ワークフロー管理とは？
2023.03.20
ワークフローという言葉はよく聞かれますが、具体的にはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、ワークフロー管理の意味や役割などについて解説します。
ワークフロー管理とは？
ワークフロー管理とは、社内の業務を定型化して、システム上で申請・承認作業などを行っていく方法で、業務効率化に必要不可欠なものです。
ワークフロー管理をスムーズに実行するワークフローシステムや、併用すると便利な勤怠管理・経費申請システムについてもご紹介します。
ワークフローとは、業務の流れのことです。
企業では、承認フローのように、複数人が関わる業務で受け渡しが行われる、文書や情報の流れ、または、流れをまとめて図式化したものを指します。
ワークフロー管理は、ワークフロー管理用のソフトやシステムを使うことが一般的です。
管理をシステム化することで申請のミスが減ったり、作業を標準化できるという効果が期待できます。
稟議申請の承認や経費精算処理などの一般的な業務プロセスを対象とすることが多いです。
業務プロセスの円滑化を図るためには、ワークフローの準備が必要です。
ワークフロー管理を怠ると、従業員の負担が増えたり、思わぬミスが生じたりする恐れがあります。
ワークフロー管理システムとは？
では、ワークフロー管理システムには、どんな機能があるのか見ていきましょう。
ワークフロー作成
企業の中で決められた業務の流れをシステム上に作成します。
申請者の属性に合わせてフローを定義する、申請時の金額や入力項目などの各種条件により承認ルートを分岐させるなど、自動的に処理する設定を行えるシステムを選ぶことで、より高い業務効率の向上が期待できます。
申請書の電子フォーム化
ウェブ上で、フォームを作成するタイプと紙の申請書をそのまま踏襲して作成できるタイプのものがあります。
申請と承認
申請された書類は、システム内で作成された承認ルートに従って、承認者に承認依頼通知が送られます。
検索と集計
申請・承認された情報を、申請者や申請日付、処理状況などで検索することができます。
申請書や部署といった単位で、承認データを集計したり、CSVに出力したりすることもできます。
申請・承認業務の効率化だけでなく、さまざまな周辺業務にデータ活用できるワークフロー管理システムを選択することが重要です。
ワークフロー管理システムのメリットとは？
では、ワークフロー管理システムには、どのようなメリットがあるかについて、以下に挙げてみます。
書類受け渡しの短縮化
紙の書類の場合、複数の承認者からハンコをもらうために物理的な受け渡しが必要となります。
同一拠点内だけの移動であれば移動にかける手間はわずかですみますが、遠隔地にある別拠点での承認が必要な場合には、郵送などの手間や費用、そして時間もかかります。
ワークフロー管理システムでは物理的な距離は関係なく、次の承認者や担当者に対し、書類を瞬時に届けられます。
申請処理の遅延を減らす
回覧先の担当者が不在の場合、申請書類が滞留する可能性がありました。
ワークフロー管理システムの導入により、場所を選ばず書類の確認が可能になるため、こうしたタイムロスを減らすことが可能です。
また、業務進捗状況が可視化できるため、承認が滞っている場合は、直接担当者に承認を依頼することも容易になります。
業務効率化
ワークフロー管理システムでは、手入力でおこなっていた業務を自動化して、入力内容を選択式にしたり、添付書類の提出を必須にしたりするので、書類作成時における誤記入や提出漏れの検出がしやすく、こうした作業のやり直しを回避できます。
人的ミスによる時間的な損失を大幅に軽減したり、業務のやり直しを防ぐことができます。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙を使用せずに、電子上で、業務のやりとりを行うことです。
ワークフロー管理システムを導入し、書類作成から回付作業、上司からの承認、取引先への送付を一括して進められます。
また、ペーパーレス化は、コストカットにつながるほか、紙で管理する必要がなくなるため、オフィスの縮小化や書類保管庫代の削減につながります。
社内不正の防止とコンプライアンスの向上
ワークフロー管理システムを利用することで、これまで手作業でおこなっていた管理を自動化できます。
自動的に管理をおこなえることで、人為的なミスを防ぎやすくなるほか、業務全体の効率化にもつながりますので、一度検討してみるのもいいでしょう。
まとめ
ワークフロー管理システムを利用することで、これまで手作業でおこなっていた管理を自動化できます。
自動的に管理をおこなえることで、人為的なミスを防ぎやすくなるほか、業務全体の効率化にもつながりますので、一度検討してみるのもいいでしょう。