昨今、多くの企業が、在宅勤務を導入しています。

新型コロナウイルスの感染リスクが少なく、通勤時間もかからないという理由で、在宅勤務のお仕事を希望される方がたくさんいるようです。

ですが、実際に在宅勤務で働いてみると、仕事に集中できない、効率が上がらないといった悩みを抱えている方も少なくありません。

今回は、在宅勤務で効率よく働くためのコツについて紹介します。

まずは、在宅勤務で生産性が上がらない原因が何なのかについて見ていきましょう。

在宅勤務は、自分のプライベート空間で仕事をするため、ONとOFFの切り替えがしにくいです。

そのため、始業時間や終了時間という気持ちを切り替えるタイミングもなく、家事や育児をしながら仕事をしてしまうなど、ONとOFFの切り替えが難しく、集中力が続かず、生産性が低下してしまう要因となってしまっています。

オフィス勤務と違って、テレワークは、ちょっとした雑談や相談などのコミュニケーションが取りにくくなります。

同じ空間にいると、ちょっとした質問や相談が気軽にしやすい環境ですが、テレワークですと、電話やメール、チャット、オンライン会議ツールを使わなければならず、相談を躊躇してしまいがちです。

また、オフィスに出社していれば、ランチや休憩時間などで雑談をする機会がありますが、在宅勤務では、雑談することがほとんどありません。

悩みを打ち明けにくかったり、情報共有がうまくいかない、といった不安やストレスを感じながら、一人で作業をしなければならない為、孤独を感じやすくなります。

自宅は生活空間であるので、働く環境として最適ではありません。

例えば、リビングにあるテーブルは、長時間作業するのに適していないので、そこで仕事をすることで、腰痛や肩こりといった体調を崩してしまうこともあります。

また、家に子供がいると、仕事に集中できない環境で仕事をしなければならない、という悩みを持たれている方も多いようです。

では、在宅勤務を効率化するコツを見てみましょう。

テレワークは、生活空間で働くことであるので、 仕事とプライべートの切り替えができ、仕事に集中できる環境の整備をする必要があります。

まず、趣味のものや洗濯物など、仕事の視野に入る範囲内だけでも生活感を排除する工夫をしましょう。

また、デスクや椅子なども、仕事をするのに見合ったものを購入することも検討した方がいいでしょう。

生活空間にあるダイニングチェアやソファは仕事向きの作られていないため、腰痛や肩こりなどで体調を崩してしまう可能性もあります。

長時間ストレスなく座り続けるためにも仕事用のデスクや椅子など、必要に応じて購入を検討しましょう。

在宅勤務では、インターネット上の情報にアクセスをしたり、オンラインで通話をする機会が多くなります。

インターネット環境を整備することは、在宅勤務を快適におこなうために最も重要です。

自宅はオフィス環境と異なり、ネットワークの通信速度や品質に問題があることもありますので、契約やプランの見直しも視野に入れましょう。

家族いる場合、在宅勤務時のルールや役割を決めておくことは大切です。

在宅勤務は自宅が仕事場になりますが、そこは家族の生活空間でもあります。

仕事に集中できる場所を作ったり、電話のために配慮をお願いすることも出てきます。

日中の家事や子育てについても協力体制ないと在宅勤務はできませんので、家族と話し合って、在宅勤務時のルールや役割を事前に決めておきましょう。

周りに人がいない在宅勤務は、緊張感が続かず、生産性が低下しやくなるため、タイムマネジメントをするのがいいでしょう。

在宅勤務では、タスクとゴールを明確にしてスケジュールを組んでいきましょう。

スケジュールを組む時に、ポモドーロ・テクニックを取り入れてみましょう。

タスクを小さく分けて、25分間の作業と５分の休憩を繰り返して行い、２時間ごとに20～30分の長めの休憩をとることで、スケジュールにもメリハリをつけていきましょう。

２つ以上の作業を同時並行ですすめるマルチタスクは、効率が非常に悪いので、一つの作業だけに集中して取り組むようにするのがいいでしょう。

仕事をする部屋として整備していない部屋を在宅勤務時に使用する場合、椅子や机などを仕事向きの物を購入するといいでしょう。

長時間のデスクワークには、座っていて疲れにくい椅子や高さのちょうどいい机などが最適です。

在宅勤務では、周囲の人に気軽に声をかけられないため、コミュニケーションが減り、生産性が下がったり、ストレスの原因になったりします。

在宅勤務導入にともなって、SNSやチャットツールなどの社内ツールが用意されていると思います。

チャットツールは、会話に近いチャット形式でやりとりが可能であるため、メールなど形式的な文章作成が必要なツールと違い、気軽にコミュニケーションがとれるようになります。

また、ビデオ通話ツールを利用することで、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをすることができます。

顔の見えない電話よりも、相手の反応が把握しやすいという点でコミュニケーションをしやすくなります。

ビデオ通話を利用するには、ビデオ通話ツールを導入するだけではなく、使用するカメラやマイクの性能も重要です。

特に、社外の人とやりとりをする場合は、ある程度性能の高いカメラやマイクを使用したほうがいいでしょう。

重要な会議をする時は、事前にデバイスの電源を入れ、カメラに映る範囲やマイクがどの程度音を拾うかなどをきちんと確認しておきましょう。

ビデオ通話では、部屋の様子が背景として映ってしまうこともありますが、子どもが走り回ったり、放送中のテレビが映りこんだりしてしまうと、通話相手の集中力を削ぐおそれがあります。

壁を背にしてビデオ通話をしたり、バーチャル背景を設定するなどして、コミュニケーションに集中できるようにする必要があります。

また、照明の明るさや角度によって、表情が暗く映ってしまったり、顔がよく見えなかったりすることもありますので、相手に自分の顔がしっかりと見えるようなライティングを心がけましょう。

オフィス勤務時には、通勤時間やランチなど、体を動かす機会がありましたが、在宅勤務では、運動量も減ってしまいます。

また、長時間のパソコン作業により体の不調が出ることもあります。

在宅勤務では1時間ごとにストレッチをしたり、散歩・軽いジョギングを日常に取り入れるなど、意識的に適度な運動を行うようにしましょう。

仕事前のルーティンをすることもおすすめです。

在宅勤務では、通勤時間がなくなり朝の時間にゆとりが出てくることも多いので、この時間を有効に活用して、ルーティンを取り入れることで、 仕事とプライベートの切り替えができるようになり、集中力も高まります。

15時になったら、10分ストレッチをするなど自分なりのルーティンを作ると気持ちにメリハリがつくでしょう。

在宅勤務を快適にするコツは、環境整備をしたり、コミュニケーションをする、オンとオフの切り替えし、適度な運動をすることです。

コミュニケーションは、普段の仕事のやりとりだけではなく、ちょっとした雑談はリラックスをするための手段としても重要ですので、快適にやりとりをおこなうことができるツールを導入するなど、重点的に工夫をするとよいでしょう。