テレカンとは？メリットや注意点を解説
2023.04.08
テレカンは、働き方改革に伴う多様なワークスタイルに対応する上で重要な役割を持つものです。
今回は、テレカンのメリットとデメリットなどについて解説します。
テレカンとは？
テレカン・電話会議とは？
テレカンの中では、唯一音声だけでやり取りするツールです。
サービス会社に申し込み、手持ちの固定電話や携帯電話を使って行いますので、初期費用はほとんどかかりません。
料金プランはサービス会社によって違います。
サービス会社に申し込むとPINと呼ばれる暗証番号が設定され、参加者は自分の電話機からPINを入力することで電話会議に参加することができます。
基本料金に、利用時間に応じた通話料を加算したものが、一般的な利用料金です。
電話会議の実施方法
・コールイン方式：会議参加者が個々に所定の電話番号(アクセス番号)に電話をかける
・コールアウト方式：主催者が参加者全員を呼び出す
電話会議のメリット
電話会議のデメリット
視覚情報がない音声のみの電話会議では、参加者の表情や振る舞いが分からないので、微妙なニュアンスが汲み取りづらい可能性があります。
参加者が多い会議の場合、誰が発言しているのか分からないこともあります。
会議を円滑に進めるためには、発言する前に自分の名前を名乗るなどの工夫をするといいでしょう。
テレカン・テレビ会議とは？
音声のみのコミュニケーションに限定され、電話会議のデメリットを補う形で生まれたのがテレビ会議です。
テレビ会議専用の機器や高品質な通信を行うための専用回線を用いるのが一般的です。
テレビ会議の実施方法
テレビ会議には、専用の機材・システム・回線が必要です。
必要機材をそろえて、会議を実施する場所に設置して、参加者が集まって会議をします。
会議の時は、機材の操作が分かる人がいる方がスムーズにいきます。.
ですが、遠隔操作できるシステムがあるので、必要に応じて遠隔操作できるシステムを活用するのもいいでしょう。
テレビ会議のメリット
テレビ会議に使われるシステムは、遠隔会議専用のものなので高性能です。
カメラは、ズームに対応しており、自動で音声を追尾できる機種もあります。
リモコンやタッチパネルで操作でき、画面が見やすいことがメリットです。
また、使用する回線が安定しているので、画像や音声が非常にいいです。
テレビ会議のデメリット
テレカン・Web会議とは？
ウェブ会議は、インターネット回線、パソコンやスマートフォンなどの端末、ウェブ会議用のシステムやアプリを用いるのが一般的です。
テレワークを導入している多くの企業で利用されているテレカンです。
映像と音声によるコミュニケーションですが、専用回線や専用機器は必要なく、通常のインターネット回線とパソコンやスマートフォンを使いますので、より手軽に導入できます。
Web会議の実施方法
パソコンやスマートフォンなどで、専用アプリとソフトをダウンロードし、アカウントを作成します。
Web会議を開催する時は、主催者が参加者に招待URLを送付し、参加者はそのURLをクリックすることで会議に参加できます。
Web会議のメリット
ウェブ会議は、インターネット回線とパソコンがあれば、テレカン環境を簡単に整えられるため、コストをかけずに導入できます。
パソコン、スマートフォンやタブレットでも利用できるので、外出先でもテレカンに参加できますし、会議中にファイル共有や画面共有ができる点も大きなメリットです。
Web会議のデメリット
ウェブ会議は、インターネット回線を使うため、場所によっては通信が安定しないことがあります。
また、大人数が参加する会議では、映像や音声に不具合が生じる可能性が高くなることがあります。
テレカンを行う際の注意点とは？
テレカンを行う際の注意点について解説します。
システムの動作確認を事前に行う
テレカンに必要な環境を整備し、動作確認をあらかじめ行いましょう。
使用ソフトやアプリのダウンロードや設定などをしておく、照明やイヤホンなどの便利なグッズを容易しておきます。
会議の遅れや中断を招かないための対策も必要です。
会議に最低限必要な機能を使えるようにし、システムの接続や通信状況の動作確認をしておく必要があるでしょう。
資料を事前に共有する
マナーを守る
まとめ
テレワークが普及した昨今。テレカンは、欠かせないツールの１つです。
導入する時には、ツールの特徴やメリット・デメリット、注意点を踏まえて、快適でスムーズなテレカンを行いましょう。