採用管理システム
2023.03.21
採用管理システムは、採用を行っている企業にとって必要なものではないでしょうか。
企業の採用活動は、たくさんの書類やデータが混在し、面接の日程調整などスケジュール管理業務も多くなるため、業務効率化やミスを防ぐ観点において、システムによって一元管理する必要性が出てくるからです。
大企業は、採用管理システムを導入しているところが多いですが、最近は、中小企業でも採用管理システムを利用する企業が増えてきており、中小企業でも採用管理と無関係とはいえない状況になりつつあります。
そこで、今回は、採用管理システムのメリットとポイントをご紹介します。
まず、採用管理システムとは、企業の採用活動において、応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理といった、採用に関する業務を一元管理し、より効率的に採用活動を進めることを目的としたものを指します。
採用管理システムの基本機能とは？
採用管理システムの基本機能は、以下の4つが挙げられます。
求人管理機能
求人票を作成すること・求人掲載の管理・応募から面接に至るまでの求人管理をすることができます。
媒体や掲載内容によって、求人の効果測定や改善をすることができます。
応募受付機能
募集している職種ごとに受付し、人材派遣会社からの通知を受け取ります。
オンラインでエントリーできる機能も搭載されているため、応募者の数や情報を一括で管理することも可能です。
応募者の情報管理機能
応募者の氏名や連絡先、応募情報などの管理ができます。
応募者情報が一元で管理でき、選考状況や応募情報の確認や調整にも活用することができます。
内定者の管理機能
内定者情報の管理機能を使うことで、内定者の把握や連絡が簡略化され、入社日や条件を調整する時にも役に立ちます。
採用管理システムを使うメリットとは？
では、採用管理システムを使うと、どんなメリットがあるのでしょうか。
採用管理システムを導入すると、担当者が手作業で集計していた応募経路・応募者の年齢・職業・選考状況などを、1つのシステムの中で一元管理することができるようになり、施策実施後のフィードバックや改善などの業務も容易になるので、採用活動のPDCAを素早く回していくことができるようになります。
PDCAを回すことは当初計画した数値目標を達成するためにも重要なことですが、さらに昨今の売り手市場ではちょっとした行動の遅れが機会損失につながってしまうため、採用管理システムを利用して全体にかかる作業時間を短縮し、応募者へのレスポンスを早めることも大切なのです。
上記のように、採用管理システムを導入すると、さまざまなメリットがありますが、抑えておきたい注意点もあります。
自社にあった採用管理システムの選び方とは？
ここでは、自分の会社にあった採用管理システムをどう選べばいいのか解説します。
自社に必要な機能を備えているかを確認する
会社が抱えている課題は何なのかを把握することによって、どういう機能を持ったシステムを導入するのがいいのかしっかりと検討する必要があります。
機能に対して、コストが見合っているかを確認する
採用管理システムには、さまざまな種類のものがあり、機能が増えれば増えるほど、費用が高くなってしまいます。
機能が多すぎても使いこなせないため、自社に必要な機能が何なのかよく見極めて、機能と金額が合っているものを選びましょう。
操作がしやすいのかを確認する
操作性がしやすいかどうかは、業務効率化に直結します。
操作がしにくいシステムだと、担当者の負担にもなりますし、応募者へすぐに対応ができません。
導入後のカスタマーセンターがあるかどうかを確認する
採用管理システムを導入しても、うまく使いこなせれない場合があります。
そのため、導入予定のシステムにカスタマーサポートがついているかは必ず確認したほうがいいでしょう。
まとめ
求人募集を出し、応募してきた人を面接・選考し、採用に至るまでの多くの採用業務をいかに効率的にできるかを考えることは、採用担当者だけでなく、会社全体の利益にもつながります。
テレワークが難しいといわれる採用業務も、採用管理システムを使うことで、新しい働き方などの選択肢も広がります。
操作性や機能をよく見極め、業務の効率化につながる採用管理システムを選びましょう。
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