コラム

情報共有不足によって起こる問題とその解決策

2023.03.22

情報共有は、効率的でスムーズな業務進行するのに欠かせませんし、取引先からの信用にも関わってきます。

 

ところが、それを習慣付けることは難しいので、企業側が積極的に推し進める必要があります。

 

企業間におけるトラブルの多くは、情報共有の不足によって発生していることが多々あります。

 

今回は、情報共有不足によって起こる問題とその解決策を紹介します。

 

まず、情報共有とは、情報を伝達することが目的ではありません。

 

お互いに、ある情報について認識・把握することが目的です。

 

情報共有不足を解決するためには、情報を共有する側と共有される側で認識の相違が生じない環境を整える必要があります。

 

情報が共有されないと、どんな問題が引き起こされるのか?

では、社内で、情報が共有されないと、どんな問題が引き起こされるのか見ていきましょう。

情報と業務の属人化

1人の従業員が業務情報と内容を、把握していて、他の従業員に共有されていないと、その従業員しか、その業務を進められなくなってしまいます。(進められない状態=属人化)

 

その一人の従業員が休んでいる時にトラブルが起こった場合、対応できる従業員がいないので、顧客からのクレームが来るなど、組織にとってマイナスの影響を及ぼしてしまう可能性が高まります。

 

また、その従業員が離職してしまったら、せっかく時間をかけて築き上げたノウハウが完全に失われてしまう場合があります。

 

ですが、従業員同士で適切に情報が共有されていれば、属人化を防ぐことになり、柔軟性のある業務遂行が可能になります。

従業員間の信頼関係がなくなり、チームワークが悪くなる

業務情報が、特定の従業員間でしか共有されていない場合、情報共有されていない従業員がトラブルに巻き込まれてしまうと、きちんと情報を共有してくれなかったからなどと言って、従業員間で信頼関係が悪化し、さらに情報共有がされにくくなる可能性が出てきます。

業務効率と生産性の低下

それぞれの従業員が持っている知識・ノウハウ・経験は異なります。

 

新入社員や異動してきたばかりの従業員は、仕事をする上で、他の従業員のノウハウを借りなければいけないことがあります。

 

ですが、情報共有が十分にされていないと、従業員が一人で問題を解決しなければいけないので、業務効率や生産性が大きく低下してしまいます。

情報共有不足を引き起こさないようにするための対策とは?

それでは、情報共有不足を引き起こさないようにするためには、どのような対策をすればいいのでしょうか。

 

以下に解決策を挙げてみましょう。

目的を明確にする

情報共有は、共有する側と共有される側で、同じ認識を持っていなければいけません。

 

そうであるならば、情報共有の目的を明確にし、情報共有の重要性を従業員に周知させる必要があります。

 

ルールを作る

情報共有をする時に、ルールを作ることは大切です。

 

ルールがないと、情報を伝達しただけで、共有される側が情報を理解しておらず、それでは情報共有にならないことがあるからです。

 

いつ・どこで・どのような情報を共有するべきかについて、明確なルールを作っておくといいでしょう。

情報共有ツールを導入する

情報ごとに共有場所や共有方法が異なると、情報共有の漏れにつながります。

 

ですが、情報共有ツールを導入すると、情報共有の場所を固定できます。

 

また、必要な情報はテンプレート化しておくと、共有すべき情報が何であるかがすぐに分かります。

 

情報共有ツールとしては、以下のものが挙げられます。

 

・Microsoft Teams

・NotePM

・Kibela

まとめ

今回は、情報共有不足がもたらす問題とその解決策をご紹介しました。

 

情報の共有不足によって引き起こされる業務の属人化は、社内だけでなく対外的な関係にも悪影響を及ぼします。

 

紹介した解決策やツールの導入することにより、あらゆる情報が、社内で円滑に共有できるような環境を作れるようにしましょう。

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