがあります。
ショートカットは、登録しておくと作業をスムーズに進めやすくなります。
登録したショートカットをうまく活用できるようになるには、時間がかかりますが、事務処理能力を上げるためにはおすすめです。
タイピングの速度を速くする
タイピングは、パソコン作業の基本ですので、その速さは作業の処理スピードに関係します。
高いタイピング技術を習得することは、パソコンでの事務処理能力をアップするのに役立ちます。
まとめ
事務処理能力は、どんなお仕事でも活かすことができるビジネススキルです。
事務処理能力が高い人は、事務作業をスムーズかつ効率的に行うためにさまざまな工夫をしています。
今回ご紹介したポイントを参考にして、お仕事のやり方を見直してみましょう。
意識して、行動を変えることによって、事務処理能力が向上していくでしょう。