ビジネスメールのルールやマナーを紹介
2023.04.13
ほとんどの企業で、社内の従業員間や取引先との連絡手段として、メールを利用しています。
ですが、どこまで返信を続けたらいいのか分からないと思ったことはありませんか？
メールでのやりとりに不安に感じている方でも、ビジネスメールのマナーを知っておけば心配ないでしょう。
自分の評価を悪くしないために、返信のポイントも押さえておくと安心です。
メールはビジネスに必須のツールであるといえますが、ビジネスメールをうまく活用するためには、返信のルールやマナーを知っておかなければなりません。
今回は、メールの基本的なマナーを紹介します。
ビジネスメールの返信で起こる不安とは？
ビジネスメールの返信はどこまでするのか？
では、メールの返信を終えるタイミングについてご紹介します。
送信者がメールを終わらせる
文末に注目
メールの文末に、「不明点がございましたら、ご連絡下さい」「こちらからご連絡させていただきます」といった文言がある場合には、返信の必要はないでしょう。
自分からメールをする場合にも、このような締めくくりの一文を文末に添えると分かりやすく、丁寧な印象を与えることができます。
「返信不要です」メールへの返信は場合による
メールの文中に、返信不要といった旨の記載があっても、自分で返信の必要があると判断した場合は返信したほうがいい場合もあります。
相手から返信不要の旨のメールがきたという理由だけで返信をしないでいると、担当者の心証を悪くしてしまう可能性もありますので、自分でしっかり判断をして、必要があれば返信をするのがいいでしょう。
やりとりは1往復半
ビジネスメールでは、1往復半でやりとりを完結させるのが理想とされる傾向があります。
メールが来る
↓
返信をする
↓
返信に対してメールが送られてくる
この3ステップでやりとりを完結させることができる場合、これを目標にするといいでしょう。
担当者の立場に立って、できるだけ少ないやりとりでメールを完結できるように、用件を簡潔に分かりやすく書くことを心がけてみましょう。
ビジネスメールにおけるマナーとは？
ビジネスメールの返信ルールをチェックしておきましょう。
メールの返信は翌日までに
メールのマナーが守られていても、ビジネスでは、メールの返信スピードは非常に重視されますので、返信が遅いのはよくありません。
ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。
返信の件名で「Re:」が多くなったら、1つにする
ビジネスメールでは、メールの内容がわかる件名にすることが基本です。
返信の場合は、特定の要件の返信だとわかるように「Re:」をつけたまま返信しましょう。
返信が続き、デフォルトの件名で「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにまとめた方がいいでしょう。
自分が「Cc」のメールへの返信には一言メッセージを入れる
「>」「>>」を引用マークを活用する
返信のメールを書く時には、相手のメールを抜粋引用するのも基本です。
抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらいので、相手がメールを読んだ時に、「これはどの内容についての回答なのか？」とわからなくなってしまうことがあります。
そのような手間をかけさせないためにも、「>」「>>」といったマークを文頭に置いて、適度な抜粋引用を活用しましょう。
引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するのもいいでしょう。
定型文は必ず挿入
絵文字や顔文字は使わない
まとめ
今回は、ビジネスメールの基本ルールについて、ご紹介しました。
メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがありますので、メールの正しい書き方やマナーを押さえて、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応ができるようになりましょう。