上司とのコミュニケーションの課題とコミュニケーション不足の影響
2023.04.27
社内の業務を効率化させ、企業の業績向上のためには、経営者や上司と部下などの円滑な社内コミュニケーションは必要不可欠です。
ですが、社内コミュニケーションに課題を感じている人は多いでしょう。
そこで、今回は、上司とのコミュニケーション課題が生まれる原因を理解し、上司と部下の間でのコミュニケーション不足を解消する方法を解説します。
コミュニケーション課題の原因とは？
世代間ギャップ
上司と部下との間でコミュニケーションがうまくいかない原因として、世代間ギャップがあります。
経験や知識の違い
上司と部下では、仕事における経験や知識の量に差があることも、コミュニケーション課題が生じる原因です。
上司は、自分と部下には経験や知識に差があることを前提としてコミュニケーションを取らなければ、部下に言いたいことが正確に伝わりません。
上司の言っていることが理解できない、上司の指示が不明確という状況が続くと、部下はコミュニケーションに苦手意識を持ってしまいがちになります。
視点や捉え方の違い
言葉選びが適切ではない
コミュニケーション不足を解決するための方法とは？
社内コミュニケーション不足を解消する方法としては、従来のミーティングに代表される対面型とメールに代表される非対面型があります。
どんな方法があるか、見てみましょう。
相談しやすい雰囲気をつくる
上司が忙しい雰囲気を出していると、部下は声をかけられず相談ができなくなってしまいます。
部下に話しかけられたら作業の手を止めたりするなど、上司が相談しやすい雰囲気をつくることで、部下は相談や報告を積極的にするようになり、コミュニケーション不足によるミスを防ぐことができます。
さらに、上司とのコミュニケーションの頻度が多いほど、会社への好感度が高く、仕事へのやりがいを感じるという調査結果もあります。
相談しやすい雰囲気をつくり、コミュニケーションの頻度を増やせば、部下の意欲を高めることにもつながります。
個別ミーティングをする
業務でわからないことや悩み事があっても、気軽に相談することができず、孤独感や不安などのネガティブな感情を抱きやすくなりますので、部下の状態を把握するために、個別ミーティングをしましょう。
部下が抱えている問題を話せる場を設け、コミュニケーションを取る機会を増やすことで、モチベーションの低下や離職を防げるようになります。
ポジティブな言葉を使う
部下と話すときには、ポジティブな言葉を使うことを意識しましょう。
ポジティブな言葉を使うことで、お互いの気持ちが明るくなるからです。
また、部下を褒めることも大切です。
自分の行動に対して、褒めてもらえると、部下は、頑張ろうとポジティブに動くようになります。
挨拶や感謝の言葉を大切にする
出勤時や退勤時に挨拶をしたり、感謝の気持ちを言葉に出したりすることで、人間関係を良好にすることができます。
挨拶や感謝の言葉を大切にできている職場は、職場内の雰囲気もよくなり、コミュニケーションの活性化につながります。
部下のスケジュールやタスクを把握する
部下のスケジュールやタスクを把握できると、空き時間に個人面談や雑談がしやすく、コミュニケーションの頻度を上げられます。
また、上司のスケジュールを部下と共有しておくと、部下は相談しやすくなるでしょう。
上司と部下のスケジュールやタスクの共有は、業務の報連相を円滑に行うためにも有効です。
業務連絡を通じて、体調やメンタルヘルスを気遣うなど、コミュニケーションの幅を広げるきっかけにもなるでしょう。
お互いを知る努力をする
お互いの視点に立ってみる
部下とのコミュニケーション不足を解消するメリットとは？
部下とのコミュニケーション不足を解消すると、さまざまなメリットがあります。
どんなメリットがあるのか見ていきましょう。
会社の目標が定まる
部下とコミュニケーションを築くことは、部下の仕事に対する意欲の増幅、モチベーションアップにつながります。
目標遂行を目指して業務が動くようになると、目標達成率や生産性が上がるため、会社の目標も定まりやすくなります。
チームがステップアップしていくためにも、上司と部下間のコミュニケーションは必要不可欠です。
部下の成長につながる
コミュニケーションとは、会話をするのではなく、褒めたり、叱ったり、状況に応じて適切なコミュニケーションを図ることです。
そうすることで、部下の考える力や問題解決力は向上します。
リーダーシップを発揮する有能な部下を育成するためにも、部下の成長を促すコミュニケーションが重要です。
離職率の低下につながる
コミュニケーションの多い職場は、生産性向上など業務面のメリットだけでなく、居心地の良さが生まれます。
安定して業務に集中できるような職場は、部下の離職率を下げ、継続就業率を高められるでしょう。
また、優秀な部下を育成できると、会社と同じ志を持った次世代のリーダーが生まれます。
まとめ
良好なコミュニケーションは、職場の雰囲気を明るくし、業務効率を上げるだけでなく、従業員の成長も促進させます。
上司と部下が良好なコミュニケーションをするためには、世代も価値観も異なる二人が歩み寄り、信頼関係を構築することが必要です。
日頃からコミュニケーションの取り方を意識し、長期的な目線でコミュニケーション力を高めていきましょう。