電子契約書とは？
2023.03.24
テレワークが普及してきていますが、それと同時に、書類のペーパーレス化が進められていることを背景に、紙の契約書を作成する代わりに、電子化された契約書によって契約を結ぶ電子契約を導入する企業が増えています。
ですが、電子契約を使いこなすのは難しそうと考えているビジネスパーソンは、意外にも多く、導入を迷っているケースは少なくありません。
そこで、今回は、電子契約とはどのようなものであるかついて解説します。
電子契約とは？
まず、電子契約とは、紙による契約書を作成する代わりに、契約内容を電子データによって保存・管理するものです。
契約の内容を書面にした場合、契約当事者の双方が署名・押印することで契約となります。
ですが、電子データの場合、紙による契約書のように、直筆での署名や押印をすることはできませんので、電子サインを利用します。
電子サインとは、電子文書につける印のことです。
電子契約においては、電子データが本人の意思に基づいて作られたことを担保し、内容に改ざんがないことを保証するという仕組みになっています。
電子契約は、インターネット上で契約書の記入や取り交わしが完結するため、印刷はもちろん郵送することもありません。
書面契約から電子契約に切り替えるメリットとは？
では、書面契約から電子契約に切り替えるメリットは何か、見てきましょう。
業務の効率化
書面による契約は、印刷・印紙を貼る・郵送など、契約締結までに手間や工数がかかります。
一方、電子契約は、印刷・郵送といった作業はなくなり、契約締結までのスピードが格段にアップします。
コストの削減
電子契約に移行することで、印刷や製本、郵送といった作業が不要になり、その分、契約書に関わる作業時間も減るため、紙代・印刷代・印紙代などの費用と人件費のコストを削減できます。
保管場所が不要になる
契約書は、法律上、締結後一定期間は、保管しておかなければいけません。
電子契約書は、サーバーやクラウドに保管できるので、書面契約のように保管場所を用意する必要がありません。
電子契約の導入にあたって注意したい点とは？
電子契約には、上記の通り、大きなメリットがありますが、導入にあたって注意したい点もあります。
以下で注意したい点について解説します。
導入コストがかかる
電子契約を導入するには、サービス提供する会社と契約をしなければいけません。
サービス提供会社によっては、初期費用やサービス利用料がかかる場合もあります。
保管体制を作らなければいけない
電子契約は、契約書を保管する必要はありませんが、電子帳簿保存法に則って、適切な管理をしなければいけません。
電子帳簿保存法には、保存場所や期間、真実性要件を満たしていること、また検索機能や説明書の添付などにも細かい取り決めがありますので、保管体制を整えるまでには相当の時間がかかります。
まとめ
2022年の不動産売買契約・賃貸契約など、書面の交付が必要であった契約も、次々と電子契約ができるようになっており、社会全体として電子契約への対応が進められています。
電子契約サービスを導入することで、契約締結までにかかる時間の短縮だけでなく、諸々のコストも削減できますので、電子契約サービス検討してみるのもいいでしょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
ブルームは、東京都新宿区西新宿のビジネス一等地住所を、業界最安値の月額300円～レンタルしているバーチャルオフィスです。
プランは、2プランだけ用意しているため、ご自身の企業スタイルに合った利用ができます。
サービス内容は、住所レンタル、法人登記、郵便物転送です。
また、契約前に厳格な身分確認が行われるため、安心して利用することが可能です。
バーチャルオフィスの利用をお考えの方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。
