取引先の担当者や社内間で、仕事のやり取りをメールですることが一般的になっている昨今、新着メールをチェックし、本文を読み、返信するというメールのやり取りに非常に多くの時間が割かれています。

膨大なメールの管理に悩んでいる人は多いのではないでしょうか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表したビジネスメール実態調査2020では、1日にメールを読む時間は66分、メール1通を読むのにかかる時間は平均で1分19秒だそうです。

また、メール1通を作成するのにかかる時間は平均で5分54秒、1日に82分57秒はメールを書いていることもわかっています。

つまり、1日のうち、約2時間29分はメール業務に時間を費やしていることになります。

コロナ禍でテレワークでお仕事をされている方が増え、メールでのコミュニケーションが増えていると思います。

ですが、メールでのやりとりが増えれば増えるほど、メール業務にかかる時間も増えてしまいます。

メールのやり取りは、あくまでも仕事を円滑に進めるための手段のひとつですので、メールのやり取りを効率的におこなって仕事の生産性を下げないようにして、メール業務の効率化を図るべきでしょう。

今回は、メールチェックを効率的に行う方法やメールチェックに時間がかかることによるデメリットになどついて解説します。

まず、メールの問題点について解説します。

メールの問題点としては、まず、メールの数が多くなりやすいことが挙げられます。

例えば、チームメンバー7人宛てに1通のメールを送り、7人から返信が来ると、返信メールは7通になりますが、さらに返信するとメールはどんどん増えていきます。

また、メールは、取引先など、いろいろなところから送られてきますので、メールで情報共有をしていると、メールの数が多すぎて、管理が難しくなってしまうでしょう。

メールを返信する作業には、多くの時間を取られています。

上記データでも、メールを1通書くのに平均で約6分かかることがわかっています。

メールでの質問に対して回答のみを返信できれば楽ですが、メールの送信者によって言い回しや表現を変える必要もあります。

送信者が取引先なのか、上司なのか、商品のユーザーなのかによって最適な表現を考えなければならないため、メールの返信に時間がかかってしまうのです。

件名だけでは内容を判断しにくいという点にもあります。

後から必要な情報を探したいと思っても、まったく違う件名のメールに探したい情報が入っているかもしれません。

返信を重ねているうちに、元の件名とは違う内容になっていることがよくあります。

また、本文検索をしようとしても、思いつくワードが適切でなく、目的のメールになかなかたどり着かないということもあります。

では、メール効率化するにはどうすればいいのかについて解説します。

メールが届くたびにほかの業務を中断し、チェックに時間を割くのは非効率です。

そこで、メールチェックをするの時間を決めて、その時間にまとめてメール業務を行うといいでしょう。

そうすると、他の業務の時間を妨げることがなくなり、時間を有効に使えます。

メールをチェックする時間を設定し、その時間にメールを読んだら、すぐに返信するようにしましょう。

メールをチェックしたあとに返信を後回しにしてしまうと、返信するときに同じ内容のメールをもう一度確認する必要があり、余計な時間を割いてしまうことになります。

もし回答に時間がかかるような内容のメールだった場合、返信を後回しにせず、回答にお時間をいただきますという趣旨の返信を送っておけば、相手に安心感を与えられ、トラブルの回避にもつながります。

メール管理効率化の第一歩として、受信トレイを空にすることを目指すといいでしょう。

受信トレイにすべてのメールを残したままでは、どのメールが対応済みなのか、未対応なのかがわかりません。

未対応のメールだけ受信トレイに残し、対応が終わったメールは、別のフォルダを作って、そこに移動させるようにすると、管理がしやすくなります。

メールの文頭・文末の挨拶文などは、テンプレートを作っておけば、それだけでも手間が省けます。

よく使う言い回しは辞書登録してしまうという方法もあります。

資料送付案内、セミナーの案内、年始挨拶なども、テンプレートを使って作成できるようにしておくと便利です。

下記は、テンプレート作成方法の例として載せますので、参考にしていただければと思います。

・Outlookでのテンプレート作成方法

①「ホーム 」メニューの 「新しい 電子メール」をクリック。 メッセージを作成するには、Ctrl キーと Shift キーを押しながら M キーを押してください。

②メッセージの本文に、必要な情報を入力。

③メッセージ ウィンドウで、「ファイル」の 「名前を付けて保存」をクリック。

④「ファイルの種類」ボックスの一覧の 「Outlook テンプレート」をクリック。

⑤「ファイル名」ボックスにテンプレートの名前を入力し、「保存」をクリックしたら完了です。

辞書登録の使い方は以下のとおりです（※Windows10の場合）。

①画面右下タスクバーの「A」や「あ」などのアイコンを右クリック。

②「単語の登録」or 「単語の追加」をクリックしてダイアログボックスを表示。

③単語登録の画面が開いたら、登録したい単語を「単語」の欄に入力。「よみ」の欄には読み仮名を入力して「登録」ボタンクリックしたら登録完了です。

メールは便利なツールですが、即時性を求めるツールではありません。

そのため、メール以外の業務が効率的に行えるツールを検討してもいいでしょう。

例えば、即時性を求めるのであれば、用件だけをすぐに伝えられるチャットツールを利用するのもいいでしょう。

情報を共有したい場合は、グループウェアの導入も検討してみましょう。

メール業務の無駄をなくすためには、メールチェックの時間を決めたり、メールをフォルダ分けして優先順位を決めるようにするといいでしょう。

また、メールで行っていたいくつかの業務は、別のツールに置き換えて効率化することを検討して、さまざまな角度からメールの利用方法を見直してみましょう。