コラム

情報共有のメリットとは?

2023.03.21

すべての仕事において、情報共有は基本です。

 

働き方の多様化が進み、情報共有の重要性が重んじられるようになりました。

 

従業員間で、スムーズな情報共有ができれば、タスクの進捗やトラブルの発生状況などを把握できるため、業務は効率化され、企業の生産性は高まります。

 

そういうわけで、組織内で情報共有を進めていくには、従業員が情報共有の重要性についてきちんと理解する必要があります。

 

今回は、従業員同士で、情報が共有されていないと、どんな問題が出てしまうのか、そして、情報共有をすると、どんなメリットがあるのかについて解説します。

情報共有が必要な理由とは?

まず、情報共有が必要な理由を説明しましょう。

 

事業を進めるにあたり、チームメンバーと情報を共有することは、業務を効率的に円滑に進めるカギとなります。

 

従業員それぞれが経験を通して得た知識やノウハウも、企業の資産であり、従業員間で共有すべき情報です。

 

会社全体の利益を考えれば、個々の従業員が得たノウハウを全従業員で共有して、将来に生かしていく必要があります。

情報共有ができていないとどのような問題が生じるのか?

では、情報共有ができていないとどうなるのかを考えてみましょう。

 

情報共有ができていない組織で起こり得る問題点には、主に次のようなものがあります。

情報の属人化

情報の属人化とは、一部の従業員が、特定の業務を担当してしまっているので、一部の従業員だけが、その業務に関連するノウハウを独占してしまうことです。

 

この従業員がいなくなれば、問題が起こった時に、対応できないという弱点をはらんでいます。

 

また、優れた技能が社内で継承されないということもあります。

生産性の低下

情報共有ができていない会社では、業務において無駄な時間が生まれてしまいます。

 

情報共有がされていれば、スムーズに進むことであっても、誰かに聞かなければわからない、誰かしかできないといった状態になっていれば、時間の無駄が増えてしまい、効率は悪くなるでしょう。

情報共有のメリットとは?

では、情報共有ができていると、どんなメリットがあるのでしょうか。

 

主なメリットについて解説します。

知識の共有によって、組織力が底上げされる

各部門の従業員が経験を重ねて得た知識やノウハウを集めて管理し、誰でもアクセスできる状態にしておけば、他の従業員は多くの時間や手間をかけずにノウハウを得られます。

業務が効率よくなり、時間の無駄が減る

情報共有ツールを導入して、社内でスムーズに情報共有できる環境が整えば、簡単にチームメンバーのスケジュールやタスクを把握でき、一度に複数の人と連絡を取り合えます。

 

さらに、情報共有ツールには、外出先からもアクセスできるため、スキマ時間を活用した情報共有も可能です。

従業員間のコミュニケーションが活発になる

テレワークで仕事をする従業員が増えている中で、従業員同士のコミュニケーションをどのように活性化するかが企業の課題となっています。

 

情報共有の習慣が定着すれば、あまり顔を合わせないチームメンバーと簡単に連絡がとれるため、コミュニケーションの幅が大きく広がるでしょう。

 

情報共有をスムーズに進めれる方法とは?

では、どのようにすれば情報共有をスムーズに進めれるかについて解説します。

情報を共有する環境を作り、目的を明確にする

情報を共有できる環境を整える必要があるため、自社の状況や課題を把握し、どのような対策が必要かリスト化して、どんなツールが必要かを考えましょう。

 

また、情報共有を行う意義や目的を明確にし、全従業員に情報共有の必要性や意義・目的を周知する必要があります。

ルールを決める

社内の情報共有をスムーズに行うためには、情報の共有方法などについてルールを決めることが大事になってきます。

 

情報共有のルールは、何のツールをいつ使うのか、共有する情報の種類などを決めておくといいでしょう。

担当者を決める

担当者が決まっていれば、何かわからないことがあればその人に聞けばいいですし、担当者が積極的に社内周知を行えば、従業員が積極的にツールを使うようになるでしょう。

まとめ

以上見てきたように、情報共有することによって得られるメリットは、非常に大きいです。

 

業務は効率化され、企業の生産性を高めるためにも、まずは、部署間から情報共有を進めていくといいでしょう。

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