多くの企業で、コミュニケーションツールとしてメールが用いられています。

ですが、テレワークによる働き方改革や新しい働き方の広がりにより、企業で使われるコミュニケーションツールは大きく変化しています。

メールより早くコミュニケーションがを取ることができるチャットを併用する企業が増えています。

メールとチャットを使っていても、それぞれの用途よくわからず、使いこなせれていないという声をよく聞きます。

今回は、チャットとメールの違いや使い分け方を中心にご紹介します。

チャットとは、インターネットで、リアルタイムでのコミュ二ケーションが行えるメッセージ送信サービスのことです。

ついでですが、SNSのLINEは、メッセンジャーという別の仕組みを利用しているため、チャットとは異なります。

チャットは、個人間のチャットであってもグループチャットであっても、ネットに接続されている状態でないとメッセージを送れませんが、メッセンジャーは、相手のネット接続状態がオフラインであってもメッセージを送れることが違いです。

そのようなことから、チャットは、メッセンジャーよりもリアルに近いコミュニケーションを取ることができます。

ビジネスチャットは、アクセス制限の管理やセキュリティ強化をしているので、ビジネスチャットツールを導入している企業も増加しています。

では、チャットのメリットは何か見ていきましょう。

チャットは、リアルタイムでのコミュニケーションです。

チャットはリアルタイムでのコミュケーションを前提としているため、スピーディーな情報共有が行えます。また、電話をするほど緊急性は高くなくとも、早急に対応をして欲しい場合などに、メールやメッセージよりも迅速なやりとりが可能です。

メールで複数人に送信する際は、1つ1つの宛先をCCやBCCに入れる作業があり、手間がかかります。

チャットではグループを作成するだけで、チームの複数のメンバーと会話するようにやりとりができるので、メールのように、毎回、ccやBccを入力する手間がかかりません。

チャットは、オンライン上での会話なので、メールにある挨拶文（例：お世話になっております）などが不要になり、要件のみをスピーディーに、そして、簡潔に伝達できます。

また、業務に関するやりとりだけでなく、雑談や相談などのコミュニケーションも気軽に行えるので、社内コミュニケーションの活性化に繋がります。

メールは送信をしたら、そのメールを削除できません。

もし機密情報を送信してしまった場合、訂正メールを送信するしか対応がなく、取引先に対する信用が失墜してしまう恐れがあります。

チャットには、このようなメリットがありましたが、デメリットには何があるのか見ていきましょう。

チャットはコミュニケーションをより身近にするメリットがありますが、メールと比較すると、絵文字などを使用したりすることもあるので、チャットの内容が業務ではなく、プライベートの内容になってしまう可能性があります。

対面で連絡していた事をオンライン上ですることによって、双方が顔を合わせて会話をする機会が減ります。

チャットはテキストでやり取りをするので、相手の表情が見えないのと、文面の書き方によっては、こちらの意図が伝わりづらいというデメリットもあります。

メールとは違う情報漏洩のリスクがあります。

クラッキング（コンピュータネットワークに繋がれたシステムへの不正侵入）をされてしまう恐れがあります。

では、チャットとメールは、どのように使い分けるのがいいのか見ていきましょう。

メールを使った方がいい場合は、証拠として残しておくべき内容を取り扱う時は、メールが適しています。

根拠や証拠として残しておく必要がある内容の場合、チャットではメッセージ内容を修正・削除できてしまうので適していません。

一方、メールは送信した内容を削除できないので、決定事項や業務情報を正式な文書として残しておけます。

また、社外の担当者に連絡する場合も、メールが適しています。

社外の担当者への連絡は、取引内容やプロジェクト情報などを扱う場合が多いので、文書のスタイル的にもメールが適しています。

一方、社内の複数の従業員間で、情報を共有したい場合は、チャットが適しています。

メールで、複数の従業員に同じ連絡事項を送信する場合、どの従業員がメールを読んだのか、相手から返信があるまでわかりません。

ですが、チャットを使っていると、既読マークがついているツールがあり、情報が共有できているかどうかについて、すぐに把握できます。

また、緊急時や優先度の高い内容の場合は、チャットが適しているでしょう。

チャットが来たら、すぐに内容を確認できるので、相手からの回答も早く得られます。もメールが適しています。

以上のように、チャットとメールの役割に違いがあるので、明確に棲み分けして使うことが現場レベルで求められます。

メールだけでは、ビジネスシーンによって、情報共有が効率化されないケースがあります。

そのため、状況に応じて、メールとチャットを使い分けると、スムーズに情報共有がされて、生産性が向上するでしょう。