コラム

残業削減のアイデア

2023.04.05

働き方改革のため、2019年4月(中小企業は2020年4月)に、時間外労働の上限規制が導入され、さまざまな会社が残業時間の削減に取り組んでいます。

 

ですが、残業の原因が特定できなければ、有効な対策は立てられません。

 

今回は、残業が発生してしまう理由や残業を減らす取り組みなどについて解説します。

 

残業時間削減の背景とは?

働き方改革の一環として労働基準法が改正されて、時間外労働の上限規制が2019年4月に施行されたことによって、企業が残業を抑制するようになりました。(中小企業は2020年4月施行)

 

過労は、労働者のワークライフバランスを悪化させ、過労死を引き起こしてしまうほど、健康に悪影響を与えるので、長年、日本では、過労が社会問題となっていました。

 

また、今後の日本は、少子高齢化が進みますが、長時間労働が常態化していると、育児や介護などの事情を抱えた人が働きにくくなってしまい、労働人口不足に対応しきれなくなることが懸念されています。

 

時間外労働の上限規制は、労働者の健康と権利を守ることを目的にしていますが、この法改正によって何が変わったのかを解説します。

時間外労働の上限規制が明確になった

今回の法改正では、時間外労働の上限が明確に規定されました。

 

これまでの労働基準法では、時間外労働時間が曖昧で、問題が生じても行政指導で済んでいたため、企業に対する法的な強制力が欠けていました。

 

ですが、2019年に改正法が施行されたため、原則として以下の上限を守る義務があります。

 

時間外労働の上限
 
・時間外労働の上限は原則として、月45時間・年360時間です。
臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができなくなります。
また、臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合(特別条項)でも、以下を守らなければなりません。
・ 時間外労働…年720時間以内
・時間外労働+休日労働時間…月100時間未満
・ 時間外労働+休日労働時間…「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
・時間外労働が月45時間を超えるのは年6か月まで

 

上記の上限を超えて社員を働かせた場合、30万円以下の罰金または6か月以下の懲役が罰則として科されます。

時間外労働の割増率が引き上げられる

残業を減らすことは、人的コストの面からも重要です。

 

というのも、中小企業は2023年4月以降、月60時間を超える時間外労働に対して、基礎賃金への割増率が50%の残業代を支払わなければいけないからです(大企業は2010年に適用済み)。

 

これまで中小企業の残業代は、同条件での割増率が25%でしたが、2023年以降はそれが2倍になります。

 

2023年以降も従来と同じように従業員に残業をさせると、人件費が非常に高くなってしまいます。

 

そのため、コンプライアンスの遵守や、人件費の増大を防ぐという観点から、時間外労働時間を抑制する努力が重要と言えます。

残業の原因とは?

残業を減らすための効果的な対策を立てるには、なぜ残業が発生しているのかを明確にする必要があります。

 

では、残業が発生してしまう理由について解説します。

仕事量と仕事内容が従業員の能力にあっていない

仕事の時間の見積もりが行われていなかったり、不正確だっだりすることが原因で、一人あたりの仕事量が多すぎることがあります。

 

残業をさせないためには、従業員の能力や経験を踏まえて適切な作業時間を計算し、業務時間内に終わる仕事量にしなければいけません。

 

また、仕事内容と個人の能力が合っていない場合、業務効率が低下します。

 

管理者は、従業員の得意不得意を見極め、それを考慮した上で、仕事を与えたり人材配置をする必要があります。

コミュニケーション不足

テレワークは、オフィス勤務よりコミュニケーションがしづらいです。

 

オンラインで質問しても、レスポンスが遅く、仕事が停滞して、業務効率が落ちることがあります。

 

また、上司は、部下の仕事量や進捗を把握することが難しいので、積極的にコミュニケーションを取ろうとしないと、適切に仕事を割り振れなくなります。

 

勤怠管理ができていない

勤怠管理システムがなかったり、勤怠に関するルールが曖昧だったりすると、上司が部下の勤務時間を正確に把握できていないことがあります。

 

勤怠管理ができていないと、どれくらい残業が発生しているのかわからず、残業を削減するための対策を立てることが難しくなります。

仕事の属人化

属人化とは、特定の従業員が、ある特定の仕事についての知識や経験があるという理由で、仕事を担当するため、その従業員以外の担当者が同じ仕事をすることになったら、手順やノウハウがわからず、仕事ができないことを指します。

 

仕事が属人化してしまうと、担当者以外の人は、仕事で疑問が生じるたびに担当者に問い合わせなければいけません。

 

担当者も、問い合わせ対応に時間を取られて、自分の仕事ができなくなりますので、業務効率が落ち、残業に繋がります。

残業を削減する方法とは?

残業を削減するためには、業務効率を上げることが重要です。

 

では、どのような対策を立てればいいのかについて解説します。

作業ごとの工数を明確にする

全作業を個人の裁量に任せていると、1時間でできる作業が3時間もかかってしまったりすることがあります。

 

また、作業時間がかかることについて、問題意識を持たないまま仕事をしてしまう場合もあるでしょう。

 

A作業は1時間、B作業は2時間などといった具合に、工数と所要時間の目安を明確にし、従業員に周知することで、作業時間を意識させるようにすると、生産性がアップし、残業時間が減るかもしれません。

 

工数の目安を決めるときは、作業にかかる時間の実態を把握したうえで、実現可能な範囲の工数を設定しましょう。

属人化を減らす

業務が属人化していると、問い合わせが入ったり、わからないことがあった時に、解決できる従業員に確認するまで、仕事が止まってしまいます。

 

そうなると、無駄な時間が生まれて、作業効率が落ちるので、残業の原因にもなってしまいます。

 

マニュアルを作って、作業の標準化をしたり、ノウハウを共有して、誰でも対応できるようにし、作業の進行が止まることがないようにする必要があります。

労働時間を把握できる仕組みを作る

上司が、部下の労働時間を正確に把握することで、業務効率を上げたり、残業を防いだりできます。

 

そのためには明確なルールを定めることが必要です。

 

 

・勤怠管理システムの導入

 

時間を可視化することによって、残業時間の長い従業員に注意喚起を行い、残業を削減できますので、勤怠管理システムを導入するのがいいでしょう。

 

勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用したものです。テレワークなどのオフィス以外の環境でも、正確な労働時間を記録できます。

 

 

・その日の退社時間の事前共有

 

朝礼やミーティングの場でその日の退社時間を事前に共有し、予定していた退社時間までに業務を終わらせるという明確な目標を立てることによって、業務効率を上げることができます。

 

上司よりも先に帰りづらいと感じることもあるので、退社時間の報告は部下からするのがいいでしょう。

 

上司の退社時間を気にせずに自分の退社時間を設定でき、上司よりも早く帰りやすい雰囲気づくりに繋がります。

 

 

・ノー残業デー

 

ノー残業デーを会社全体の例外なしのルールとして定めることで、従業員が、定時までに仕事を終わらせようという意識を持つことができます。

 

ですが、繁忙期にノー残業デーがあると、こなせなかった仕事をするために、別日に残業することになってしまうので、ノー残業デーは、会社全体で同じ日にする必要はありません。

 

ノー残業デーを決める時は、部署やチームで業務計画を話し合い、状況に応じて最適な日程を決定するような工夫も必要でしょう。

 

 

・事前残業申告制度の導入

 

残業が必要な場合は、事前に残業をする日・所要時間・理由を上司に申請し、承認を得ることを義務付けることも有効です。

 

申告制度というハードルを設けることによって、残業しにくくする効果があります。

仕事の見える化をする

仕事の量や質を変えずに残業を減らすには、仕事の生産性を高めなければいけません。

 

各従業員が、常に、短時間で今日すべき仕事ができているかという点を意識しながら仕事に向き合えるように、意識改革をしなければいけないでしょう。

 

また、上司やチームと業務内容を把握して、タイムマネジメントを考えるためにも、スケジュールやタスクを見える化することは大切です。

強制的に業務ができなくなるシステムを導入する

ノー残業デーや残業の上限時間を定めても、習慣や残業代目当てで、残業をしてしまったり、サービス残業という形で作業を続ける従業員もいるかもしれません。

 

そのため、残業削減を確実に進めたい場合は、強制的に業務ができなくなるシステムを導入するという方法もよいでしょう。

 

定められた時間を過ぎるとオフィスが消灯する、パソコンの電源が強制的にシャットダウンして使えなくなるなど、さまざまなシステムがあります。

 

急に作業が中断されてしまうと業務に支障が出る恐れがある場合は、終業時刻が近くなったら、パソコンの画面に警告を出すという方法もあります。

残業チケット制

残業時間の見える化として、残業チケット制を導入するという方法もあります。

 

チケット1枚につき1時間の残業が可能というルールで、月の始めにその月に残業できる時間の枚数を従業員に配ります。

 

残業を申請する時は、チケットを提出しなければいけないというルールにすると、残業時間を消費しているという意識を従業員が持ちやすくなります。

まとめ

残業を減らすには、上司が部下の仕事のマネジメントを適切に行い、一人一人の業務効率を向上させることが必要不可欠です。

 

残業削減に取り組む際は、残業が多い原因はどこにあるのかを考え、業務内容を整理し、現実的な解決方法を見つける必要があります。

 

効果的な方法を取り入れれば、残業時間は減っていくでしょう。

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