メールの誤送信とその対策
2023.03.20
情報漏洩事故に繋がるメール誤送信は、企業経営にとって非常に大きなリスク要因だと言えます。
これらが、従業員のちょっとしたメールの誤操作から発生してしまうところが、メール誤送信の恐ろしいところです。
企業経営に影響が出てしまう可能性があるからこそ、メール誤送信対策はしっかり行っておくべき施策だと言えるでしょう。
情報漏洩の原因の大半は「ヒューマンエラー」といわれており、約40％がメールやFAX、郵便による「誤操作」であることが調査によりわかっています。
メールの誤送信の発生状況は、3パターンに分けられます。
1.宛先や内容を間違える
2.メールを重複して送ってしまう
3.添付ファイルのつけ忘れなど、メールに不備がある状態で送ってしまう
ビジネスシーンでのメールの誤送信は重大な問題を引き起こす可能性があります。
メールの誤送信によって起こりうる問題やリスクとは？
メールの誤送信によって起こりうる問題やリスクをご紹介します。
個人情報漏洩
メールの内容に個人情報が含まれている場合、メールの宛先を間違えただけでも個人情報の漏洩につながります。
機密情報漏洩
A社の業務内容が書かれていたメールを誤ってB社に送ってしまったというようなケースや自社の社外秘情報を他社に送ってしまったといったことが、機密情報漏洩にあたります。
機密情報や社外秘の情報にアクセスする方は、とくに厳重に注意しなければいけません。
メール誤送信が起きた場合の対策方法とは？
次に、メール誤送信が起きた場合の対策方法についてご紹介します。
上司に相談・報告する
自分だけで対処しようとしないで、必ず上司に状況を把握してもらい、どのように対応したらいいか指示をあおぎましょう。
関係者に謝罪し受信した情報について削除を依頼する
誤送信した相手や関係者全員になるべく早く謝罪し、状況を説明します。
そして、受信した情報の速やかな削除を依頼をしましょう。
その後で、原因を洗い出して、再発防止策を考えます。
メール誤送信を防ぐ具体的な対策とは？
ここからは、メール誤送信を防ぐ具体的な対策についてお話をしていきます。
・メール送信前に第三者にチェックをしてもらう
・宛先のオートコンプリート機能を無効にする
※オートコンプリート機能は、宛先を入力し始めるとメールアドレスの候補を表示してくれる機能のことです。
・添付ファイルを暗号化する
・セキュリティの運用ルールを作る
・社員教育を徹底する
・送信予約を活用する
・メール誤送信防止ツールを活用する
まとめ
メールの誤送信には、宛先間違えや添付ファイル忘れなど、従業員が少し注意を怠るだけでも発生してしまう一方で、個人情報や機密情報の漏洩といった重大な問題に発展してしまい、企業経営へ大きな悪影響を与える可能性があります。
メール誤送信対策のためのシステムを導入して、ソフト面とハード面の両面から対策することも、大きな効果が期待できますが、メール誤送信対策を再確認しましょう。