書類を電子化するメリットとは？効率的に進めるステップについて解説
2023.04.13
テレワークを導入する企業が急激に増え、それによって、近年は、紙の文書を電子化して管理するのが一般的となりました。
とはいっても、昔ながらの紙の文化がいまだに根強く残っており、電子化の導入に時間やコストがかかる、導入後の運用が難しいといった印象が先行しており、紙の文書の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書を電子化するメリットや手順について解説します。
文書の電子化とは？
文書の電子化とは、紙で管理していた文章をデータにして、ツールを使って管理することを意味します。
文書の電子化の目的は、情報を探すのに資料保管庫まで取りに行って探す手間がかかる、紙書類の紛失による情報漏洩のリスクがある、資料保管庫が必要となるといった、紙書類の管理によるデメリットを防ぐことにあります。
書類を電子化するメリットとは？
書類を電子化するメリットについて見てみましょう。
業務の効率化
紙と印刷のコストを削減
書類の紛失や劣化を防止
環境に優しい
電子化できる書類とは？
電子化した方がいい書類について見てみましょう。
契約書
請求書
提案書
書類の電子化における注意点とは？
電子化システムの導入手順
電子化システムを導入する手順をについて解説します。
電子化する書類の決定
電子化システムを導入するにあたって、業務上の理由や取引先のとの規約などの理由で、電子文書化すべきでない書類がありますので、まず、電子化する書類を決定しなければいけません。
使われていない書類は、電子化する必要はなく、廃棄すべきものもあるでしょう。
そのような書類を最初に整理して、無駄な手間を省き、電子化された文書のデータ量を最適化しましょう。
管理体制の構築
ファイル名の決め方やタグの付け方などのルールを決めておくことで、情報を検索しやすい環境を整えましょう。
運用ルールの制定
電子化された書類は、適切な運用ルールに則って管理される必要があります。
文書データは定期的な更新が必要になることがあるため、最新のデータにアクセスできる環境を整えておくことが求められますので、データのメンテナンス方法を社内でルール化するといいでしょう。
セキュリティ
電子化された書類は、管理者や部署など権限によってアクセスできる範囲に制限をかけることが可能です。
このように情報公開範囲を最初に規定しておくことで、情報の内部リークといった機密情報の漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
データへのアクセス権を絞ることは、情報セキュリティ対策にとって必要な措置です。
まとめ
電子化システムを導入することで、オフィスのスペースを有効に使えるようになったり、業務効率の改善にもつながります。
導入時は、コストがかかりますが、将来的な業務効率を考慮すると、メリットの方が大きくなるでしょう。
導入手順やメリットなどを参考に、電子化システムの運用を始めてみてはいかがでしょうか。