新型コロナウイルスの世界的な流行をきっかけに、デジタル化の重要性が再認識され、オフィスのペーパーレス化は急速な広まりをみせています。

ペーパーレス化やペーパーレス会議実施のメリットは早くから言われています。

コスト削減、会議進行のスピード向上、業務効率化、ワークスタイルの革新、セキュリティの強化など、多くの企業がこれらのメリットに期待して、導入に取り組んできました。

ですが、ペーパーレス会議がなかなか浸透しない、実施してみたが失敗したという企業も多いのではないでしょうか。

今回は、どうすればペーパーレス会議を成功させれるのかについて解説します。

では、なぜペーパーレス会議を導入するのかについて解説します。

ペーパーレス化の真の目的は、生産性の向上や業務の効率化にあります。

時間や場所を選ばず、必要な情報にアクセスできる環境の実現がペーパーレス化です。

実現するためには、社内資料の電子化とラップトップなどの携帯できるデバイスが必要となります。

外出の多い営業担当は、ラップトップやタブレットPC、工場での製造ラインではスマートフォンというように、臨機応変に端末を切り替える必要があるでしょう。

これにより、紙を介在せずに作業の効率化や生産性の向上を実現できます。

ペーパーレス化は業務改善だけでなく、企業として環境保護という社会的責務を果たしているアピールになります。

企業が積極的にこの活動を行うことで、従業員の意識も変わり、より環境に対しての意識を高められるでしょう。

ペーパーレス会議が失敗する原因について見てみましょう。

多くの企業が、ペーパーレス会議を実現するためにシステムを導入するなど、高額な投資を行っているようです。

ですが、システムが多機能過ぎて使いこなせず、会議の進行がたびたび止まってしまうというトラブルが起こっているようです。

資料を作成する際も、紙の資料がほしいという従業員からの要求があり、結局従来の紙を使った会議に戻ってしまっていることもあるようです。

ペーパーレス会議を行うには、プロジェクターで資料を映し出したり、データ化した資料や文書をPCやタブレットなどで見ます。

プロジェクターをつかう場合、スクリーンが小さいという理由で、見にくいという問題が生じたり、PCやタブレットなどで資料を見る時でも、どの部分を指しているのかわかりづらく、会議が混乱するといったこともあります。

PCの操作に不慣れであったり、わかりにくいという声が出ることで、紙で印刷することを求められペーパレス会議が成立しなくなってしまいます。

ペーパーレス会議に取り組んだとしても、ペーパーレス化に対応するのは最初だけで、気づいたら、ペーパーレス化に取り組む前の状況に戻っていたという失敗もあるようです。

ペーパーレス化の風潮が社内で強まっていても、機器の準備が面倒になって、紙で資料を印刷するもとの会議に戻ってしまったようです。

ペーパーレス化の意識の低下や、社内でペーパーレス化やIT化が上手く浸透しなかったりといったことで、以前と同じ状況に戻ってしまうこともありますので、注意したいところです。

ペーパーレス会議の失敗や課題を克服して、解決するためにはどうすればいいのかについて見てみましょう。

まずは実際に使ってみた時に、現場の社員が使いやすいと思える機器やサービスを再選定しましょう。

現状使っているPCやタブレットでも利用できるサービスやツールを選ぶのもいいかもしれません。

・従業員のITリテラシーを高める

・自社に適したシステムやデバイス端末をしっかりと吟味する

・良好なインターネット通信環境を保つ

小規模な会議からペーパーレス化を試したり、会議内容に合わせて紙資料を併用したりするなど、段階を追ってペーパーレス化を浸透させていくことも、ペーパーレス会議を成功に導くコツです。

ペーパーレス会議が浸透しない課題を把握しておきましょう。

それぞれの職場で、会議の形式や参加人数、資料の内容は違うので、生じる課題にも違いがあります。

それぞれの職場に合ったペーパーレス会議用機材を用意し、会議の方法を模索する必要があります。

ペーパーレス会議がうまくいかない理由を突き止めて、対策を取れば、自然とペーパーレス会議が浸透するようになるでしょう。