近年、企業だけでなく行政においても、デジタル化の推進が求められています。

業務やビジネスのデジタル化によって、業務効率化や生産性の向上などさまざまなメリットが得られるため、デジタル化の推進は、必須と言えるでしょう。

今回は、そんなデジタル化の意味や必要性についてご紹介します。

デジタル化とは、ITの進化により、ヒト・モノ・コトの情報がつながることで、競争優位性の高い新たなサービスやビジネスモデルを実現することやプロセスの高度化を実現することを指します。

従来、紙を使って行っていた稟議をワークフローシステムで行うようにしたり、文書の電子化を進めてペーパーレスを実現するなど、デジタル技術によって、今まで人が行っていた業務などを効率化したり、新しい付加価値をつけた製品を生み出しています。

世界規模で、デジタル化は急速に進んでおり、誰もがスマートフォンなどを所持しており、デジタル技術が身近なものとなりました。

このようなデジタル社会に対応するために、企業にはデジタル化が求められています。

デジタル化の話をしていると、「2025年の崖」という言葉をよく聞きます。

2025年の崖とは、日本企業におけるデジタルトランスフォーメーションの現状について、経済産業省による報告に記載されたものですが、日本のデジタル化の遅れに対して、警鐘を鳴らす意味でも使われています。

経済産業省の報告によると、日本企業におけるデジタルトランスフォーメーションがうまく進まない場合、2025年以降、1年間に最大12兆円といった巨額の経済損失が生じる可能性があるとのことです。

デジタルトランスフォーメーションを急速に推進していかなければいけない現在、デジタルトランスフォーメーションの入り口となるデジタル化は、企業にとって、早急に取り組むべきことであると言えます。

IT化とは、情報技術を活用して業務効率化などを実現することを指します。

従来、会議で情報共有や伝達などを行っていたところをチャットに変えたり、紙資料で管理していたプロジェクト管理をツールで行うようにすることです。

IT化は、デジタル化を実現するための手段で、ITツールを導入することによってデジタル化が実現し、業務効率化につながります。

デジタル化を実現する企業は増えていますが、業種によってデジタル化の意識の差があります。

BtoC企業とBtoB企業とでは、大きな差があります。

ネットショップを運営する企業が出てきたことによって、小売業界の実店舗は、売り上げが減ったため、デジタルディスラプターへの危機感があります。

ですが、BtoBの企業と取引をする製造業などはデジタルディスラプターが見えにくいので、デジタル化の推進が遅れている現状があります。

企業がデジタル化の推進をすると、さまざまなメリットがあります。

デジタル化の必要性について、解説します。

アナログ手法で取り組んでいた業務をデジタル化することは、業務効率化につながります。

例えば、これまでしていた会議室でのミーティングを、Web会議にすると、従業員が会議室に集まる必要がなくなり、移動時間のロスを削減できます。

業務の効率化によってコスト削減も期待できます。

効率的に業務を遂行できる環境が整えば、少ない従業員で業務に取り組めるので、人件費の削減にもつながります。

少子高齢化は、深刻な社会問題となっています。

労働人口は、今後ますます減少するため、多くの企業が人材不足に陥る可能性があります。

このような状況であっても、従来と同じ生産性を実現するには、人材の活用の仕方を考える必要があります。

テレワークを導すれば、育児や介護などで自宅でしか働けない人材を戦力として確保することができるでしょう。

デジタル化によって、情報を一元的に管理できるようになるメリットがあります。

さまざまな情報が社内に散在している場合、必要なときに必要な情報をすぐに取得できないという不都合がよく生じていました。

ですが、デジタル化によって、一元的な情報管理をすることができれば、従業員はスムーズに情報を得ることができます。

また、データを1箇所に集めて分析することによって、マーケティングやプロモーションに活かすといったこともできるでしょう。

ただ単にデジタル化を進めようとすると、失敗してしまうリスクがあります。

どのようにデジタル化を進めればいいかについて、見てみましょう。

デジタル化は、現状分析するところから始めましょう。

どのような課題があるのか、何を実現したいのかなどを明確にする必要があります。

というのも、目的や課題によって導入すべきツールやシステムが違ってくるからです。

どのような課題があるのか洗い出して、その中から、デジタル化で解決できるものを絞り込みます。

課題の重要度を踏まえて、優先順位を決めてから、目的達成や課題の解決に適したツールを選ぶといいでしょう。

ツールを選ぶ時には、従業員のITリテラシーも考えなければいけません。

ITリテラシーが低い従業員に、操作が難しいツールを導入してしまうと、使いこなせませんので、自社にあったシステムを選びましょう。

デジタル化推進において、セキュリティ対策は必須事項です。

クラウドのシステムを利用する場合は、パスワードやユーザー権限の設定を厳密にすることが必要です。

セキュリティ対策がしっかりされているツールの選定やウイルス対策ソフトの導入だけでなく、社内でセキュリティに関する研修をして、従業員のセキュリティ意識を高めることも大切です。

ツールの導入は、スタート地点です。

ツールを導入して運用を開始した後、必ずデジタル化よって、効果が出ているか業確認する必要があります。

効果測定を行わないと、ツール導入によってどの程度の効果が表れているかがわからないからです。

ツールを導入後に、業務効率化の効果が表れていないのなら、何らかの問題があるのかもしれません。

その場合、問題点を把握し、改善し、再度検証し、PDCAサイクルを回しながら、ブラッシュアップするといいでしょう。

デジタル化によって、新たなビジネスモデルを生み出すことができます。

適切なデジタル化をすることによって、業務効率化や生産性の向上などが実現します。

適切にデジタル化を進めるためには、自社の現状を分析し、自社に合ったツールを選定することが非常に大切です。