営業担当者の異動や退職などで、別の担当者に顧客を引き継ぐことは、よくあります。

今まで担当してきて良い関係を築き上げてきた顧客や案件を、後任の担当者へ引き継ぐことに不安に感じたり、営業の引き継ぎでクレームやトラブルは発生していませんか？

顧客と良好な関係であり続けるためにも、しっかりポイントを押さえて引き継ぎをしましょう。

今回は、営業の引き継ぎをする際に起こりがちな問題と営業における引き継ぎの重要性・ポイントなどを解説していきます。

まず、営業における引き継ぎとは、営業担当者の変更にあたって、前任担当者と後任担当者が情報を共有することです。

営業における引き継ぎは、以下の場合に起こります。

・営業担当者の異動

・組織の変更

・営業担当者の退職

では、なぜ引き継ぎが必要なのでしょうか。

それには、主に以下の2つの理由があります。

1.営業担当者が変わっても顧客との取引を継続し、売上を確保するという狙いがあるから、営業担当者にとって引き継ぎは、重要です。

2.顧客に迷惑をかけないというのも、引継ぎが重要な理由の一つでしょう。

顧客としても、担当者が変わると、「商談内容や契約が白紙になるのでは…」という不安を抱えることになります。

こういった不安を払しょくし、引き継ぎ不足で迷惑をかけないためにも、しっかりと引継ぎを行う必要があると言えるでしょう。

営業の引き継ぎが適切に行われず、問題が発生してしまった場合は取り返しがつかないこともありますので、時間の余裕を持って取り組み、伝達漏れがないよう、要点を押さえて適切に行われなければいけません。

では、顧客との良好な関係性を維持できるような営業の引き継ぎを、どのようにすればいいのでしょうか。

適切な営業の引き継ぎについて、大切なポイントを紹介します。

後任担当者によって、引き継いでほしい情報は異なってきます。

そのため、前任担当者が引き継ぐつもりの情報を後任営業担当者に伝え、「情報不足はないかどうか・他に知りたい情報がないかどうか」といった要望がないかを確認しましょう。

その上で、最終的に引き継ぐ情報の合意を得て、引き継ぎをしていくことが重要になります。

後任者が不要な情報と思っていたとしても、顧客ならではの特殊な事情や要件が存在することはよくあります。

前任者と後任者の間で引き継ぐ情報が漏れなく共有されるよう、時間をかけてすり合わせるのがいいでしょう。

引き継ぎで共有する情報は、今後の営業活動を展開していく上で、重要な情報です。

目に見える形にして残すことで、チーム内で情報共有しやすくなります。

口頭では、後任営業担当者が忘れてしまったり、メモを取っていなかったりした場合、参照できない恐れがあります。

そういった事態を防ぐために、口頭で説明するだけでなく、資料としてまとめておくことも重要になってきます。

前任者と後任者で情報の共有ができたら、顧客に引き継ぎの連絡をしなければいけません。

前任者と後任者が一緒に、顧客のところへ行って挨拶すれば、担当者が代わっても、契約が変わることなく、継続されることが分かり、顧客の安心感につながります。

営業職の引き継ぎには、顧客との関係を良好にするためのさまざまなポイントがあります。

引き継ぎをうまく行えば、顧客からの信頼を得てさらなる業績拡大のきっかけを作ることができるでしょう。