進捗管理がうまくいかない時の方法
2023.03.22
プロジェクトが計画どおり進まない、思うように従業員が動いてくれないと悩んだことはありませんか？
業務の円滑な進行を促進するためには、進捗管理をすることが求められます。
今回は、進捗管理を、より効果的に実践するためのポイントについて、解説します。
進捗管理とは？
まず、進捗管理とは、プロジェクトの進行状況を逐一確認し、当初の計画とズレがないかを確認する業務です。
どれだけ細かく事前計画を構築しても、業務を進めるうちに、新たな問題が発生したり、思いがけないミスのせいで、当初の計画が大幅に修正する必要が出てくることがあります。
進捗管理の業務は、こういった事態においても柔軟に対応し、軌道修正を促すことで、プロジェクトを予定通りに遂行する必要があります。
進捗管理がうまくいかない原因とは？
では、進捗管理がうまくいかない原因とは何かを見ていきましょう。
チームメンバー間でのコミュニケーション不足
チームメンバーが、進捗の遅れを報告して怒られたくないという心理的状況で、なんらかのトラブルが発生しているのに、報告を躊躇してしまうと、業務の深刻な遅れや大きなトラブルの原因に発展しかねません。
また、メンバー間のコミュニケーションがなければ、共通の目標に向かっている実感を得ることができず、モチベーションの低下にもつながりかねません。
進捗管理者が、積極的にコミットし、プロジェクト内でのコミュニケーションをうまく回していくことが求められます。
トラブルが起こっても、修正が行われない
進捗状況に対して、修正すべきことを修正しないことは、さらに大きな問題を引き起こします。
進捗管理業務の目的は、プロジェクトを計画通りに完了するためのマネジメントであるので、修正が必要になった場合は迅速に対応しなければなりません。
どうすれば遅れを取り戻せるのかなど、対応策を検討し、プロジェクトに前向きな影響を与えられるよう心がけることが大切です。
仕事の進捗管理を成功させるために必要なポイントとは？
それでは、仕事の進捗管理を成功させるために必要なポイントについて見ていきましょう。
信頼関係の構築
問題があった場合、管理者も含め、チーム全体でフォローできるといった信頼関係をお互いに構築することは、非常に大切です。
目標と現状について把握する
プロジェクトについて、どんな目標を立てるべきなのか検討しましょう。
また目標を立てた上で確認しておきたいのが、現状についてです。
目標に対して、現在プロジェクトはどれくらいの進捗率なのかについて把握していることが望まれます。
スケジュールを共有する
チームメンバー間で、スケジュールの共有をおこなうことは、重要です。
自分の工程の遅れが今後どのように影響するかが分かるため、ことができます。
お互いの状況を比較することで、進捗の遅れに早く気づくことができ、業務を期間内に達成しようとする責任感を持つことができたり、お互いにフォローをすることができるようになるでしょう。
プロジェクトを細分化させ、業務をメンバーに割り当てる
プロジェクトを細分化し、業務を細かくわけて、最適な人物に割り当て、円滑にプロジェクトの遂行を促進することは大切です。
ひとつのタスクにかかる時間が減るため、進捗状況の把握が正確にできるようになり、また、1人の従業員が、多くの業務をひとりで抱えてしまうような業務負担の偏りも予防できます。
随時、進捗確認をする
進捗確認を随時行うという点です。
業務の進捗は定期的に実施し、担当者間で情報を共有することが大切です。
完了・未完了の報告だけでなく、タスク対応の上での疑問点や些細なトラブルもチェックしておくことで、今後タスクを円滑に解消する上での参考になる場合もあります。
円滑な進捗管理をおこなうためのツールとは？
では、円滑な進捗管理をおこなうために、ツールを利用する企業が増えていますが、どんなツールがあるか見ていきましょう。
表計算ソフト
表計算ソフトは、パソコンにインストールされていることが多く、メールやクラウドなどで保存したファイルを共有できるため、導入しやすいという利点があります。
ビジネスチャットを使う
ビジネスチャットにタスク管理機能がある場合があるので、チャットでタスク管理や進捗管理をおこなうことができます。
また、チームのコミュニケーションの活性化にもつながるので、マネジメントや信頼関係の構築、チームワークの向上にも活用できることができるでしょう。
カレンダーアプリの利用
無料で使用できるものが多く、期限や納期設定などをおこなう必要がある場合は、スケジュールの管理もできるので効果があるでしょう。
まとめ
今回は、進捗管理の原因と利点について紹介しました。
進捗管理を予定通りに実施することで、プロジェクトを予定通りに完了でき、より効率的な取り組み方を発見できたりする可能性も高まります。
進捗管理の実施は、メンバーが力を発揮する上でも、非常に重要といえるでしょう。