プロジェクトを運営するには、コミュニケーションを取ることは、重要な情報伝達手段です。

円滑なコミュニケーションを実施するためには、何を、誰に伝えるかをしっかりと見極めながら、活用するツールや目的を調整しながらコミュニケーションマネジメントをすることが求められます。

コミュニケーションマネジメントの基礎を理解して、円滑なコミュニケーションを行えるようにしましょう。

コミュニケーションマネジメントとは、チームメンバー、顧客やスポンサーといったステークホルダーが必要とする情報を把握し、正確な情報伝達を担う活動のことを指します。

プロジェクトメンバーの進捗状況や課題を正確に把握するだけでなく、成功するように調整しなければいけません。

また、ミュニケーションマネジメントができていれば、早い段階で失敗の原因を摘むことができ、プロジェクトの成功率を高めることができます。

プロジェクトマネジメントでは、利用者と開発者間、開発者同士、自社と取引先のコミュニケーションが重要です。

プロジェクト管理における、コミュニケーションマネジメントの手順を以下にご紹介します。

コミュニケーションマネジメント計画書を作成し、ステークホルダーのコミュニケーションに関するニーズに応えるためのシステムを構築します。

コミュニケーションマネジメント計画書は、定期的に見直され、プロジェクトが新たな段階に移行した時に、必要に応じて変更されます。

情報の保存、検索、削除の方法は、文書化する必要があります。

プロジェクトマネジメントの担当者が、コミュニケーションマネジメント計画書に従って、ステークホルダーから情報を収集し、配布します。

会議を実施したり、コミュニケーションのメディアを選択したり、ステークホルダーへ傾聴することによって、相手の考えを理解し、ステークホルダー間の情報の流れが、効率的になるよう調整します。

プロジェクトマネジメント担当者は、コミュニケーションマネジメント計画書に従って、情報伝達が正しく実施されているかどうかを監視し、適切な対応をします。

顧客満足度調査、チームの観察、ステークホルダー関与度評価マトリックスに関して、プロジェクトとステークホルダーの情報ニーズを満たし、双方が互いに正しい内容を理解できるメッセージがやりとりされているかどうかを監視します。

計画とマネジメントのプロセスを繰り返し、監視プロセスで評価することで、コミュニケーションの有効性を改善していきます。

コミュニケーションが円滑に取られていないと、作業の効率が低下します。

つまり、作業効率が悪ければコミュニケーションに問題が生じている可能性が高いということです。

作業に悪い兆候が見られたら、コミュニケーションの状況を監視してみましょう。

ここでは、コミュニケーション管理をするポイントを解説します。

事実を記録に残すことが大切です。

プロジェクト進行中に、言った、言わないといったトラブルになることがよくあります。

コミュニケーションマネジメントの目的は記録を残すことではないので、あまり時間がかからないように注意しましょう。

議事録を作る場合は、重要書類にもなり得るため、システム化して、効果的にプロジェクトの議事録を残すことが必要です。

コミュニケーションマネジメントでは、どのようなコミュニケーションツールを用いるかは重要です。

アナログ的な方法では、リアルタイムでの情報共有が難しく、認識に齟齬をきたすことがありますが、複雑で高度なITツールを使っても、使いこなせず、円滑なコミュニケーションが阻害されるでしょう。

そのような場合、プロジェクト管理ツールを使ってみることをおすすめします。

プロジェクト管理を効率化するITツールで、多くの機能を備えているからです。

コミュニケーションマネジメント機能も、その１つで、プロジェクトにおける利用を前提としているので、使い勝手がよく、便利です。

コミュニケーションを取ると、誤解を生んでしまうこともありますが、言葉で情報を伝達するため、お互いの認識の齟齬をなくすことはできないでしょう。

ですが、誤解を最小限に抑えることは可能です。

どのようなことをすれば、誤解を最小限に抑えれるのか、そのポイントについて解説します。

誤解を最小限に抑えるための方法として、５Cという考え方があります。

これは、Cを頭文字とする５つの概念のことです。

１．Correct
正しい文法と正しい記述

２．Concise
簡潔な表現と過剰な言葉の排除

３．Clear
明確な目的と読み手のニーズに合った表現

４．Coherent
アイデアの分かりやすく論理的な流れ

５．Controlling
言葉とアイデアの流れのコントロール

上記の５Cを意識すると、認識の齟齬が生じにくくなります。

ステークホルダーにとって、効果的なコミュニケーションになるように、戦略を決めていきます。

コミュニケーション戦略は、コミュニケーションマネジメント計画書として策定され、適切な情報が、さまざまな形や手段でステークホルダー動詞で交換されることになります。

プロジェクトにおいて伝達されることは、コミュニケーションの効果を監視する際の指標となります。

収集、作成、配布、保存、検索、マネジメント、追跡、廃棄がプロジェクトの進行時に伝達されるべきことであり、計画段階で抜けや漏れが発生しないように策定され、コミュニケーションマネジメント計画書に記載されます。

コミュニケーションをする際の誤解を防ぐために、プロジェクトマネジメント担当者には、以下のようなコミュニケーションスキルが要求されます。

・相手の考えを相手の立場に立って理解する態度

・ステークホルダーの個人的な違いを認識する

・ステークホルダーとコミュニティとの衝突を減らす

また、チームメンバーのコミュニケーションスキルを向上させることも、プロジェクトマネジメント担当者のコミュニケーションスキルに含まれていますので、注意しましょう。

正しい情報が正しく伝わることが、コミュニケーションマネジメントで大事です。

プロジェクトマネジメント管理者に限らず、仕事をする際には、コミュニケーションマネジメントは非常に重要です。

業務やプロジェクトを円滑に進めるために、コミュニケーションマネジメントを理解できるようになるだけではなく、コミュニケーション手段を活用することも重要でしょう。