テレワークに便利なツール
2023.04.01
テレワークの課題を解決に導くITツールとは？
テレワークのデメリットとして、以下の３つが挙げられます。
・情報漏えいのリスクが高まる
・勤怠の管理がしにくい
・適切なコミュニケーションが取りにくい
このようなデメリットを解決に導いてくれるツールをご紹介します。
Web会議システム
Web会議システムは、パソコンなどのデバイスを使って、画面越しで会議ができるシステムです。
無料のものから、有料のものまで数多くのツールが存在します。
ツールをダウンロードするだけで導入できるものが多く、導入のしやすさやコストの低さが魅力的です。
メールや電話だと細かいニュアンスが伝わりにくく、身振りや手振りを使ったジェスチャーが通じないなどといったデメリットがあります。
そのようなデメリットを解決するため、Web会議システムを使って、対面で話し合うような環境を作ることをおすすめします。
ですが、Web会議システムは通信が安定せず、映像や音声が途切れてしまう可能性がありますので、社内の会議や簡単な打ち合わせに使うのがおすすめです。
テレビ会議システム
テレビ会議システムは、Web会議システムと似たシステムですが、大きく異なる点は、専用の回線を使い、接続の安定性が高いという点です。
高画質・高音質で映像や音声が途切れる心配がないというのが大きなメリットです。
絶対に失敗ができない重要なクライアントとの会議や打ち合わせがある時に活用するといいでしょう。
ですが、初期費用やランニングコストがかなり高額になってしまうというデメリットがあります。
自社の利用シーンを想定して、Web会議システムとテレビ会議システムを使い分けるといいでしょう。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、1対1やチーム単位で、テキスト・画像・スタンプなどを使って、コミュニケーションをすることができます。
ちょっと聞いてみたいけど、電話やメールで聞くのは。。。と思ったことのある方は多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットは、このようなシーンでも手軽にやり取りできるのが魅力です。
メールのように長文を打つ必要はなく、聞きたいことの要点を聞くだけでいいのです。
コミュニケーションを促進すると同時に、業務の効率化にもつながるので、導入していると、約に立つツールです。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の勤務開始時間と終了時間を、オフィスから離れた場所であっても正確に管理するとともに、法律で定められた労働時間を超えないように時間管理をしてくれるツールです。
タイムカードは、月末の賃金計算の集計に非常に手間がかかりますので、賃金計算や労務の管理にアウトソーシングを使っている企業も少なくないようです。
また、勤怠管理システムは、ICカードやLINEを通しての打刻が可能なものもあります。
勤怠管理システムを導入する際には、このような多様な打刻方法ができるものや、時間管理・給与の管理もあわせて行えるツールを選ぶのがおすすめです。
情報共有ツール
タスク管理ツール
それぞれの従業員のタスクについて、担当者が誰で、いつまでに業務を完了させなければならないのかを一目で把握できるツールです。
タスクを見える化するだけではなく、担当者を割り当てる機能もあります。
スケジュール管理ツール
スケジュール管理ツールは、メンバーの仕事の進捗や状況を共有するためのツールです。
テレワークでは見えづらい、メンバーのスケジュールを管理できます。
テレワークに必要なツールの選び方とは？
支援ツールはたくさんありますが、たくさんありすぎて迷ってしまう担当者の方も多いと思います。
テレワーク支援ツールの選び方のポイントをご紹介します。
問題解決に役立つか
セキュリティ対策
使いやすいツールかどうか
まとめ
テレワークがうまくいくかどうかは、どれだけコミュニケーションをうまく取れる仕組みを作り上げれるかという点にかかってきます。
ですが、人の手だけでそれを行うには限界がありますので、ITツールの導入は必要不可欠になっています。
テレワークを円滑化するツールをご紹介しましたが、ツールを選ぶ際には必ず自社のニーズに合ったものを考量して、導入を検討するようにしましょう。