コミュニケーション不足の原因と改善方法を解説
2023.04.30
ビジネスを円滑に進めていくには、コミュニケーションが必要不可欠です。
ミスやトラブルが絶えないといった状況は、社内のコミュニケーション不足が原因かもしれません。
今回は、職場のコミュニケーション不足が引き起こす問題とその解決策について解説します。
コミュニケーション不足によって起こるリスクとは？
職場におけるコミュニケーション不足は、従業員同士の連携を乱すだけでなく、離職率が高くなるなど、さまざまな問題を引き起こします。
では、コミュニケーション不足によるリスクを挙げてみましょう。
ミスやトラブルの増加
コミュニケーションが不足していると、従業員間で、報告・連絡・相談などが十分にされないため、情報がうまく共有されません。
そのため、ミスが頻繁に起きてしまい、それがトラブルの原因になるでしょう。
ちょっとした情報共有不足が、重大な問題に発展してしまうこともあります。
部署を越えた広範囲の業務に支障をきたす恐れもあるため、注意する必要があります。
生産性の低下
会社は、プロジェクトを成し遂げるために、従業員が集まっています。
そのため、コミュニケーション不足が常態化していると、従業員同士の連携が取れないため、生産性が低下してしまいます。
モチベーションやスキルの低下
質問や相談が気軽にできない職場では、良好な人間関係が築きにくいので、モチベーションの低下につながります。
というのも、コミュニケーション不足の職場では、従業員が内向的になってしまい、他の従業員に質問しないで、不明点を自分で抱え込んでしまうからです。
また、他の従業員と協力して業務を進めたり、他の従業員からスキルを学んで、新しい業務に挑戦することができないので、従業員のスキルアップは期待できないでしょう。
コミュニケーション不足の原因とは？
では、なぜコミュニケーション不足の状態が生じるのでしょうか。
職場でのコミュニケーション不足の原因を見てみましょう。
会話をする機会があまりない
コミュニケーション不足の原因には、従業員同士で顔を合わせる機会が少ないことが挙げられます。
人間関係は、顔を合わせて話をしながら構築されていきますが、会う機会に恵まれないと関係を築くことはできません。
テレワーク化が普及したこともあり、こういった傾向は顕著になっています。
自由にコミュニケーションを取れない雰囲気がある
雑談は、コミュニケーションを円滑にするための大切な手段の1つです。
ですが、仕事以外の会話ができない雰囲気があると、話をするきっかけがなくなってしまいます。
また、上司に業務に関する質問がしづらいと、コミュニケーションが不足し、悩みを抱えやすくなるでしょう。
そのため、普段からちょっとした会話でも積極的にして、質問や相談も気軽にできる関係を築いておくことが必要です。
情報共有がされていない
プロジェクトの規模が大きいと、他の部署の従業員と情報を共有して、仕事をすることもあるでしょう。
ですが、コミュニケーションが不足している職場では、従業員は、他の部署の従業員と理解を深めることがなく、用があるときしか、連絡を取りません。
そうなると、組織としての一体感が損なわれてしまいます。
悩みを打ち明けられる環境がない
コミュニケーション不足の改善方法とは？
コミュニケーション不足を解消する方法には、どのようなものがあるのかについて見てみましょう。
1on1ミーティングを行う
1on1ミーティングとは、部下や新人社員と1対1でする面談です。
上司と部下、管理職と新人社員など、さまざまな組み合わせで実施している企業があります。
業務中に直接話す機会が少なくても、じっくりと会話する機会をつくることで、部下は疑問や悩みを上司に伝えることができ、上司は部下が感じている課題を把握することができます。
評価面談ではないことを事前に伝えて、気軽に話し合うといいでしょう。
雑談をする
雑談は、従業員同士の親交を深める有効な手段です。
雑談をすることによって、相手に共感したり、業務に必要なスキルをもらうことができますため、関係が深くなり、業績向上が期待できるでしょう。
テレワークをしているのであれば、SNSやチャットアプリなどでコミュケーションをするのもいいでしょう。
フリーアドレス制度や情報共有ツールを導入
イベントを実施する
社内やチームでイベントを定期的に実施すると、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
例えば、新入社員の歓迎会やスポーツ大会、ゲーム大会などがあります。
場合によっては、従業員の家族なども交えながら交流を深めることで、お互いを深く知り、コミュニケーションが活性化しやすくなります。
シャッフルランチ
会社が、メンバーと店舗を決めて、違う部署の従業員同士でランチを取ることによって、スムーズなコミュニケーションがとれる風土を作りやすくなります。
このような機会を設けることは会社にとってプラスになるため、経費がかかっても、会社がランチ代を負担するといいでしょう。
まとめ