稟議書の電子化について
2023.03.25
稟議に手間と時間がかかっているという悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムで稟議書を電子化することで、決裁までの作業を効率化できます。
今回は、稟議書の電子化について解説します。
稟議とは？
稟議とは、企業で導入したい対象の説明を書類に起こし、承認を受けることをいいます。
稟議書とは、自身に決定権がない業務を実行するにあたって、管理者の承認を得るために提出する書類のことです。
購買や人事異動などのシーンで稟議書がよく使われます。
例えば高額な物を購入する際に、その金額や購入目的などを稟議書に書き、意思決定権のある複数の管理者に稟議書を提出し、全員の承認が得られると備品を購入できる、という流れになります。
稟議書を電子化することによるメリットとは？
では、稟議書を電子化することによるメリットは、何なのかを見ていきましょう。
作成にかかる時間を短縮できる
紙の稟議書を使う場合、申請者がフォーマットに記入し、書類を印刷して、承認者のもとへ届け、承認者が1人ではないと、課長→部長といったように回付しなければいけない場合もあります。
もし承認者が出張などで長期間不在にしていると、業務が止まってしまい、待機しなければいけなくなります。
この状況では、決裁されるまでに、相当時間がかかってしまいます。
稟議書を電子化すれば、このような問題を解決できます。
コスト削減
システム上で稟議書が回付されるので、紙代や印刷代がかかりません。
ペーパーレス化されると、紙代や印刷代の他にも、文書管理にかかっていた人件費や保管庫の倉庫代なども削減できます。
稟議書を電子化するデメリットとは？
このように、稟議書を電子化するとメリットがありますが、反面、デメリットもありますので、デメリットを以下に挙げます。
コストがかかる
紙代・印刷代・書類保管庫代といったコストを削減できる一方で、ワークフローシステムの導入にコストがかかるデメリットがあります。
特にオンプレミス型のシステムだと、初期費用が高くなる傾向があり、メンテナンスにも手間とコストがかかりますが、最近主流となってきているクラウド型ですと、初期費用無料の製品があったり、月額利用料が300円前後で利用できるものが増えているので、こちらを利用するのもいいかもしれません。
申請や承認の流れをワークフローシステムに反映しなければいけない
業務フローの見直しはシステム導入時だけでなく、人事異動や組織変更があれば、その都度必要ですから、その点も考慮しなければいけません。
また、組織内に新たなシステムを導入するとなれば、業務において、変更しなければいけないことが出てきますので、社内ルールなどを見直し、長期的にシステムを運用し続けられる体制を整えるのがいいでしょう。
稟議書を作成するポイントですが、稟議書の承認者は、業務に直接関わりのない上層部なので、上層部が見てもわかるように、経緯・稟議内容・予算・納期と日程・メリットなどの必要な情報を漏れなく記載した方がいいでしょう。
まとめ
稟議書の電子化は、簡単にすることができ、意思決定の迅速化・コスト削減などといったメリットがあります。
コストとメンテナンスの手間が気になって、導入を躊躇しているのであれば、クラウド型システムの導入を検討して、電子化を進めるのがいいでしょう。
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