業務連絡をする時に、複数の取引先に対して、同じ内容のメールを送信した経験はありますか？

同報メールとは、同じ内容のメールを複数の相手に送信することです。

メールマガジンもその１つです。

一斉メールとも呼ばれており、通達やリマインドなど、返信をあまり必要としない内容や情報を送る際に使われます。

ですが、同報メールは、不特定多数に向けて発信をするメールであるため、通常のメールより、送信する時に注意が必要となります。

同報メールに似たメール配信方法として、メーリングリストがありますが、複数人にメールを送るという点ではメーリングリストと同じではあるものの、両者の間には明確な違いがあります。

今回は、同報メールとメーリングリストとの違い、同報メールの使い方などについて見ていきましょう。

ま同報メールとメーリングリストの違いについて解説します。

同報メールは、同じ文面のメールを配信する場合でも、例えば、送信先が50件ある場合、50件分のメールアドレスを送信者が、メールの送信先に入力する必要があります。

一方、メーリングリストは、1つの決まったメールアドレスに送信することで、リストの登録者全員にメールが届くようになっています。

つまり、送信先のメールアドレスの中に変更が発生した場合も、更新すべきリストは1つとなり、送信者が登録者それぞれのメールアドレスを入力する手間も、更新作業をする必要もありません。

ですが、メーリングリストを利用した場合、メーリングリストで配信したメールに対して、受信者の1人がメーリングリストのアドレス宛てに返信をすると、他の受信者全員にその返信が届いてしまうので、そこは注意したいところです。

では、同報メールの基本的な使い方を見てみましょう。

メールの送信をする際に「To」「Cc」「Bcc」とメールアドレスを入力する欄が、3ヶ所あります。

この3つは、どれも入力したアドレスにメールが届きますが、機能が違います。

この機能を理解していないと、セキュリティ上の問題になってしまうことがありますので、十分注意しましょう。

・「To」は、メールを確実に読んでほしい相手を入力し、明確に送信先として指定します。

・「Cc」はカーボンコピーの略語で、コピーと翻訳されるますが、同じ内容を共有しておきたい相手を指定して入力する箇所です。

上司や同僚のメールアドレスを入力することがよくあります。

・「Bcc」は、ブラインドカーボンコピーの略で「Bcc」は同報メールの作成においてもっとも重要な項目といえます。

Bccに指定されたメールアドレスは、ToやCcに入っている他の受信者やBccで指定された受信者にも見られることはありません。

一方、ToやCcで送信したメールは、受信メールから他の受信者のアドレスも表示されています。

ですから、自分が受信者だった場合、自分以外に誰が受信者なのか分かってしまいます。

メールマガジンなど不特定多数の人に同報メールを送る場合は、ToやCcではなく、必ずBccを使うようにしましょう。

この選択を誤ってしまうと、関係のない人同士にお互いのメールアドレスが分かってしまい、個人情報漏洩になってしまいます。

同報メールを送る際には、以下のことに注意しましょう。

メールアドレスは、大切な個人情報ですから、自分のメールアドレスだけでなく、他人のメールアドレスも、不特定多数に公開しないように注意する必要があります。

Bccに入れるべきメールアドレスをToやCcに入れてしまうといったことや、メールアドレスの一部が抜けてしまったりしてしまうことがあります。

メールアドレスが正しく入力されているかを確認し、また、Bccの宛先をToやCcに入力してしまわないように注意しましょう。

同一のIPアドレスから、一度に大量のメールを送信すると、受信元のプロバイダーによっては迷惑メールと判断され、受信をブロックされてしまうケースがあります。

そうなると、メルマガ配信をする以前に、通常のメールのやりとりにも未達などのトラブルが生じてしまいます。

業務を行う上で、メールは欠かせないツールです。

ですが、使い方を間違ってしまうと、情報漏洩や信用失墜につながる恐れがありますので、メールを送信する前に、入力内容を必ず確認しましょう。