コロナ禍以前から、メールは、プライベートでも、ビジネスでも、最も利用されているコミュニケーション手段です。

メールは、コミュニケーション手段に大きな変化をもたらしましたが、メールであるがゆえの不便さを感じている方も多いでしょう。

メールで、すべてのコミュニケーションを完結させることは困難なのです。

アメリカの心理学者アルバート・メラビアン博士による「メラビアンの法則」によると、相手に伝わるのは、言語情報（Verbal/話の内容、言葉そのものの意味）がわずか7％で、聴覚情報（Vocal/口調や・速さ・声の質）が38％、視覚情報（Visual/見た目や視線、表情）が55％と言われています。

声のトーン、間、言い方、会話のテンポなどや、顔の表情、腕組みなどのしぐさといった言葉以外の非言語的な要素が相手に伝わるのに非常に大きな役割を果たしていることが分かったのです。

それでは、メールの欠点と、メールの代替となるコミュニケーション手段について詳しく解説していきましょう。

メールのメリットとデメリット、そして、メールの代替となるコミュニケーション手段を具体的にみていきましょう。

メールは、データとして記録が残るので、エビデンスとして活用することができます。

だから、言った、言わないの話になることもありません。

仕事相手とやりとりを重ねながら目標貫徹を目指すビジネスにおいて、この記録が残せる点は非常に大きなメリットです。

また、メールなら、相手の状況を考慮しなくても、いつでも・どこからでも気にせず送信できます。

もう一つのメリットは、考える時間があることではないでしょうか。

電話では思ったことをすぐに言ってしまいますが、メールは、書き終えてから考えなおすことができます。

また、CCやBCCをつけることで、一度に複数の人へ伝達できるのもメールのメリットです。

相手の表情が見えない、反応が分かりづらいことです。

次に、メールは一度送ってしまったものを差し戻すことができないことです。

メールを送信してしまったら、内容を修正したり、削除することは不可能です。

また、誤送信によって、社外秘の情報を漏えいしてしまうことも考えられます。

さらに、メールは相手の返信がないと、相手がメールを読んでいるかが分からないこともデメリットです。

重要事項や、至急対応してほしいメールの場合、相手が読んだかの確認をすぐにでもしたいと思った経験がある方も多いのではないでしょうか。

そのようなメールのデメリットを補うためにも、コミュニケーション手段が多様化している現在、メールに加え、「チャット」や「SNS」、「メーリングリスト」、「Web会議システム」、「TV会議システム」などの様々なコミュニケーションツールの中で、目的に合ったツールを意識的に選択するのがいいでしょう。

メールに代わる他のツールとしては、以下のものが挙げられます。

普段のコミュニケーションなら、チャットやSNSが適しています。

すぐに連絡をとりたい時などは気軽にやりとりができるからです。

ですが、取引先や上司などとのやりとりにはカジュアルなので、他のツールを使った方がいい場合もあるかもしれません。

グループ内で、何かを確認したり、共有したい場合、メーリングリストを使うのが有効です。

メーリングリストを業務連絡に使うことで、情報共有ができ、業務の効率アップや社員同士のコミュニケーション向上といったメリットが期待できます。

最近、企業が非常によく使うツールです。

参加者全員が確実に情報を共有したいのであれば、Web会議が最適です。

プレゼンテーション資料や画像・映像などのデータを共有しながら会議をすることで、業務効率の向上も期待できます。

大量の情報の処理をする時に、コミュニケーションのすべてをメールで完結させることは難しくなってきているといえます。

このように、現在では、目的に合わせてコミュニケーションツールを選択し、効果的に運用していくことが求められています。