「どうして属人化が起こるんですか？」という声をよく聞きます。

属人化とは、特定の社員が担当している業務が、当人しかわからない状態になっていることです。

他の従業員がどんな業務に取り組んでいるのか、概要は把握していても、業務の細かい内容まではわからないことケースはよくあります。

属人化は、担当者が不在の時に業務が進まないというリスクがあります。

属人化の危険性は広く認知されており、多くの企業が業務の属人化を解消するために、業務標準化の施策を講じています。

企業の全体的な生産性や作業効率をあげるためにも、属人化のリスクを知って対策につなげましょう。

属人化とは、特定の業務が担当している一人の従業員しか、特定業務に関する手順や状況などの情報が把握できておらず、他の従業員と情報が共有されてない状態を指します。

属人化してしまうと、業務の質が低下したり生産性向上を阻害したりする要因として、多くの企業で問題視されています。

属人化の反対が、標準化です。

業務の標準化は、業務のやり方がマニュアル化され、誰でも同じように業務を行うことができる状態のことをいいます。

業務が属人化してしまうと、その人がいなければ仕事が止まってしまいます。

そのため、企業にとっては、属人化は解消すべき課題とされています。

属人化を防ぐためには、業務が属人化してしまう理由を理解しなければいけません。

業務が属人化する原因について見てみましょう。

高度な専門知識が求められる業務は、人材の採用や教育の難度が高く、組織の属人化になりがちです。

組織の新陳代謝が進まないと、業務の練度が増し、新入従業員の定着が難しくなることがあり、業務の独自性がより深まるという属人化のサイクルに陥る恐れがあります。

そのため、業務が、属人化状態で進行してしまうので、属人化への改善をしなかったり、属人化の問題に気づいていないという問題が生じてしまいます。

業務過多の状況では、日常業務に手一杯となり、情報共有まで手が回らないことがあります。

人手不足で、1人の従業員が業務を担当している場合、情報共有する従業員がおらず、業務標準化の必要性を感じにくいため、属人化の進行を早めてしまいます。

情報共有のシステムが十分整備されていないために、属人化が起こっているケースもあります。

情報共有を促す組織文化や評価制度などソフト面のシステムがどうなっているのかについて、注意しましょう。

個人成果が追求されている評価制度をしている場合、知識を独占して組織での優位なポジションを保ちたいと考える従業員がいるでしょう。

情報を共有し組織全体の底上げを目指す企業風土を作り、人事評価制度の確立する必要があります。

業務が属人化してしまうと、さまざまなデメリットが生じます。

どんなデメリットがあるかについて見てみましょう。

属人化した業務は、他の従業員から進捗を把握しにくいので、従業員は個別に動きがちです。

他の従業員がわからない業務ですと、問題が発生しても気づきにくいため、適切なマネジメントは難しいです。

このような問題が蓄積すると、業務停滞が生じて、非効率な業務遂行によるムダな長時間労働も発生しやすくなります。

生産性を向上させるには、業務の無駄を是正するための業務改善が必要です。

ですが、業務の属人化がされている職場では、マニュアルが整備されておらず、業務の標準化ができていません。

このような職場では、担当従業員だけが、業務内容を把握しているため、どこにどのような問題があるかが分からないという状況に陥ってしまい、生産性向上の取り組みが阻害されるでしょう。

業務が属人化している場合、サービス品質がバラバラになり、不安定になりやすいのもデメリットです。

顧客対応がバラバラになってしまうと、「前の担当者はやってくれたのに。。。」といったクレームに繋がりやすくなります。

業務が属人化することでサービス品質が不安定になることは、顧客の不安や不満につながり、顧客満足度を下げてしまうという恐れがあります。

業務のやり方が決まっていないと、適切な方法で業務を進めているかという判断がしづらいです。

属人化している状態では、上司でも部下の業務についてわからないため、従業員を適正に評価することができなくなってしまいます。

適正な評価ができなければ、従業員から不満が出てしまうでしょう。

属人化してしまうと、担当者しか、業務内容がわからないというブラックボックス化が起きやすくなります。

従業員の業務が適正に行われているかチェックすることができず、ミスが起こったとしても他の従業員にはわからないため、隠ぺいするなどの不正が行われてしまう可能性があるのです。

業務を適正に進めるためにも、属人化は解消されなければいけません。

では、属人化を解消するメリットについて見てみましょう。

属人化してしまうと、一部の従業員だけが業務を把握しているので、業務や商品・サービスの品質は上がらないため、業務の効率化が低下します。

属人化を解消し、業務を標準化することで、業務を効率化し、生産性を向上させる要因となるのです。

企業が成長し利益を出すには、業務の属人化を解消することが重要なのです。

業務が属人化していると、担当者が休んだり、退職してしまった場合、他の従業員は、業務の手順や内容が分からず、業務が止まってしまいます。

ですが、業務の属人化を解消し、標準化を進めていけば、他の従業員が、マニュアルを見て業務を進めることができます。

従業員の退職リスクや休職リスクに備えるためにも、属人化は解消しておくことが大切なのです。

属人化している業務のノウハウやスキルは、担当従業員だけのものになってしまっています。

ですが、業務を標準化し、ノウハウやスキルなどをチームで共有することで、他の従業員がノウハウやスキルを身に着けることができるようになり、チーム全体のスキルアップが実現できます。

そうなると、生産性が向上し、利益を生み出しやすくなるので、企業をより成長させることにも繋がります。

業務の属人化はさまざまな問題を生み、ビジネスを停滞させます。

属人化を解消すれば、労働環境の是正や生産性向上など、多くのビジネス課題の解決ができます。

業務標準化を効果的かつ効率的に進めるために、専門家の力を借りたり、最新ITやデジタル技術の導入を検討してみるのもいいでしょう。