承認フローの見直しで業務効率を改善
2023.04.20
ビジネスでは、承認を必要とする業務がよくあります。
従来、企業では、1つの承認について、書類を作成し、押印による決裁がされてきました。.
ですが、承認者が変わったり、承認ルートが違うことがあるなど、業務負担が出てしまっているケースがよく見受けられます。
業務を迅速にし、効率化を図るためには、承認フローの状況を見直す必要があります。
今回は、承認フローにおける問題点やシステムを導入するメリットについて紹介します。
承認フローとは？
担当者が業務を進める時に、権限を持つ上司など管理者の許可（承認）が必要になることがあります。
このように、担当者が上司に申請をし、上司がそれを承認して決裁が完了する一連の流れを、承認フローと呼びます。
これまでの承認フローでは、申請者となる担当者が申請書類を作成し、承認権限を持つ上司が承認をして、押印するという形が一般的でした。
ですが、この方法にはさまざまな問題があるため、多くの企業が、承認フローのシステム化を進めています。
承認フローの申請側の問題点とは？
これまでの承認フローには、申請側から見て、どのような問題点があったのかについて見てみましょう。
書類の作成に時間がかかる
承認フローは、申請者による書類の作成から始まります。
申請者は、申請する時期や承認者の変更といった状況によって、同じ内容であっても、毎回、同様の書類を作成します。
その都度、氏名、部署、申請理由など記入し、承認フローに回す必要があります。
書式や承認ルートが異なることがある
承認フローでは、対象によって書式と承認ルートが異なることがあります。
書式は、複数あるため、書式を間違えた場合、書類を作り直さなければいけません。
追加の承認が必要になった場合、全ての管理者に回覧しなければいけないこともあり、申請の内容によって承認ルートがその都度変わることがあります。
このような書式や承認ルートの複雑化は、申請者にとっての負担になります。
進捗がわからない
承認のプロセスがどこまで進んでいるのかがわからないので、業務を先に進められないという問題があります。
また、承認が遅くて、タイミングがずれてしまって、ビジネスチャンスを逃すといったリスクも起こりえます。
承認フローの管理者側の問題点とは？
次に、承認フローの管理者側の問題点について見てみましょう。
申請と承認のルール作りが必要
申請の内容や重要度によって承認フローは異なりますので、管理者は、申請と承認のルールを策定しなければいけません。
必要に応じて、新しいルールを設定したり、見直しをする必要もありますので、管理にとっては、負担になるでしょう。
承認後の書類管理に手間とコストがかかる
紙の申請書に押印する場合、書類をファイリングしたり、仕分けをしたりしなければいけないので、承認や決裁後の書類の管理に手間がかかります。
また、書類を保管するための保管庫も必要になり、コストがかかります。
進捗がわからない
承認フローの進捗がわからないことは、管理者にとってもデメリットになります。
業務の遅れや不正につながってしまう場合があるからです。
適切に承認フローを進めるためには、管理者にとっても進捗管理が必要です。
承認フローの問題点を改善する方法とは？
これまでの承認フローには、上記のような問題点があります。
承認フローを可視化したり、承認フローをシステム化することによって、これらの問題を解決できます。
承認フローが可視化されれば、進捗だけでなく、申請内容によって異なる承認ルートや書式をわかるようになり、業務を迅速に進めることができます。
また、システム化による作業の自動化や書類のデータ管理もできますので、申請者と管理者双方にとっての問題の解決に繋がります。
承認フローシステムとは？
承認フローの問題を解決し、業務を効率的にするには、承認フローの可視化とシステム化をするといいでしょう。
これを実現するのが、承認フローシステム（ワークフローシステム・電子稟議システム）です。
承認フローシステムとは、承認フローを一括管理するWebシステムのことで、これまでの紙による申請や承認をデータ化して、書類作成、申請と承認、書類保管といった一連の業務をシステム上で完結させることができます。
このシステムは、承認フローや進捗を可視化でき、決裁後の書類は、データとしてシステム内に保管され、必要な時に見直すこともできます。
承認フローシステムを導入するメリットとは？
では、承認フローシステムを導入するメリットについて見てみましょう。
業務効率の向上
承認フローシステムを導入すると、承認フローを見直しすることにより、二重チェックができたり、重複した申請処理がわかり、業務の無駄を排除することになります。
承認フローが可視化されることによって、随時、処理状況が確認できるようになるため、進捗を把握しやすくなり、業務の停滞を回避できます。
さらに、必要な書類が探しやすいため、書式の間違いを減らせます。
コスト削減
承認フローシステムでは、全ての申請と承認をデータでします。
データはシステム内に保管できるので、これまで必要だったの紙資料のスペースは不要になります。
また、紙代や印刷代、書類保管にかかっていた人的コストも削減できます。
働き方の多様化
承認がシステム化されていれば、パソコンやスマートフォンを通して、自宅でも仕事ができますので、承認者がオフィスにいなくても業務を進められます。
紙の書類のように、承認者がオフィスにいなければ押印できず、業務が進まないという事態を避けることができます。
内部統制の強化
承認フローシステムの導入は、内部統制の強化にも役立ちます。
承認フローシステムによって、承認フローが進めれば、ミスや不正は起こりにくくなりますし、一部の管理者にアクセス権限を与えることによって、情報のセキュリティが高まります。
まとめ
承認フローシステムを導入すると、承認フローを可視化できるメリットがあります。
そのため、このシステムを活用すれば、承認フローのさまざまな問題を解決でき、業務を効率的に進められるでしょう。
業務上の課題を解決するためには、システムを活用するのがいいでしょう。
自社に合ったシステムを導入して、業務効率化を目指しましょう。