コラム

非同期コミュニケーションとは?非同期コミュニケーションを上手に活用し、生産性を高める方法

2023.04.29

現在、多くの企業で、テレワークを導入しています。

 

テレワークは、時間や場所に制約されないで、仕事をしたり、コミュニケーションが取れるのですが、その仕事の効率をさらに上げるポイントとなるのが、非同期コミュニケーションです。

 

今回は、非同期コミュニケーションの内容や注意点を解説します。

非同期コミュニケーションとは?

非同期コミュニケーションとは、MTeams、Slackのようなビジネスチャットツールを活用して、お互いが異なる時間でコミュニケーションを成立させることです。

 

相手と同じ時間を共有しないことから、非同期という言葉が使用されています。

 

効率的に仕事を進めていくには、リアルタイムではない非同期のコミュニケーションを取り入れることが重要です。

同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションの違いとは?

同期コミュニケーションとは、リアルタイムでされるコミュニケーションのことを指します。

 

複数の参加者が、対面、電話、チャットなどを通じて、お互いが同じタイミングでコミュニケーションをとります。

 

同期コミュニケーションの例としては、対面での打ち合わせ、WEB会議、雑談などが挙げられます。

 

非同期コミュニケーションは、送信者がメッセージを送信してから、受信者が返答するまでにタイムラグがあるコミュニケーションを指します。

 

非同期コミュニケーションは、対面ではないので、時間を空けておく必要がありません。

 

非同期コミュニケーションの例としては、メール、Asanaやbacklogなどのプロジェクト管理ツールへの書き込み、社内Wikiなどへの記載、Facebook Messenger、Twitterなどのダイレクトメッセージが挙げられます。

非同期コミュニケーションのメリットとは?

仕事の生産性を高める非同期コミュニケーションが普及してきていますが、どのようなメリットがあるのかについて解説します。

自分の都合で連絡したり、返信ができる

電話がかかってきたら、すぐに出て対応しなければいけませんが、メールやチャットは、すぐに対応することが前提とされていません。

 

そのため、自分の都合のいい時に、メッセージを送信したり、確認することができます。

 

やりとりを残せる

メールやチャットは、送信したメッセージが保存されます。

 

そのため、いつでもやり取りを見返すことができるので、ミスの回避につながり、伝えた・伝えていないといったトラブルを減らすことができます。

返答前に考える時間を取れる

対面などの同期コミュニケーションでは、その場で返答をしなければいけませんが、非同期コミュニケーションでは、メッセージを読んだ後に考えて回答できます。

 

意見を出さなければいけないときも心理的なプレッシャーや体調などのコンディションに左右されにくいため、実力や最善のパフォーマンスを発揮しやすくなります。

仕事を中断しなくて済む

同期コミュニケーションをすると、電話が頻繁にかかってきたり、他の従業員から話しかけられたりと作業を中断せざるをえない状況が多々あります。

 

ですが、非同期コミュニケーションを活用した職場では、自分が集中力を保てる環境になるため、作業を中断することなく、継続することができます。

 

集中力を持続させられるので、仕事のパフォーマンスの維持にもつながります。

インクルーシブな仕事になる

非同期で働くことは、時差のハードルがなくなるメリットがあります。

 

ビジネスは、24時間ずっと動いています。

 

ある特定のタイムゾーンの時間にあわせてコミュニケーションをすると、機能不全に陥ってしまいます。

 

取引先が海外であったり、海外に支社のある会社では、非同期で働くことは、タイムゾーンの壁を取り除き、グローバルに包括的な組織となるために必要でしょう。

非同期コミュニケーションを活用する際のポイントとは?

非同期コミュニケーションは、時間の自由が高いメリットがありますが、デメリットもあります。

 

そのため、非同期コミュニケーションだけにするのではなく、同期コミュニケーションと併用するのがいいでしょう。

 

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションをバランスよく組み合わせて、それぞれのデメリットを補い合い、ハイブリッドな活用をすることが重要です。

 

では、非同期コミュニケーションを活用する際のポイントについて解説します。

緊急性のある時は、電話にする

メールは、すぐに返信がもらえるツールではないため、相手から常にすばやい返答を得られるわけではありません。

 

緊急性の高い案件は、電話で、要件と急ぎである事を伝えて、内容については、チャットなどに情報を投稿して記録を残すようにしましょう。

情報共有をする

チャットは、チームごとに、グループを作成して、業務情報を共有することができます。

 

チーム全員で情報を共有することによって、チーム力を高め、共通認識のもとで効率的に仕事を進められます。

 

また、そうすることによって、誤った情報や改善すべき点が見つかりやすく、ミスの防止につながるでしょう。

対面式コミュニケーションも使う

非同期コミュニケーションだけにするのではなく、同期コミュニケーションとの使い分けをしましょう。

 

意見交換やディスカッションをする時や複雑な案件について話す場合は、同期コミュニケーションを取り入れた方が、話がスムーズに進みます。

 

同期コミュニケーションをすることによって、些細なニュアンスが相手に伝わったり、新たな意見が出てくるなどのメリットを期待できます。

ルールをつくる

チャットは仕事で使うため、プライベートなチャットとは異なります。

 

業務に関係ない話題は投稿しない、特定の人に話しかけるときはメンションをつけるといったように、仕事を効率化するという目的が疎かにならないように、ルールを設けて事前に周知しておくといいでしょう。

一方的に長文を送らない

チャットは、短いメッセージでやりとりをするのが一般的です。

 

1回の投稿で、たくさんの情報を書くと、内容が伝わりにくくなるだけでなく、一方的な印象を与えます。

 

情報量の多い話題を伝えるときは、ビデオ通話など別の手段を選択するといいでしょう。

リアクションを多めに取る

非同期コミュニケーションは、相手の表情や身振り手振りなどの非言語情報を読み取ることが困難です。

 

非言語コミュニケーションがされないことで、伝えたいことが伝わらなかったり、間違って伝わってしまうことがあるかもしれません。

 

そのため、非同期コミュニケーションをする際には、リアクションをきちんと取るなどして、相手に感情を積極的に伝えていくことが重要です。

まとめ

時間と場所に制約されない非同期コミュニケーションは、多くの企業に活用され、業務の効率に寄与しています。

 

テレワークや働き方の多様化が普及している現代では、従業員がストレスを感じにくく、集中力を妨げない情報共有の方法を取るといいでしょう。

 

時間に縛られないという非同期コミュニケーションのメリットを活かしながら、状況によって同期コミュニケーションをうまく取り入れていくことが大切です。

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