メールの誤送信とその対策
2023.03.20
メールの誤送信は、情報漏洩事故につながるため、非常に大きなリスクです。
そのため、メール誤送信対策はしっかりしておくべき施策であると言えます。
ほとんどの情報漏洩の原因はヒューマンエラーです。
情報漏洩の約40％がメールやFAX、郵便による誤操作であることが調査でわかっています。
メールの誤送信の発生状況は、以下の3パターンに分けられます。
1.宛先や内容を間違える
2.メールを重複して送る
3.ファイルを添付し忘れるというように、メールに不備がある状態で送信する
ビジネスシーンでのメールの誤送信は、重大な問題を引き起こす可能性がありますので、十分注意しましょう。
メールの誤送信によって起こりうる問題やリスクとは？
メールの誤送信によって、起こりうる問題やリスクをご紹介します。
個人情報漏洩
メールの内容に個人情報が含まれていると、メールの宛先を間違えたら、個人情報の漏洩につながります。
機密情報漏洩
A社の情報が書かれていたメールを誤ってB社に送ってしまったケースや自社の社内情報を他社に送ってしまうことが、機密情報漏洩にあたります。
機密情報や社外秘の情報にアクセスする方は、厳重注意しなければいけないでしょう。
メールの誤送信が起きた場合の対策法とは？
次に、メールの誤送信が起きた場合の対策法について解説します。
上司に報告する
自分だけで対処しようとしないで、必ず上司に状況を報告して、どのように対応したらいいか指示を仰ぎましょう。
関係者に謝罪し、受信メールの削除依頼をする
誤送信した相手や関係者全員に、すぐに謝罪し、状況を説明する必要があります。
また、受信メールをすぐに削除してもらうように依頼しましょう。
それから、原因を洗い出して、再発防止策を考えましょう。
メール誤送信を防ぐ具体的な対策とは？
ここからは、メールの誤送信を防ぐための具体的な対策について解説します。
・メール送信前に第三者にチェックをしてもらう
・宛先のオートコンプリート機能を無効にする
※オートコンプリート機能は、宛先を入力し始めるとメールアドレスの候補を表示してくれる機能のことです。
・添付ファイルを暗号化する
・セキュリティの運用ルールを作る
・従業員教育を徹底する
・送信予約を活用する
・メール誤送信防止ツールを活用する
まとめ
宛先間違えやファイルを添付し忘れるなど、従業員がミスをしてしまうと、メールの誤送信が生じてしまいます。
そうすると、個人情報や機密情報の漏洩といった重大な問題に発展してしまい、企業経営に悪影響を及ぼす可能性があります。
メールの誤送信対策のシステムを導入して、誤送信を回避するようにしましょう。
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