テキストコミュニケーションとは？
2023.04.17
テレワークの普及により、メールやチャットでのテキストコミュニケーションの機会が増えました。
話せばすぐ伝わるのにメールだとなかなかうま伝わらないという声をよく聞きます。
今回は、テキストコミュニケーションの注意すべきことなどをご紹介します。
テキストコミュニケーションとは？
テキストコミュニケーションのメリットとは？
テキストコミュニケーションは、送信内容が記録として残るのが大きなメリットです。
対面コミュニケーションや電話では、話した内容の記録が残らず、「言った言わない」の問題になってしまうこともあります。
2.送信者の都合でメールを送信し、受信者の都合でメールを確認できる
受信者は、自分の都合でメールを確認できるので、送信者は、送信時間や受信者の都合を気にしないで、メールを送れます。
3.送信前に内容をチェックできる
対面コミュニケーションや電話では、話してはいけないことを話してしまった場合、取返しがつきませんが、テキストコミュニケーションは、送信前に、余計なことを書いてないかなど、内容をチェックできるので、コミュニケーションで起こりうるトラブルを回避しやすいでしょう。
4.複数の人に一斉で送信できる
対面コミュニケーションや電話では、場合によっては、同じ内容のことを、一度に複数の人に伝えることができませんが、テキストコミュニケーションは、一度に、複数の人に同じ内容のことを伝えれるので、非常に効率がいいです。
テキストコミュニケーションのデメリットとは？
対面コミュニケーションや電話では、相手の表情や声の調子で相手の感情を推察することができました。
ですが、テキストコミュニケーションは、文字だけで気持ちを伝えなければいけませんので、誤解が生じる危険性があります。
2.リアルタイムの会話が成立しづらい
受信者の都合でメール内容を確認できるテキストコミュニケーションは、送信者の都合に合わせたやり取りができないので、即時性に劣ると言えるでしょう。
3.緊急時には向かない
テキストコミュニケーショは、受信者主導のため、受信者がメールに気づかなかったら、コミュニケーションができないので、緊急時には向かないと言えるでしょう。
テキストコミュニケーションを使いこなすポイントとは？
テキストコミュニケーションによって仕事をスムーズに進めるための活用のポイントをご紹介します。
伝えたい目的を書く
ビジネスでのやりとりには、明確な目的があります。
テキストコミュニケーションでは、目的、つまり伝えたい核心を書くことで、受信者は、送信者がいいたいことを把握できます。
ビジネスでの簡潔な文章とは、短い文章ではなく、核心が最初に書いてある文章です。
最後まで読まないと結論や目的がわからない文章は、読み手のストレスになります。結論や目的を読む前に疲れてしまったり、文章の意図を整理できず困惑させてしまうでしょう。
最初に、文章の最も伝えたいことを伝え、そのあとに理由や根拠、過程を伝えることで、読み手もスムーズに理解できます。
5w1hを意識する
5w1hとは「誰が、なぜ、何を、いつ、どこで、どのように」という伝達事項のポイントをまとめたフレームワークです。
これを明確に伝えることで、テキストコミュニケーションにおける誤解を減らせます。
テキストコミュニケーションでは、主語が抜けることがよくありますので、注意しましょう。
伝えるべき情報は、最初から明確に記載することによって、少ないやりとりでも済むようにすることが必要でしょう。
一文を長くしない
具体的に伝えることが重要である一方、丁寧に伝えようとするあまり一文が長くなりすぎるのもよくありません。
読解に時間がかかるため、迅速なコミュニケーションには向かないため、関係のない言葉は書かずに、一文を短くするように工夫しましょう。
限られた業務時間で効率的に対応するためには、少ない文字数で確実に要件を伝えるテキストコミュニケーションが重要です。
改行・句読点・箇条書きを効果的に使う
読みやすいように視認性を高めることも、テキストコミュニケーションでは重要です。
句読点や改行のない長々とした文章では、読みにくくコミュニケーションの質が低下します。
適度に改行したり、句読点を入れたりするだけでも、かなり読みやすくなります。
過去のやりとりを引用する
内容が曖昧にならないようにする
まとめ
テキストコミュニケーションのメリット・デメリット、注意すべきことについて紹介しました。
対面コミュニケーションや電話は非常に違うため、慣れないと、不便に感じる人もいるでしょう。
ですが、相手への伝え方を意識することで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
テレワークが普及している現在、テキストコミュニケーションは、より重視されてくるでしょう。