勤怠連絡をメールでする場合の注意点やポイントについて紹介
2023.05.06
社会人になると、欠勤や遅刻の勤怠連絡を会社にしたことがある人は多いのではないでしょうか。
勤怠連絡は、すばやく、件名や本文を簡潔にわかりやすく書くといった工夫が必要になってきます。
今回は、勤怠連絡をメールでおこなう場合の注意点やポイントについて紹介します。
勤怠連絡とは？
ビジネスシーンにおける勤怠とは、出勤と欠勤、出退勤を指し、勤怠報告は欠勤や遅刻、出退勤を連絡するときに使用します。
また、テレワークを導入している企業では、テレワークの開始・終了や業務内容の報告、勤務状況を共有するために勤怠連絡を行います。
勤怠連絡をするのか？
なぜ勤怠連絡をしなければいけないのでしょうか。
ここでは、勤怠連絡をする意味について解説します。
従業員の労働時間の管理
勤怠連絡は、正確な勤怠管理のために必須です。
労働基準法第37条には、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められています。
従業員が、労働時間を守りながら働いているか、賃金が正しく支払われているかについて、企業は、把握し管理することが義務付けられています。
また、従業員ごとの労働日数や労働時間の記録は、3年間保存する必要があります。
従業員の正確な勤怠管理をするためには、毎日の勤怠連絡は必要不可欠です。
過重労働の抑止
正確な勤怠連絡は、過重労働の抑止にもなります。
過重労働が問題視されるようになって、時間外労働の上限が決められたため、その上限を上回っていれば罰則が適用されるようになりました。
出勤・欠勤・労働時間を記録することは、従業員の勤怠管理の基本です。
従業員の労働状況を正確に把握することによって、働きすぎを回避し、健康問題や生産性の改善、ライフワークバランスの満足度を高めるきっかけにもなるでしょう。
勤怠連絡をメールでする場合とは？
体調不良で声が出ない
風邪で声がかれて、話せない時は、メールで勤怠連絡をするのがいいでしょう。
あまりにも聞き取りづらいと、相手に迷惑になる場合もあります。
体調が悪いときは、電話ではなくメールで勤怠連絡をして、自分の体調や引き継ぎ事項を文章で伝えるほうが効率的です。
2日目以降の欠勤連絡
体調が改善せず、欠勤が数日続きそうなときも、メールでの勤怠連絡が適しています。
毎日電話で連絡すると、その都度、担当者の時間を奪ってしまいますが、メールであれば、そのような心配も必要ありません。
メールで連絡を入れる際は、以下のポイントを明記しておいた方が、相手も現状を把握しやすくなります。
・欠勤がいつまでになりそうか
・欠勤初日を踏まえた体調の状況
連続で欠勤する場合、会社に大きな迷惑をかけることなるので、なるべく業務への支障を最小限にするために、分かっている段階で復帰予定日を伝えるようにしましょう。
あらかじめ決まっていた休暇の連絡
勤怠連絡はメールと決まっている
勤怠連絡はメールですると決められている場合、メールで連絡をしましょう。
始業開始直前にメールをすると、担当者が気づかないこともありますので、時間の余裕をもって、メールを送りましょう。
勤怠連絡をメールで送るときのポイントとは？
メールで勤怠を連絡するときは、簡潔でわかりやすく書くのがポイントです。
勤怠連絡をメールで送るときのポイントを解説します。
件名は内容がわかるように書く
メールの件名は一目みてわかるよう簡潔に書きましょう。
欠勤連絡と部署・名前などを記載するのが一般的です。
休む理由と出勤予定日を記載する
メールの本文には休む理由と出勤予定日を書きましょう。
体調不良が理由ならば、出勤予定日については目安でかまいません。
引き継ぎ事項を明記する
緊急連絡先や連絡方法を明確にする
緊急連絡先や連絡方法を記載して、会社がいつでも連絡を取れるようにしておきましょう。
いつでも連絡が取りやすい携帯電話の番号を伝えるのが無難です。
身体を休ませるために睡眠を取る場合は電話に気づかない可能性もあるため、緊急の連絡は家族の連絡先を教えておくことをおすすめします。
勤怠連絡をするときの注意点とは？
メールで勤怠連絡を行うときに気をつけるべき注意点があります。
メールで連絡を入れるときの参考にしてみてください。
できるだけ早く連絡する
メールで勤怠連絡をするときは、欠勤や遅刻をすることが分かった時点ですぐに連絡をしましょう。
始業時刻直前にメールを送ったら、担当者はすぐに見れない可能性があります。
仕事の割り振りが遅れると、チームの作業も停滞するため、早めの連絡が重要です。
欠勤や遅刻をするだけでも他の従業員に迷惑をかけてしまうので、業務への支障を最小限に収めるように努めましょう。
メールの宛先に注意する
メールを送信するときは、宛先の確認をする必要があります。
上司だけでなく同僚や他部署の人など、複数の人に欠勤や遅刻を報告しなければならない事がありますので、迷惑をかけることがないように、宛先に注意しましょう。
複数人に連絡を入れる場合は、必ずメールを送信する前に、報告すべき人たちが宛先に含まれているか、確認するといいでしょう。
簡潔な文章でメールを送る
メールの文章は、相手が読みやすいように簡潔にまとめましょう。
長々と説明すると分かりづらくなり、相手がメールを読むのに時間がかかります。
メールによる勤怠連絡は、欠勤・遅刻理由と次の出勤予定日、引継ぎ事項を簡単にまとめて、メールを送りましょう。
まとめ
勤怠連絡の方法はさまざまありますが、メールは、高度なビジネスマナースキルが求められます。
件名や連絡事項、宛先などメールを送るときのポイントを押さえて、業務に支障をきたさないように、なるべく早く的確に伝えましょう。