コラム

仕事で使う電話のメリットとデメリット

2023.03.21

電話をメインの連絡手段として利用しているという企業は少なくはないでしょう。

 

ですが、メールなど他の手段との適切な使い分けができておらず、他の連絡手段を使う方が適切な時に、電話を使っている職場も多くあります。

 

今回は、電話のメリットとデメリットについて説明し、他のコミュニケーション手段とどう使い分けていくのがいいのかについて解説します。

電話のメリットとは?

まずは、電話のメリットを挙げてみます。

すぐに対応ができる

メールで連絡をしたら、相手がメールを読んだのか確認ができませんが、電話の場合、相手を呼び出して会話するので、急ぎの案件の場合、電話を使うほうがいいです。

誰にでも連絡できる

ほとんどの企業が電話回線を引いているため、誰にでも連絡ができます。

いろいろな対応ができる

相手の返答によって対応を変えなければいけない質問をする時やその場で質問をしたい場合、電話は効果的です。

 

メールでしたら、何度もやりとりする必要があるので、非常に時間がかかります。

電話のデメリットとは?

次に、電話のデメリットについて、見てみましょう。

作業が中断される

電話をかけた時の相手の状況が分からないため、相手の仕事を中断させてしまいます。

 

また、直通の電話ではなく、代表電話にかけた場合は、相手に取り次いでもらうまでの時間もかかります。

 

急ぎでない要件や不在の場合は、必要に応じてメール連絡にするのもいいでしょう。

履歴・記録に残らない

電話だけで連絡をすると、履歴や記録が残らないので、言った言わないの問題になったり、聞き間違いや勘違いをしてしまうことがあります。

1対1のみのコミュニケーションになる

メールと違い、電話は、一度に、複数の人とやり取りができず、1対1のコミュニケーションになってしまいます。

 

そのため、複数の相手に連絡するには、相手の人数分の時間がかかってしまいます。

 

また、記録に残らないので、情報の共有がされにくいです。

声だけで伝えなければいけない

電話は、ジェスチャーが使えず、資料を添付することもできないため、伝えられる情報量には限りがあります。

 

また、音声は、聞き間違えの問題が出てくる場合があります。

 

このように、電話は、相手を問わず、即時性に優れているというメリットがありますが、電話を使うことによって、デメリットが生じる場合は、電話以外の手段を使うほうがいいでしょう。

まとめ

電話に不向きなやり取りをしなければいけない場合、他の手段に置き換えるといいでしょう。

 

例えば、ビジネスチャットをその選択肢の1つとして、導入するものいいかもしれません。

 

というのも、ビジネスチャットは、文章のやり取りだけでなく、電話のような通話もでき、複数人とのやり取りもでき、記録も残せるからです。

 

電話やメール、そして、ビジネスチャットなどのツールを併用し使い分けることで、円滑な連絡や情報共有を進めることができるでしょう。

 

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