IT化とは？
2023.02.20
IT化という言葉が聞かれてずいぶん経ちますが、IT化という言葉では、イメージがわかず、どうすればいいのかわからないという声をよく聞きます。
そこで、今回は、IT化について解説します。
IT化とは？
まず、IT化とは、IT技術を活用し、アナログでしていた作業をデジタルで作業をすることに移行することです。
働き方改革が推進されていることや少子高齢化による人手不足に対応するために、IT化が必要とされています。
IT化によって、今までアナログでおこなっていた作業を自動化したり、より効率的に作業できるように改善することで、業務効率アップや人件費削減などのメリットが期待できます。
どの業界においても人手不足が課題となっており、IT化をする必要があると言えるでしょう。
業務の一部にシステムを取り入れても、課題が解決しなければ、IT化が適切に行われていない状態に陥っています。
適切なIT化を進めるためには、IT化が目的なのではなく、IT化によって、どんな目的を成し遂げたいのかを明確にする必要があります。
IT化のメリットとは？
では、IT化をすると、どんなメリットがあるのか見ていきましょう。
業務効率化と生産性の向上
業務フローを洗い出し、ITツールやシステムを取り入れると、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
多様な働き方の実現
テレワークなど働き方改革が推進されていますが、IT化を適切に進めると、従業員の離職を防いだり、遠隔地にいる有能な人材を確保することが可能になります。
人手不足問題の解消
アナログでしていた業務をIT化することで、業務を減らすことができれば、人手不足の解消につながります。
従業員数が少なくても業務をしていくことができるため、業務の可能性を広げることができます。
IT化のデメリットとは？
このように業務がIT化をすると、さまざまなメリットがありますが、デメリットもあります。
では、次に、デメリットについて解説します。
コストと時間がかかる
IT化することによって、デバイスやシステムを購入しなければならず、コストがかかります。
また、アナログ業務をデジタル業務に移行するには、業務フローの洗い出しをしたり、導入するシステムを選ぶのに、時間が必要となります。
セキュリティ対策
紙媒体によるアナログ業務をしている場合、書類を社外に持ち出さなければ、情報の流出は起こりにくいです。
ですが、業務をIT化した場合、データの持ち出しだけでなく、ウイルス感染に対する対策やパスワード・アカウント管理など、セキュリティ対策をしなければいけません。
専門的な知識が必要となる
IT化をより効果的に進めたい場合、IT知識を持った人材が必要になりますが、IT人材の不足は大きな課題となっており、有能な人材を確保することはなかなか難しい状況です。
IT知識が必要な作業は、外部企業に発注するなどの方法を検討するのもいいでしょう。
IT化とは、ITに必要なツールやシステムを導入することではなく、IT化する明確な目的を持って、IT化を適切に進めていかないと、業務効率アップなどのメリットが生じにくいです。
IT化の進め方とは？
では、どのようにIT化を進めればいいのかを見ていきましょう。
どの業務をIT化するかを決める
全業務を一度にIT化をしてしまうと、現場が混乱してしまい、業務が滞ってしまいます。
どの業務がIT化に適しているのかを考えて、IT化に適している業務から、少しずつIT化を導入していきましょう。
ある業務で、IT化の効果が見られたら、他の業務にもIT化を導入するといいでしょう。
自社のＩＴ化に適しているツールやシステムを選ぶ
IT化する業務が決まったら、自社のＩＴ化にあったツールやシステムを選びましょう。
自社のＩＴ化にあったツールやシステムを選ぶためには、業務フローの洗い出しがしっかりする必要があります。
従業員にIT教育をする
従業員の中には、ITに苦手意識のある人や慣れていない人がいるかもしれませんので、IT化の導入にあたって、従業員にIT教育をする必要があります。
それと同時に、データ流出やウイルス感染といったIT化によるリスクを減らすために、セキュリティ教育をする必要があります。
まとめ
IT化するには、ITを導入しやすい一部の業務に絞って、ITに慣れていない従業員でも操作できるツールを導入するといいでしょう。
ITに慣れていない従業員は、IT化という変化に対して抵抗を感じることもあるでしょう。
そのため、IT化は、アナログ業務の負担を減らせる業務から、少しずつ段階的にＩＴ化を進め、従業員が抵抗なく、デジタル業務に取り組めるようにするといいでしょう。
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