日報管理のシステム化のメリットとは？
2023.03.25
多くの企業が、日報を行っており、従業員がどんな仕事をし、どんな成果を挙げたのかを報告させています。
デジタル化が進んでいる昨今、紙で日報を管理している企業や組織があります。
アナログでの日報管理は、誰でも作成ができるので便利に見えますが、アナログの日報管理はコストもかかるし、保存場所も必要になります。.
また、管理者が日報に記載されている情報を適切に処理する必要がありますが、紙を使った日報管理には課題が多く、業務効率の低下を招く原因にもなっています。
そんな問題を解決する手段として、日報管理システムは、社内の情報共有や目標管理のために大いに役立つツールです。
今回は、日報管理システムツールのメリットなどについて解説します。
日報の必要性について
1日の業務を振り返ってまとめるのが日報です。
日報は、その日の業務報告だけではなく、チームメンバーや上司と、自分のタスクを共有することができ、業務の引継ぎなどができます。
また、日報には個人の感想を記入することもありますので、それに対しての上司からのフィードバックがあり、従業員の成長にも繋がります。
日報管理の課題とは？
従来、日報は、紙に書かれていますが、紙の日報管理には以下のような課題があります。
内容が読みにくい
日報は手書きで書かれるので、日報に書かれた内容が読みにくいことがあります。
大量の日報を保管できない
紙は量が多くなると、保管場所が必要になり、過去の日報を探さなければいけない場合、非常に手間がかかります。
毎日日報を提出できないことがある
オフィスに出社しないと、紙の日報を提出できません。
ですが、営業職など、外出先から直帰したり、出張で出社できないことがあります。
そのため、日報の提出が遅れてしまったり、未提出分をまとめて提出されると、担当者は、日報の処理に手間と時間がかかってしまいます。
日報を電子化するメリットとは？
では、日報を電子化するとどんなメリットがあるのかについて、見ていきましょう。
時間の削減ができる
スマートフォンなど日報を書けると、どこでも日報作成ができるので、時間の効率につながります。
管理者も、すぐに部下の状況を把握できるようになり、タイムリーに指示を出すことができます。
さらに、より効果的な仕事の進め方をアドバイスできれば、部下のスキルアップを図ることも可能です。
ノウハウや知識を共有できる
電子日報では、上司と部下だけの日報ではなく、チーム内で共有しあうことで情報共有ツールとしても利用できます。
ノウハウや知識は属人化しがちですが、電子日報によって、メンバーのノウハウや知識をシェアできるようになるので、仕事がスムーズにできるようになります。
また、日報でのやり取りを通して、新しいアイデアも生まれやすく、課題をスピーディーに改善する可能性が高まります。
コミュニケーションが活発になる
電子日報の多くには、「いいね!」や「スタンプ」機能があります。
気軽に気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションができるようになり、チームワークが向上します。
電子化された日報を使うことで、部下とコミュニケーションを深めるきっかけになります。
まとめ
日報を紙で管理することは、手間と時間がかかる業務です。
また日報を書く側からしても、外出先から提出できなかったり、日報作成に労力がかかるデメリットもあります。
紙での日報管理は従業員・管理者の両方に大きな負担をかけますが、システム化することによって、その課題を解決することができます。
ツールを導入するのにまだ抵抗がある方もいるかもしれませんが、導入することでコストや時間の削減が可能となるのでメリットは大きいため、検討してみてはいいのではないでしょうか。
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