コラム

受付業務を省く方法

2023.03.21

受付業務の無駄を省くにはどうしたらいい?というご質問をいただきましたので、今回は、受付業務の無駄を省く方法について、解説します。

 

受付業務とは、取引先や店舗での来客対応や案内をする業務です。

 

よく会社の顔とも言われますので、丁寧で適切な対応をして、会社のイメージを損なわないようにする必要があります。

 

会社に来訪した顧客を案内するだけでなく、電話対応やスケジュール管理などさまざまな作業が受付業務に含まれています。

 

大企業には、受付担当者がいますが、中小企業では、受付担当者がいないことが多いので、受付の近くにいる人が来訪者の対応をするため、来客対応をするたびに、業務の手を止めなければいけなくなります。

 

受付業務によるタイムロスや負担を軽減することに有効な方法のひとつとして、デジタル技術を活用した受付システムを導入する企業が増えています。

受付システムの機能とは?

受付システムには、どのような機能を搭載しているのか、ご紹介します。

受付機能と通知機能

受付システムでは、受付機能と通知機能が、基本的な機能です。

 

来訪者が受付システムを操作すると、訪問先の担当者に通知が届きます。

 

受付担当者に担当者を呼んでもらうよりも、スムーズに担当者に繋がるのが一番の特長です。

 

メール・電話・チャットツールなどが、通知方法になります。

アポイント機能

アポイント機能とは、来訪者の情報を受付システムに入力して、打ち合わせの日程調整をする機能です。

来訪者情報管理機能

受付システムに、来訪者の入退館時間を記録する機能がついています。

 

また、来訪者の履歴を曜日や時間帯ごとにまとめて、データの分析をすることもできます。

デジタル技術を活用した受付システムを導入するメリットとは?

では、デジタル技術を活用した受付システムを導入すると、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。

 

以下に、メリットを挙げてみます。

コストの削減

受付システムを導入すれば、受付担当者を配置させる必要がなくなるので、人件費を削減することができます。

業務の効率化

従業員が、自分の仕事とは別に、受付業務も兼任していると、来訪者や問い合わせ電話が来るたびに、自分の仕事を中断しなければいけません。

 

そうなってしまうと、自分の仕事ができなくなり、作業効率が低下することも少なくありません。

 

受付システムを導入すれば、来客対応は、受付システムが自動的にしてくれるので、受付業務で必要だった時間を節約でき、自分の仕事に集中できるようになるのです。

ミスの軽減

ダブルブッキングなどのミスがあると、担当従業員だけでなく、取引先にも迷惑をかけてしまいます。

 

ですが、受付システムは、手作業による人為的ミスが発生しないので、企業にダメージがつくこともないですし、業務効率化にも貢献できるでしょう。

テレワークの推進

新型コロナウイルス感染予防のために、従業員の出勤を減らしたい場合、受付システムの導入によって、テレワークを推進することができます。

受付業務にシステムを導入するデメリットとは?

今度は、受付業務にシステムを導入するデメリットを見ていきましょう。

システム導入費用がかかる

受付システムを導入すると、人件費を削減できますが、システム導入費用が必要になるため、まとまった費用を用意しておかなければいけません。

 

ですが、導入して3年後を目安に、システム導入コストがかかっても、メリットがあると判断できたら、導入を検討するといいでしょう。

障害が起こる

受付システムは、電子機器であるため、故障をしてしまうことがあったり、システム障害が発生することもあります。

 

システム障害が起こった場合、復旧するまで、従業員が、受付業務をしなければならない可能性もあります。

 

受付システムの契約会社に、そのような場合のサポートがあることが多いですが、万が一に備えて、対応策をあらかじめ決めておき、社内で周知させておくといいでしょう。

まとめ

受付業務は、従業員にとって大きな負担となっているケースも少なくありません。

 

業務を効率化するためには、業務改善が必要です。

 

受付システムを導入すると、最初にまとまった初期費用がかかりますが、受付業務の無駄を効果的に削減できます。

 

会社が抱える課題を解決するために、受付システムの導入を検討してみるのも一つの手ですね。

 

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