「従業員のビジネスマナーが悪く、どのように対処すべきか困っている」、「ビジネスマナーを教える方法を知りたい」という悩みがある管理職は少なくないでしょう。

どの業界や職種であっても、業務を円滑に進めるためには、ビジネスマナーが不可欠です。

ですが、社内を見渡すと、基本的なマナーが身についていなかったり、自己流になってしまったりしている従業員が見受けられることもあります。

今回は、ビジネスマナーが身についていない従業員に見られる特徴や、ビジネスマナーを正しく習得させるための指導のコツをご紹介します。

社内全体のマナーレベルを引き上げ、良好な人間関係と信頼を築くための参考にしてください。

業界や職種に関わらず、会社は、立場や役割が異なる多くの人が協力し合いながら働く場所です。

そのため、組織全体でスムーズに業務を進めていくには、お互いに不快感を与えず、安心してコミュニケーションを取るためのビジネスマナーが欠かせません。

社会人を対象とした意識調査などでも、約半数の人が、「社内外の人のビジネスマナーによって不快な思いをした経験がある」と回答しています。

個人のスキルや実力が高くても、最低限のマナーが欠けていると、一緒に仕事がしづらい、信頼して任せられない、と判断され、円滑な連携が難しくなってしまいます。

適切なマナーを身につけることは、単に形式的なルールを守るだけではなく、自分自身の信用を守り、周囲と良好な人間関係を築くための強力な土台となります。

経験や立場を問わず、日頃からその重要性を意識して行動することが大切です。

社内で、「マナーが悪い」と受け取られやすい従業員には、いくつか共通した行動パターンがあります。

以下で見ていきましょう。

ビジネスマナーに欠ける従業員に見られがちなのが、場にそぐわない言葉遣いです。

上司や先輩、あるいは、社外の関係者に対してフランクすぎる話し方をしたり、言葉遣いが不適切なケースが挙げられます。

不適切な言葉遣いとは、以下のようなやり取りのことです。

・タメ口をきく

・語尾を「～っす」で締める

・あーね・・・「あー、なるほどね」の略

言葉遣いの乱れは、相手に不快感を与えるだけでなく、品位がない、信用に欠ける、と評価されるリスクがあります。

社内外の人間関係を損ねないためにも、違和感を覚えた段階で適切に指導することが重要です。

挨拶や返事は、職場で良好な人間関係を築くための基本中の基本です。

出社時や退社時の挨拶を怠ったり、声をかけられても生返事をしたりする態度は、周りに大きな不快感を与えます。

本人は悪気なくしていることもありますが、周囲からは、「近寄りづらい」、「協調性がない」と受け取られてしまいます。

上司や周囲の従業員が手本となり、自分から積極的に声をかける姿勢を示すといいでしょう。

体調不良や急用など、やむを得ない事情で遅刻や欠勤することは誰にでもあります。

ですが、無断での遅刻や欠勤は、社会人として大きなマナー違反です。

というのも、業務の滞りやチームへの負担増を招くだけでなく、本人に対する重大な信用失墜につながるからです。

連絡の手間を惜しんだり、状況から逃げたりする姿勢が見られる場合は、就業規則や連絡体制を改めて周知し、徹底させることが必要です。

身だしなみの乱れは、本人が思っている以上に、周囲に悪い印象を与えます。

シワや汚れのある服、整えられていない髪型、過度な香水や派手すぎる装飾など、清潔感やTPOに欠ける身だしなみは、ビジネスの場に相応しくありません。

第一印象は、今後のやり取りや取引の信頼性を左右するため、男女問わず、周囲に不快感を与えない清潔感を心がけましょう。

電話が鳴っても自分から取ろうとしなかったり、受話器をとっても不慣れな対応で相手を待たせたりする行動も目立ちます。

近年は、メールやチャットでのやりとりが主流となり、電話対応に苦手意識を持つ従業員が増えていることも一因です。

ですが、電話対応は、企業の印象を直接左右する重要な業務です。

苦手意識を放置せず、正しい取り次ぎ方や敬語の使い方を教えた上で、実践を重ねさせるといいでしょう。

業務を円滑に進める上で欠かせない報告・連絡・相談が定着していないケースも多く見られます。

進捗の共有やトラブル発生時の報告が遅れると、周囲のフォローが間に合わなくなり、組織全体で大きな損失を抱えることになりかねません。

自己判断で進めてしまう癖がある従業員には、定期的な状況確認をする仕組みを作り、報連相の重要性を継続的に伝える必要があります。

仕事中のちょっとした息抜きや雑談はリフレッシュにつながりますが、度を超えた私語は業務の妨げになります。

自分が手を止めて話している時間だけでなく、会話の相手の集中力や作業効率も奪ってしまう点には注意が必要です。

職場全体の生産性を落とさないためにも、周りの状況に配慮し、不要な私語は慎みましょう。

自分が任された仕事を安易に人に押し付けてしまう行為は、自身のスキルアップの機会を奪うだけでなく、押し付けられた相手に大きな負担をかけることになります。

業務量が多くて抱えきれない時に、周囲へ協力を仰ぐのは大切なことですが、単に、「自分が楽をしたいから」という理由で他人に丸投げするのは、社会人としてマナー違反です。

自分の役割に責任を持ち、どうしても助けが必要な場合は適切なプロセスを踏んでサポートを依頼しましょう。

社内でマナー違反や不適切な言動が見られる場合、その背景にはどのような原因があるのでしょうか。

主な理由として考えられる2つのポイントを挙げてみましょう。

これまでビジネスマナーについて学ぶ機会がないまま入社・配属されてきた場合、知識不足からマナー違反となってしまっている可能性があります。

学生時代や前職での経験において、アルバイトや業務を通じて厳しい上下関係や接客マナーに触れる機会がなかった人も少なくありません。

実際に、学業や課外活動に専念していたため、社会人としてのルールを経験的に学ぶ場が少なかったというケースもあるでしょう。

こうした背景を持つ従業員は、単に、正しいマナーを知らなかったり、気づいていないだけであり、決して悪気や人間性の問題があるわけではありません。

「マナーができていないから駄目だ」と決めつけるのではなく、気付いた点があれば上司や先輩が一つひとつ丁寧に教えていく姿勢が大切です。

もう一つの原因として、ビジネスマナーの重要性や必要性を本人が十分に理解できていない点が挙げられます。

社会人経験が浅いうちは、「マナーは堅苦しい」、「形式的で面倒くさいもの」といったネガティブなイメージを持ちやすく、業務上の優先順位を低く捉えてしまう傾向があります。

経験を重ねて社内外のさまざまな人と接する中で、ようやくその大切さに気づくケースも珍しくありません。

しかし、ビジネスマナーは経験年数に関わらず、組織で働くすべての人にとって不可欠です。

なぜマナーを守る必要があるのかという目的や価値を実感できるよう、早期の段階でその重要性を伝えていくことが求められます。

マナーが身についていない従業員に対し、どのように指導すれば効果的に定着するのか、具体的なポイントをご紹介します。

マナーを体系的に学ばせるためには、ビジネスマナー研修や社内勉強会を活用することが効果的です。

自己流の癖がついている従業員であっても、改めて客観的な基準や知識を学ぶことで、自分の不足している点に気づくきっかけになります。

単に受講させるだけでなく、なぜこのマナーが必要なのかという目的意識を持たせて参加させることが大切です。

知識として理解させるだけでなく、実際の業務の中で使わせる機会を積極的に設けることが欠かせません。

たとえば、電話対応や来客時の案内など、覚えたマナーを現場でアウトプットさせることで、自然と体に馴染んでいきます。

最初のうちは失敗することもありますが、場数を踏ませることで自信と確実なスキルが身につきます。

気になる行動を見かけた際は、放置せずにその場または早めのタイミングでフィードバックを行います。

時間が経ってから注意しても本人が状況を覚えていないことがあるため、具体的な行動とその影響を分かりやすく伝えることがポイントです。

また、大勢の前で叱責するのではなく、個別に落ち着いた環境で伝え、できている点はしっかり評価することで、モチベーションを維持しながら改善を促せます。

職種や年齢を問わず、仕事を円滑に進める上で適切なビジネスマナーは欠かせません。

従業員のマナー不足や誤った癖を放置してしまうと、個人の評価にとどまらず、会社全体の信用や雰囲気に悪影響を及ぼす恐れがあります。

「言わなくても分かるだろう」と決めつけず、研修や日頃の丁寧なフィードバックを通じて継続的に指導を行い、誰もが心地よく働ける環境づくりを目指しましょう。

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