コミュニケーション不足の原因とそれを解消する方法
2023.04.20
「コミュニケーション不足で、報連相がうまくいってない」といった問題に直面していませんか？
社内でのコミュニケーションがうまくいかないことが原因で、大きなトラブルになってしまうことがあります。
テレワークなどの新しい働き方が導入され、従業員がオンラインでコミュニケーションをとる機会も増えてきており、社内コミュニケーションの形が大きく変化している現在、業務が効率的に進むようにするためには、社内コミュニケーション不足への対処がより一層重要になっています。
今回は、コミュニケーション不足への具体的な解決方法や対策するメリットについて解説します。
社内でコミュニケーション不足が発生する原因とは？
社内でコミュニケーション不足に陥る原因について解説します。
社内コミュニケーション不足の原因を明らかにし、問題解決の糸口にしましょう。
横のコミュニケーションが取りにくい
横のコミュニケーションとは、同僚同士や部署間で行うコミュニケーションのことです。
営業活動をメインにしている企業や、全国のいろいろな所に支社が点在している場合、従業員同士が、会って話をする機会が少ないため、職場のコミュニケーションがほとんどないケースがあります。
他の部署や他の支社のメンバーのことを知っていると、コミュニケーションは、より取りやすくなります。
部署間での縦割り意識が強いと、他の部署の仕事に対して関わりにくい雰囲気が流れ、部署間の連携が阻害されてしまいます。
とくに、部署間での協力が必要となる規模の大きいプロジェクトでは、コミュニケーション不足に陥ると目標の達成が不可能となるケースが考えられます。
縦のコミュニケーションが取りにくい
縦のコミュニケーションとは、上司や部下、経営陣や管理職と従業員との間で行うコミュニケーションのことです。
縦のコミュニケーションが不足していると、上司と部下の考え方や認識にズレが生じます。
チーム内で認識の差があると、足並みが崩れてしまい、大きなトラブルへ発展する恐れがあります。
連絡手段の問題
近年、コミュニケーション手段が非常に増え、メールだけでなく、チャットやオンライン会議などさまざまなコミュニケーションツールが選択できるようになりました。
ですが、複数のツールが混在し、コミュニケーションツールがまとめられていないことがあります。
チームや部署によって利用するツールが異なっていると、非常に不便で、情報の共有がしにくくなります。
コミュニケーションに過度な手間がかかると、重要な連絡以外は使わなくなるため、コミュニケーションが減ってしまいます。
社内でコミュニケーションが不足すると、どんな問題が起こるのか
社内でのコミュニケーションが不足していると、どのような問題につながるのかを知っておくことは重要です。
では、社内コミュニケーション不足が引き起こす問題について見てみましょう。
ミスが起こりやすい
離職者が増える
社内コミュニケーションが不足すると、サプライズ退職が増加する恐れがあります。
コミュニケーション不足のせいで、従業員同士の意思疎通がうまくいかず、仕事の相談などをしづらくなるからです。
退職を決める理由の多くは人間関係だと言われていますので、コミュニケーション不足は、退職につながりやすいと認識しておくことが必要でしょう。
退職を考えている従業員は、上司に相談しないで退職をしてしまうことが多々ありますので、企業からすると、サプライズ退職となってしまいます。
スムーズに業務が進まなくなる
社内コミュニケーションが不足すると、以下のような業務停滞を引き起こします。
・コミュニケーション不足のため、必要な情報を伝えておらず、それによりトラブルが発生してしまう。
・コミュニケーション不足のため、従業員間で情報共有ができておらず、仕事が属人化してしまう。
・コミュニケーション不足のため、経営陣と従業員の意見や認識に違いやズレが出てしまい、業務が非効率的になってしまう。
企業は、従業員のスキルを結集して、ビジネスを進めなければいけないため。社内のコミュニケーションが不足していると、企業の成長は期待できないでしょう。
コンプライアンス違反につながる
社内コミュニケーション不足の解決策とは？
コミュニケーション不足は、さまざまな問題を生じることがわかりました。
では、コミュニケーション不足を解消する方法をご紹介します。
1on1ミーティングの実施
社内コミュニケーションツールの導入
斜めの関係が作れるようにする
上司と部下の関係は縦の関係、同期や同僚などを横の関係とすると、直属ではない上司や、異なる部署の社員との関係は斜めの関係と言えます。
縦と横だけでなく、斜めの関係も意識しながらコミュニケーションをすると、従業員同士が多方面でつながり、コミュニケーションを増やすことができるでしょう。
斜めの関係をつくるためには、社内イベントや社内SNSなどに取り組むことといいでしょう。
まとめ
社内でのコミュニケーション不足は、会社の雰囲気が悪くなるだけでなく、離職率増加や業務低下など経営に深刻な影響を与えます。
コミュニケーション不足があるのであれば、社内SNSや社内掲示版をうまく活用して、社内コミュニケーションを活性化させ、早めの対策を取りましょう。