システム化とは？業務をシステム化することのメリットやデメリットを解説
2025.12.04
「業務のシステム化をしたいけど、何から始めればいいんだろう…」と悩んでいる方もいるでしょう。
企業でシステム化をすると、業務の効率化、人件費や業務時間の削減などのメリットがあります。
今回は、システム化を導入することによるメリットやデメリット、手順などについて解説します。
システム化とは
システム化とは、デジタルツールを活用して、業務のプロセスや作業の手順を整理し、自動化や効率化を図ることです。
システムの導入や業務フローを見直すことによって、組織全体の生産性を向上させる目的があります。
これまで、従業員が手作業でしていた業務を、ソフトウェアやシステムに置き換えることによって、より付加価値の高い業務を行えます。
システム化の種類
システム化は、どの従業員が行っても、同じ成果を生み出せる仕組みづくりのことです。
システム化は、以下の２種類に分けられます。
マニュアルやルールを作る
従業員が業務を遂行できる、マニュアルやルールを作ることは、システム化をすることです。
どの従業員が業務を担当しても、業務の質を均一に保つ手法です。
ITツールを導入する
ITツールを導入することも、システム化の一つです。
ITシステムを活用して、定型業務を自動化し、作業効率を上昇させる手法です。
システム化のメリット
システム化のメリットにはどのようなものがあるのか、見ていきましょう。
業務効率が上がる
システム化をすると、業務効率が大幅に向上します。
手作業でしていた作業をシステムに変更すると、数分で終わることもあります。
そのため、従業員は、より付加価値の高い業務に時間を割くことができます。
また、システム化によって、24時間365日の自動処理ができるようになるため、営業時間外でも業務が継続されます。
例えば、夜に受注したネットショップの注文を自動で処理したり、定期的にデータをバックアップするなど、従業員がいなくても、業務が行われます。
ヒューマンエラーを削減できる
入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーを大幅に削減することができます。
システムが自動的にチェックをすることによって、データの正確性が保たれるのです。
例えば、経理作業での計算ミスや転記ミスは、大きな問題を引き起こすことがあります。
ですが、会計システムを導入すれば、自動計算と検証機能によって、こういったリスクを最小限に抑えることができます。
人件費を削減できる
システム化をすると、同じ業務量を少人数で処理できるため、人件費を削減できます。
また、印刷代や紙代なども削減でき、経費のコストカットができます。
システム化のデメリット
今度は、システム化のデメリットを挙げてみましょう。
時間と費用がかかる
システムの導入から利用までに時間がかかるデメリットがあります。
システムの選定や設定、従業員にレクチャーする必要があるからです。
また、多機能なシステムを導入すると、費用が高額になります。
専門知識が必要になる
システムを活用するには、ITの知識やスキルが必要になります。
そのため、専門知識がある従業員がいないと、システムをうまく使いこなせず、失敗する原因になり、逆に業務効率が低下してしまいます。
システム化をする場合、自社内で専門知識を習得したり、外部のITのプロにサポートをもらうといいでしょう。
情報漏洩やデータ消失のリスクがある
システムを導入して、情報をデータ化したら、情報漏洩に注意する必要があります。
システムによって情報を管理するので、外部からの不正アクセスを受ける可能性があるからです。
また、ミスによる情報漏洩やデータ消失を防ぐために、従業員のセキュリティに対する意識を向上させたり、データのバックアップを取る仕組みを取り入れましょう。
業務が止まってしまうことがある
システムは、災害や停電などのトラブルが起こると、停止することがあります。
システムが停止してしまうと、復旧までに、業務に影響を及ぼしてしまいます。
そのため、システムを導入する際には、事前にシステム停止の対策をして、トラブルが起きても被害を最小限に抑えれるようにすることが重要です。
システム化の手順
ここでは、システム化の手順をご紹介します。
課題を明確にする
システムを導入する課題や目的を明確にしましょう。
そうすることで、自社のニーズを把握でき、必要なシステムを選定しやすくなります。
自社のニーズを満たすシステムを選ぶ
自社のニーズを満たすシステムを選びましょう。
スムーズに業務を遂行するために、システム導入後の運用のしさすさを考慮して選ぶことが大切です。
既存のシステムではニーズを満たせない場合、オリジナルシステムの開発をすることが効果的です。
システムを導入する
システムを選定したら、システムを導入しましょう。
社内にエンジニアがいない場合、システム開発会社に依頼するといいでしょう。
効果測定をする
システムを導入したら、定期的に効果測定をしましょう。
期待する成果が出ている場合、継続して使います。
ですが、効果が出ていない場合、問題点を発見して、対処法を検討する必要があります。
まとめ
システム化をすると、業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。
システムを整備したり、従業員を教育することによって、組織は、競争力を高め、持続的な成長を実現することができるでしょう。
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