情報共有アプリとは？メリットなどをご紹介
2023.04.08
情報共有は、仕事の基本です。
企業や組織内での情報共有には、メールや電話などのツールが一般的ですが、テレワークの実施や業務効率化のために、情報共有アプリを導入する企業が増えています。
スムーズな情報共有ができれば、業務は効率化され、企業の生産性は高まります。
今回は、情報共有アプリを導入するメリットや情報共有アプリを選ぶ際のポイントをご紹介します。
情報共有が必要な理由とは？
業務を円滑に進めるためには、チーム内の情報共有が欠かせません。
チーム内で業務に関する情報を共有し、タスクの進捗やトラブルの発生状況などを互いに把握できると、業務を円滑に進められます。
従業員が、仕事の経験を通して得た知識やノウハウは、企業の資産であり、従業員間で共有すべき情報です。
他の従業員より自分の評価を高めるために、ノウハウを独占する従業員がいることもありますが、それは、企業の成長にとってマイナスです。
企業全体の利益を考えれば、従業員が得たノウハウを全従業員で共有し、将来に生かしていく必要があります。
情報共有アプリを導入するメリットとは？
情報共有に情報共有アプリを利用することで、業務をより効率的にすることができます。
情報共有アプリを導入するメリットを見てみましょう。
情報量が増える
コミュニケーションの活性化
情報がすぐに得られる
情報共有ツールの選び方とは？
自社に必要な機能の有無
情報共有ツールは、チャット、ファイルの共有、スケジュール管理など多種多様な機能がありますが、会社の状況によって必要とする機能もあればそうでないものもあるでしょう。
搭載している機能や得意分野は、ツールによって大きく異なりますので、情報共有ツールを利用する目的をあらかじめ明確にしておく必要があります。
費用が効果にあっているか
情報共有ツールは、利用者数に比例して費用が増減しますので、導入前に、自社の利用規模がどれぐらいになるかを確認しましょう。
無料プランが用意されている情報共有ツールの場合、どの範囲の利用までが無料なのかを、事前にチェックしておきましょう。
ITリテラシーがどれくらい必要か
ツールの中には高機能で複雑なものもあれば、そうでないものもあります。
自社のITリテラシーがどれくらいなのかを認識し、それに見合ったツールを選びましょう。
特に年齢の高い従業員が多い企業では、ITツールの使用に抵抗感を持つ場合が多いので、定着にも時間がかかります。
そのような場合は、操作方法が簡単なツールを導入したり、使用する機能を限定するなどの対策を取る必要があります。
セキュリティの強固さ
情報共有は、言葉や文章でされるとは限らず、ファイルなどを添付する形でする場合もありますので、情報共有アプリのセキュリティが万全であるかどうかも重要です。
導入社数の多さ
まとめ
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