昨今、働き方改革の推進にともない、テレワークを導入する企業が増えています。

ですが、労働時間がわからない、管理の手間が増えたといった勤怠管理に頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、テレワークにおける勤怠管理方法について解説します。

労働者の労働時間や休日などは、労働基準法によって規定があり、企業は労働基準法を遵守するために、労働時間を適切に管理しなくてはなりません。

ですが、テレワーク中は、適切な勤怠管理が困難になることがあります。

通常の勤怠管理と比べて、どのような点が難しいのかについて見てみましょう。

テレワークでは、コミュニケーションにおける物理上の距離の問題があるため、コミュニケーションが不足してしまうという課題があります。

例えば、現場研修では、従業員が、同じ時間に、同じ場所で、他の従業員と意思の疎通をしながら、プロジェクトを進めたほうが効率的です。

ですが、テレワークは、オフィス以外の場所で仕事をするため、対面で話をすることはできませんので、業務の指示がきちんと伝わらない、進捗状況の確認に時間がかかるなどの問題点があります。

また、孤立している感じがするという従業員も多く、もっとコミュニケーションを取りながら、仕事をしたいと考えている従業員が多いので、企業側としては、その対策を立てる必要があるでしょう。

テレワークでは、従業員が、オフィスに出勤しないため、出勤退勤の記録が残るわけではないので、働いた時間を算出しづらいです。

そのため、時間ではなく、業務内容や仕事のクオリティなどの成果物で評価を行わなければいけなくなります。

エンジニアのような技術職は成果物で、営業であれば、成約件数といった数値で定量的に評価を行えるため、評価することがそれほど難しくありません。

ですが、人事などのバックオフィス系は定性評価の割合が多いことから、テレワークになると評価が難しくなってしまいます。

テレワークの勤怠管理では、勤務状況の把握が難しいです。

オフィスに出勤していれば、タイムカードなどがあり、従業員の出勤状況を容易に把握することができます。

ですが、テレワークでは、オフィスのように従業員を目視で確認することができないため、従業員の勤務状況を把握することが難しいです。

ウェブカメラを繋いでおくことも可能ですが、監視する手間や従業員へのストレスを考えると非現実的です。

一方で、従業員に全てを任せてしまうと、さぼりや出勤・退勤時間の不正といった事態が発生する可能性もあります。

テレワークでは、従業員の顔が見えないので、管理者が注意すべきポイントがあります。

テレワークにおける勤怠管理で、チェックすべき点について見てみましょう。

勤務時間の管理は、従業員の健康を良好に保つために、原則として従業員を雇う全ての企業に義務付けられています。

会社の規模に関わらず、1名でも従業員を雇っていれば、勤怠管理が必須になるので注意しましょう。

役員は、取締役・会計参与・監査役のみを指し、執行役員も従業員として定められている点に注意しましょう。

電話やメールを活用しているとはいえ、上司が気軽に部下に声をかけられないという状況は、意思の疎通にも影響を及ぼします。

空間共有チャンネルを作成して共有すれば、オフィスにいるかのように視覚化されるので、上司が部下に気軽に声をかけることができるようになります。

テレワークで起こりがちな声をかけづらいといったストレスも解消されるでしょう。

テレワークでの勤怠管理の課題を解決するためには、間違えが起こりにくい方法で勤怠管理をする必要があります。

離れた場所からでも出勤・退勤記録を取れるように、正確な勤怠報告のできるツールを活用するといいでしょう。

テレワークに最適な勤怠管理ツールの選ぶポイントを紹介します。

勤怠管理を正確に取る必要がある場合、始業時刻、終業時刻、休憩をどのように記録しているかが重要です。

出勤や退勤を手動で登録するソフトウェアが知られていますが、パソコンの起動状況によって、出勤時間と退勤時間を打刻するものもあります。

営業担当者など、外出の多い従業員は、スマートフォンから打刻できることも重要です。

ツールを導入するとなると、ランニングコストがかかります。

導入前に、初期費用だけではなく、ランニングコストや人的費用などをシミュレーションし、費用対効果が得られるかを十分に検討しましょう。

勤怠管理ツールは、全従業員が使用するので、従業員が使いこなせなければ意味がありません。

ミスが起こりにくい簡単な操作で、勤怠管理ができるツールを導入するのがいいでしょう。

最初は、部署内など小規模な範囲でツールを導入して、従業員に使い勝手を確認してもらってから、少しずつ他の部署でもツールを導入していくのがいいでしょう。

十分なサポートが得られないと、トラブルが発生した場合に混乱が発生してしまいますので、どんなことをサポートしてもらえるかについて確認しておきましょう。

テレワークは、勤怠管理の難しさやコミュニケーションが不足するという課題があり、これらの課題は解決しなければなりません。

Web会議システムや勤怠管理システムなどのツールを使って、コミュニケーション不足を解消したり、情報共有を促し、勤怠管理を整備しましょう。