ペーパーレス会議システムのメリットとデメリット、システム選定のポイントとは？
2023.04.01
多くの企業や自治体で、ペーパーレス会議の導入が進められています。
ペーパーレス会議を正しく実施すれば、業務効率化やコスト削減効果が期待できますが、気をつけるべきポイントも少なくありません。
今回は、ペーパーレス会議のメリットとデメリットやシステム選定のポイントについて解説します。
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、紙で作成していた資料をデータ化し、パソコンやタブレットなどのデバイスで資料を見ながら行う会議のことをいいます。
つまり、紙の資料がない会議のことです。
業務効率化やコスト削減の推進により、ペーパーレス会議を導入する企業が増えています。
ペーパーレス会議は、Web会議システムやインターネットの環境とパソコンなどのデバイスを用意すれば行える便利なシステムです。
ペーパーレス会議のメリットとは？
ペーパーレス会議のメリットについて見ていきましょう。
会議の準備のための業務が減る
紙資料の作成には、プリントアウトや配付などに時間と労力がかかります。
また、資料の差し替えがあった場合、余分に時間と労力がかかり、従業員のストレスの原因になります。
一方、ペーパーレス会議であれば、プリントアウトや配付の必要がありませんし、資料の差し替えをしなければいけなくなっても、端末上で簡単にできます。
会議の準備の手間が減った分、他の業務の生産性が向上します。
紙・印刷代のコスト削減
会議には、資料が必要ですが、ペーパーレス会議にすることで、コピー用紙代やインク代、電気代といったコストを抑えることができます。
情報量や人数、会議の回数が増えると、ペーパーレス会議によるコスト削減の効果をより実感できるでしょう。
1回の会議にかかるコストが気にならなくても、年間で計算すると、会議資料のコストは意外と大きいものです。
また、紙の資料をペーパーレスにすることは、環境への配慮の取り組みにつながります。
セキュリティの向上
紙資料は、資料の置き忘れや盗難による情報漏えいを引き起こすリスクがあります。
また、大量に資料を印刷した場合、紛失していることに気づかないこともあるかもしれません。
一方、ペーパーレス会議で用いるデジタル資料であれば、アクセス制限や閲覧期間の管理、ログによる追跡ができます。
そのため、紙資料を用いた会議と比べてセキュリティを向上できます。
リモートで会議ができる
紙資料を使う会議では、資料はその場で配布されます。
ですが、デジタル資料であれば、閲覧用のデバイスとインターネット回線があればどこでも見れます。
そのため、ペーパーレス会議であれば、リモートで会議をすることができますので、テレワーク推進の観点からも、メリットは大きいです。
保管場所が不要
紙資料であれば、過去に残しておいた会議資料が溜まってしまいますが、資料をペーパーレス化することで保管場所が不要になります。
データ化された資料は、検索するだけで、すぐに必要な資料が見つけられます。
インターネットにつながっていれば、いつでもどこでも資料を確認できるのも大きなメリットです。
また、紙資料ではないので、紙の黄ばみやインクの薄れなどの劣化がなく、昔の資料の情報を元に新たな資料を作成するときも、変更点のみを情報に上書きするだけで最新の資料を作成できるので時短につながります。
ペーパーレス会議のデメリットとは？
次に、ペーパーレス会議のデメリットについて解説します。
システム導入にコストがかかる
ペーパーレス会議システムを導入すると、コストがかかります。
外部のネットワークを使用不可としている企業であれば、自社専用のサーバーを設置する必要があり、設置費用は高額になりがちです。
外部ネットワークを利用できる企業であれば、クラウド上で資料を編集、閲覧、書き込みができるペーパーレス会議システムがいいでしょう。
ユーザー人数によって金額に差は生じますが、サーバーを構築するよりもコストを抑えてペーパーレス会議を導入できます。
デバイス・環境を整える必要がある
ペーパーレス会議を行うには、会議に参加する人数分のパソコンや資料を投影するモニターなどを準備しなければいけません。
インターネットの接続状況が悪いとページが表示されず、会議が中断してしまうこともあります。
複数の資料を同時に確認することが困難
紙資料であれば、複数の資料を並べて確認することができます。
ですが、ペーパーレス会議では、パソコンやタブレットの端末で資料を閲覧するため、複数の資料を並べて俯瞰的に確認しにくいことがあります。
複数のウインドウを開いて資料を並べることは可能ですが、モニターの大きさに制限されて、紙資料と比べて見やすさが劣ります。
メモが取れない
紙の資料であれば、資料に直接メモを書き込むことができます。
ですが、デジタル化された資料には紙のようにスムーズにメモを取ることはできません。
ただし、ペーパーレス会議のツールはメモ機能を搭載していることがほとんどですので、紙特有の利便性に近い機能があるツールを選ぶといいでしょう。
従業員に浸透するまでに時間がかかる
紙資料ではなく、データ化された資料で会議すると慣れない操作に気を取られてしまい、会議の内容が頭に入らない従業員もいるでしょう。
そうならないためには、導入の前に、従業員に講習会などをして、学ぶ機会を与えることが必要です。
社内全体にペーパーレス会議を浸透させるには、時間がかかることを頭に入れておきましょう。
ペーパーレス会議システム選定のポイントとは？
ここでは、ペーパーレス会議システム選定のポイントについて解説します。
導入目的から必要な機能を選定する
ペーパーレス会議システムを導入する前に、どのような課題を解決するためにペーパーレス会議システムを導入するかを明確にしましょう。
それをしないで、多機能なシステムを導入しても、運用ルールを整備できず十分に使いこなせませんので、必要最低限の機能を選定し、徐々にペーパーレス会議システムの機能を追加していくのがいいでしょう。
機能と費用は適切かどうか
セキュリティや使いやすいかなど運用面を確認
セキュリティ面については、データの保管方法や暗号化などの機能を確認しておきましょう。
特に、機密性が高い重要な会議に使いたい時に注意すべきポイントです。
使い勝手については、セキュリティが万全でも、起動が遅い、余計な機能が多すぎるなどの問題があっては導入すべきではありません。
無料トライアルなども活用して、ペーパーレス会議システムを使用する従業員に使ってもらうといいでしょう。
そして、彼らの意見を基に自社に適したペーパーレス会議システムを選定しましょう。
導入後のサポート体制の充実度
導入後のサポート体制があるかどうかは、リテラシーに不安がある従業員には、特に重要なポイントです。
初期設定などの導入サポートが受けられる製品だと安心です。
問い合わせ窓口や問い合わせ時間も確認した方がいいでしょう。
会議資料を管理・共有しやすいこと
ペーパーレス会議システムの基本機能は会議資料の管理や共有ですが、システムによっては過去の会議資料を取り出せないことです。
会議中に、過去資料を参照したい場合、このタイプのペーパーレス会議システムでは対応できません。
そうなると、ペーパーレス会議の効率や生産性は低下するので、必要な資料をいつでも取り出せるシステムを選ぶことがポイントです。
まとめ
ペーパーレス会議では、デジタル資料を用いるため、紙資料にはないメリットもデメリットもあります。
ペーパーレス会議システム選定のポイントを把握して、適切なペーパーレス会議システムを活用すれば、ペーパーレス会議の効果がより高まるはずです。
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